一、日程混乱怎么办
“这个任务要截止了,你怎么还没做完?”
“稍等一下,我马上做好。”
“这个工作你怎么还没有提交?”
“对不起!我忘记了,现在马上做。”
以上对话在我的工作生活中重复了不止上千遍,每天都上演着同一幕,同事来催促工作任务,我还没有做完,有些紧急事情却经常性忘记。
长此以往,同事和上司都颇有微词,我也很无奈,明明自己已经很努力工作了,每天起的最早,离开的最晚,每天勤勤恳恳、兢兢业业地工作,我已经很努力了,但总是安排不好工作日程,导致工作过程鸡飞蛋打,劳累不已。
终于在上司隐晦地提出如果我不能再进行改变的话,就离职走人后,再也坚持不住冲到闺蜜身边诉苦,讲述自己的一把辛酸泪。
闺蜜就属于女强人那类,每天到点上班,到点下班,工作能力还很强,将自己的工作打理地井井有条,仿佛任何事情都不会打乱自己的节奏,还能及时准确完成工作任务。
她听我诉完苦后,十分严厉地指出我的一些问题:
1、没有任务规划,不知道什么时间做什么事情
2、不能认识到工作任务优先级,分不清主次关系
3、没有意识去记忆截止时间,导致经常加班赶ddl
4、不能建立整体意识,只会不断空虚内耗
闺蜜一刀见血般指出我的问题,我承认,我经常意识到自己身上有这些问题,但一直不知道自己应该如何解决。这一次,她还向我推荐使用一款日历日程软件——飞项,让我进行日程安排和工作协作。
我好奇地用了一下,才发现越用越好用,之前怎么没有发现这个宝藏软件呢?为了方便大家工作,我还将飞项推广到公司里的所有人,几乎每个人对它都很满意。从此我再也不用担心日程混乱了。
并且闺蜜还教我四象限时间管理法,让我结合飞项来进行实践,使用之后,发现体验感和实用性超级棒。这么好用的日历日程软件,不分享给大家怎么可以呢?任何一个没有使用过飞项的人我都会伤心的!
二、快找飞项来帮忙
1、紧急又重要:任务效率两手抓,从此绝不误工作
在工作过程中,谁不会遇见紧急又重要的事情呢?上司要的紧急方案,即将截止的项目任务,甲方随时提出的要求,这些事情时时刻刻困扰着我,经常胡子眉毛一把抓,结果只能是丢了西瓜捡了芝麻。
不过现在使用飞项后再也不用担心了,我遇见紧急又重要的事情就会立刻用飞项小姐姐创建,然后标记关注。于是这件事就会出现在今日看板的关注一栏,让我明确哪些事项是需要快速处理的。
2、重要但不紧急:要想获得好发展,长期任务要做好
这一类的事情,是经常出现在工作过程中的。比如自己的长期规划,考证学习,或者想和上司进行一些工作谈话。这些事情是我一直以来都很想去做的,但是在进行过程中,总会时有时无的被第一类事情打断,导致我经常性放弃。
其实现在想来,这种放弃行为是非常不对的,明明这些事情是更能帮助我提高自身能力的。因此我现在就会使用飞项来让我强制性进行。
我会使用飞项的自定义提醒,每当创建一个新的事项后,就会给自己设置一个截止日期,让自己拥有一种迫切感,需要立刻行动起来完成它。自定义提醒现在可以自己选择时间,我一般会将它设为整点,帮助我记忆截止时间。
为了避免事项创建时间过长而忘记,我会给事项打上标签,通过标签,我就可以知道这个事项属于哪一类工作,哪一个项目,还可以看到这个事项的优先级,因为在创建标签时可以选择标签颜色,我会使用红色代表比较重要的事项,使用黄色或蓝色表示相对没那么重要的事项。
而且我平时有使用日历记事情的习惯,比如朋友的生日,给闺蜜送礼物,这类生活的事情都会记在日历,但是使用最长时间的还是飞项,于是两个平台来回切换,会让我更加记不清。不过现在飞项出了同步日历的功能,终于解决这个难题,我可以一键将日历的事项导入到飞项,再也不用担心自己会忘记。
3、紧急但不重要:用好飞项做工作,紧急任务不可怕
由于职业原因,我经常会遇见紧急但不重要的事情,比如领导要求立刻开个日常会议,或者甲方临时改一些边边角角的材料。这些事情其实不重要,但是我必须花费精力去做,在这一过程中实际上也没有任何收获,对项目推进更是没有什么作用,却是让我每天工作身心俱疲的主要来源。
为了减轻自己的工作负担,我会使用飞项帮助我提高工作效率。我会用自定义视图,通过类型条件选择快速过滤相关事项,留下自己需要的事项,一目了然。
在工作过程中,如果需要团队合作共同推进一个项目时,沟通和分配任务是一件非常重要的事情。这时我就会使用派发功能,将每个人的工作任务通过派发一键发送给对方。这样不仅避免双方沟通交流出现的精力损耗,还能减少信息传递过程中出现的理解错误,让团队成员可以共同高效完成任务。
当然,由于自身记忆不太好,即使有些紧急事件我依然有可能会错过。所以每天晚上我都会打开晚报统一回顾,想一想自己还有什么事情没有做,查漏补缺避免自己遗忘。
4、既不重要也不紧急:工作背后是关键,提升在于细微处
对于这类事情,我们只需要常规设置,然后设置好ddl,按部就班地推进就行,不用像其他事项时刻担心是否能及时完成。
但是面对这类事项我们也不能轻视,工作中积累的每一点都会影响自身的发展。所以我经常使用事项总结,每当我完成事项后,就会写下自己的经验教训,避免在下次活动中再犯同样的错误。量变产生质变,日积月累后,我就会积攒出足够坚实的基础,推动自身能力的进一步提高。
除此之外,我依旧会使用早晚计划。早上查看早计划了解每天的工作任务,晚上看晚报统一回顾,记录自己每天做了什么工作。看着满满当当的工作任务,内心总会油然而生一种充实感和满足感。并且我很喜欢晚报的全量视图,美工做的超级精细,非常的赏心悦目。晚报还可以帮助我定期检查,让我增长许多经验,帮助我迅速进步。
三、最后一点碎碎念
自从我步入职场这么多年来,从一个默默无闻的小职员走到今天,虽然还是一个在职场浮沉的工作小白,但是也经历过许多困难。从这些经验教训中,我深刻地体会到一个道理,做好日程管理是一件不可或缺的事情。
日程管理能帮助我们快速理清思维,合理安排工作任务。如果想要做到这一点,一个良好的日程管理软件更是必备清单。
因此你还没有开始用飞项吗?那么请现在、立刻、马上去使用,相信飞项会给你的工作带来全新的改变。