飞项——让团队管理者做好计划管理的神器

“团队同事的能力参差不齐，一个项目要怎么合理分配？”

“怎么推动团队的行动力，才能顺利完成月初制定的小目标？”

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作为团队管理者，特别是新晋的团队管理者，在执行项目的时候，这样的疑惑，是不是经常浮现在你的脑海里？思考怎么解决已成为每日常态？

 

其实，在执行项目的时候，特别是大型复杂的项目，团队管理者要做的，不只是站在管理者的高度，派发任务和索要结果，也要站在主要参与者的角度，做好团队的计划管理。

计划是团队管理的基础，是未来行动的蓝图。制定出一份合理的计划管理，最好是详细到什么人什么时间点做什么事，什么时候得达到什么目标等等，这样一来，有利于协调和分配团队各个成员的工作安排，尽量让专长的人做专长的事，发挥个人所长；也有利于跟进和把控项目各部分的进度，推动整个项目顺利进行和完成。

但工欲善其事，必先利其器。做团队的计划管理，如果不做好充分的准备，采取精准有效的措施，是没有办法使得计划管理圆满进行。现在，市面上有很多计划管理工具能协助管理者做好计划管理，像我的话，最常用的是[飞项]这款计划管理工具，里面的功能几乎能满足我的需求。接下来，我将以自己为例，谈谈我这个团队管理者“小萌新”，是怎么借助[飞项]计划管理。

一、定好大方向，构建大框架

有了目标就有了方向，在做好计划管理前，你得先定好目标，根据目标去选择合适的人选来进行和完成工作，把对的人放在对的岗位上做对的事情，才能事半功倍，早日达成目标。

本人是在广告公司担任文案组组长，虽说才担任一年多，管理着几号人，但团队再小，也是一个团队，也是需要投入心思去管理的。因为我们公司负责的项目跨度比较广，专门的项目有专门的文案同事负责跟进。这时，我就会借助飞项，针对不同项目，创建不同的项目组事项，比如，创建完“XXX母婴品牌1月社会化运营”这个项目，我会邀请相关协作人进入事项，让相关协作人大概清楚1月要做哪些平台的内容，了解相关资料。其他项目也是如此操作。

二、拆解大目标，具体做事情

待大框架确定后，接下来就是对每一个项目进行细化了，目标越详细，相关协作人越能清楚自己在每个阶段要完成什么工作，而且，这里也是更能让相关协作人发挥所长，这里，我便会用到飞项的子事项功能来细化工作内容。

上文提到的“XXX母婴品牌1月社会化运营”，不同平台有不同的文案特点，同事的写作风格和写作能力各异，所以我会认真观察他们的特点和能力，派发适合他们的工作。比如，资深同事负责专业性较强的稿件、文风活泼网感强的负责贴热稿件等等。

三、定期跟进项目，把控完成进度

但是，完成了派发工作这项步骤后，就不完全等于这位同事在这个月就只要专心负责这个项目，我也会根据飞项的“脉络图”去跟进不同项目、不同平台的的完成进度，去灵活调配人手，给予辅助，这样也能帮助同事开发新技能。

同时，为了保妥项目能顺利进行，避免出现因“无效沟通”引起的“无效加班”，我还会通过事项IM和项目的相关协作人保持实时的沟通，有问题就及时解决，有需求就及时派发，减少时间成本。这时，又可以借助事项IM中的小工具来创建上面谈到的延续性任务，更新到协作人的日程里。

比如，“发布公告”可以告知项目的重要信息；“预约会议”可以预约周会/紧急会议；“创建待办”可以创建新增的工作需求。

如果有重点信息要负责该项目的同事格外关注的，还可以通过“划重点”来清晰精准标出重点，这个重点可以是文件、文字和图片，只要你想划的重点都可以。

 

四、定时复盘回顾，取长处补短处

虽说项目是长期进行的，但不是就这样朝着大目标/小目标一直加速往前走，是需要时不时停下脚步，回顾和总结已完成的工作，得出经验，以便取长补短，对接下来的工作推进也会有一定的帮助。

所以我们会针对周会上，项目的相关同事提出的工作难题和现状进行复盘总结，找到更积极有效的方法，并且借助飞项的笔记功能进行记录总结，分享到组里每位同事学习和借鉴，为下一步做好规划。

总结

站在团队管理者的角度来说，做好团队的计划管理，说难不难，说易不易。计划的每一部分，所触及的是团队的每一个人，得学会根据每一个人的特性和工作职责，去制定合理的计划，通过飞项，我也知道要怎么善于借助计划管理工具去进行辅助管理，达到真正有效的计划管理。