专业软件应用后评估方法

摘要：专业软件应用后评估是软件引进并开展推广应用后，领导层以及软件推广应用单位比较关心的事情。购置的软件是否真正发挥了作用，哪些模块重点应用，用户群体是谁，又产生了什么样的效果，许可数量是否合理，是否满足应用需求。将从几个方面对软件应用后评估进行深入系统思考和技术研究，对软件用户的许可应用数据进行监控、采集、分析、展示，构建软件后评估网站，形象直观地呈现软件应用情况。编写软件应用后评估报告，出具详细的分析数据及结论，为决策者提供参考依据。

1. 技术研究背景 随着时代的进步，各行业需要更多新的技术介入。采购及应用的各种特色软件及平台软件逐年增多，但是生产力转化率到底如何，软件是否真正发挥了它预期的效果，投入产出是否合理，它像黑匣子一样困扰着系统管理员及企业的投资决策者。以前都是通过与用户面对面咨询沟通、发放调查问卷的方式获取数据和统计应用情况，这样临时或者阶段性得来的信息及数据具有很大的局限性和主观片面性，以点概面不能反映客观事实，重要信息容易遗漏，且发现规律比较难。现在希望通过对用户应用软件这种行为产生的相关数据进行监控分析，利用许可监控、信息采集、数据分析及可视化展示等技术手段，实现让管理者通过客观数据更加详细、清楚地了解用户的软件应用习惯，结合主观调查结果，找出企业科研生产中软件应用的瓶颈问题，如软件推广力度不足、许可不足、软件应用效率低等，挖掘高转化率的软件标准化应用方式，辅助企业决策者更加精准、有效地决策软件购买及升级策略，提升软件投资回报率。

2. 技术思路 （一）基本原理 1.用户行为：软件用户行为指用户启动软件或软件模块后，客户端软件会主动向软件许可服务器发出许可调用的申请，产生许可获取行为。许可服务器实时记录发放许可的时间、获取许可的用户名，获取许可的客户端软件服务器的IP地址、主机名等信息。当用户退出软件时，会向许可服务器发出许可释放申请，许可服务器产生许可释放行为，释放许可、记录许可释放时间、应用用户、软件服务器IP地址和主机名。 2.用户行为分析：是指在获得专业软件许可调用等基本信息的情况下，对相关数据如许可时长、用户名、服务器IP地址、服务器主机名等，进行统计、分析，从中发现用户访问专业软件的规律，并将这些规律与软件购买、软件部署等策略相结合，从而发现目前软件的真实使用效率，用户应用习惯以及软件应用过程中可能存在的问题，为进一步修正或重新制定软件采购及应用策略提供依据。 3.软件应用后评估：是指从软件应用的角度，在采集软件使用人数、使用时长和使用单位等数据的基础上，结合软件产出的成果数据，综合评价软件的应用效果。之所以称为后评估，是因为在软件采购、引进、推广应用后进行的评估。 （二）技术思路 专业软件后评估的整体思路即：数据采集—数据清洗—数据展示。其中数据采集的核心是使用数据库的定时任务工具定期执行存储过程，将许可管理平台记录的用户申请许可的相关数据采集到数据库中，使用许可释放时间减去许可发放时间得出用户使用许可的时长，即软件使用时长。在此基础上，再采集用户个人、软件、单位等多个数据项。之后对数据进行清洗、质控、可视化展示，可视化分析软件应用效果。

3. 分析数据模型 我们重点采集软件相关的基础数据，这些数据是进一步开展图表分析以及可视化分析的基础。 （一）许可监控信息及采集方法 许可监控平台能够记录每位用户申请专业软件许可的登录时间、使用时长、用户名、获取许可次数、许可数和模块名称等数据。这些基础数据虽然不能直接反映用户应用专业软件的水平，但可以通过进一步的数据分析、数据挖掘，就可以从多种角度评估用户应用专业软件的水平，所以需要及时采集、清洗和汇总到数据库中。 （二）静态信息 静态信息是与专业软件应用过程中相关的信息，这部分信息也很重要，完整采集后可以从用户和用户所在单位等多种角度对专业软件的应用效果进行评估。 （三）数据采集模型 数据采集的全过程分为三大步骤：数据梳理、数据清洗和数据采集。其中，在前期数据梳理花费了大量的时间，为了实现能够落实到个人用户的精细化管理，必须将许可管理平台采集到的软件日志与实际使用人对应上，接下来的数据清洗和数据采集就可以顺利进行下去。在数据采集过程中，通过建立Mysql数据库的数据链路，再通过设置定时器功能，定期执行存储过程进行采集，实现了数据采集的自动化。

4. 评估网站功能设计 （一）数据采集与清洗 数据采集包括静态数据采集和动态数据采集两部分，其中静态数据需人工采集软件子系统和模块对应关系（分析软件模块在日志中的调用记录，结合研究人员的业务描述，梳理出各专业软件软件子系统与模块的对应关系）等数据。动态数据采集需使用数据库定时任务自动执行存储过程动态地采集每天生成的并发数等动态数据。 （二）功能设计 首先根据软件应用后评估的各种分析需求，设计出相应的场景。每个场景对应着一种观察软件运行情况和分析软件使用效果的角度。以软件的实时使用情况为例，管理人员关注某一小时内，各个软件的模块调用次数，同时还需要体现出各个科室的使用人数，同理也可以根据软件后评估的分析需求设计出更多的场景。 1.软件实时在线的使用情况 许可管理平台每小时整点采集一次当前用户申请使用许可的信息，因此可以得到每一小时内用户的在线使用情况，进一步统计出每个软件使用的详细信息。 2.软件许可并发使用情况 该功能基于许可管理平台，许可管理平台每小时整点采集各软件模块的并发数，即同时调用某一模块的最大数。通过该场景可以直观的掌握某一软件使用人数的变化趋势。 3.用户画像 该功能针对具体用户使用软件的时长，以形状大小直观地展示了用户使用软件时长的多少。 4.单位画像 以用户单位为核心，将所有本单位不同软件的应用情况聚合展示，利用气泡图方式展示，展示了单位整体使用软件的种类和各项软件的使用时长，使用时长越长，其圆形面积越大。也可以采用其他图示展示。 5.软件月度并发数和使用人数对比情况 该功能针对某一具体的专业软件进行研究，通过柱状图展示，一列展示月度并发数，一列展示月度使用总人数。分析某一软件的使用人数和并发数之间的关系，可以大致算出购买许可与使用人数的比例关系，为软件投资提供采购依据。另外通过月度使用人数的逐月比较，可以看出软件在一年内或者几年内的应用趋势，各种业务的主要集中在哪几个月份，以及人员的忙闲程度。哪些月份需要及时配置临时许可补充许可不足，让更多的人能够拿到许可开展工作。哪些软件全年应用效率不高，只是某个月份或者某几天集中应用，这样的软件是否可以采用临时月租或者日租的方式更加经济，节省投资。 （三）总体展示（门户网站） 将专业软件的各种评估分析场景综合在一起，加上软件资源整体介绍，最终形成了专业软件应用后评估的门户网站。 通过门户网站，可以从整体上直观的分析各种软件的应用效果，在此基础上还可以穿透查询到具体的人或者科室的应用情况。无论从管理人员的角度还是从具体的专业软件使用者，都可以从门户网站上快速地找到软件、人员和单位的使用情况。

5. 形成软件后评估报告 在数据采集、统计分析的基础上，将各类客观数据与生产应用场景相结合，形成软件应用后评估报告（年度或者三年度）。作为软件引进、论证、验收、对比分析、审计、培训需求、人员业绩考核、等级评定等工作的客观参考和评判依据。如为培训组织、培训课程的制定提供参考数据，为软件模块引进数量的确定，模块与人员数量的配比关系，提供依据。 软件应用后评估报告可以分为两种形式，一种针对特定一种软件的应用进行评估，另一种针对某个领域的所有软件的应用评估，两者作用不同。前者深度剖析一种软件推广的深度及广度，后者侧重整个业务领域软件在年度内是否均衡发展，是否达到强强联合的效果，哪些软件制约了专业的发展，哪些人群更侧重使用哪些软件，为软件标准化以及标准化应用提供参考依据。 （一）软件应用后评估报告内容 通过对专业软件使用情况信息的采集和分析，结合专业研究用户的实际应用情况，能够客观量化反映某个软件的应用推广情况，对以后是否采购、如何采购、如何推广、如何培训，提供建设性意见。全文分为前言、评估内容及过程、评估结论总结、评估人员等。 前言介绍此软件的引进背景、软件的功能简介、软件历年升级及购买情况、软件模块清单及功能描述。从简单到详细的介绍此软件的基本情况。由评估小组成员编写。 软件评估内容及过程，分为软硬件部署情况、应用人员分布情况、模块应用情况、软件在项目中的应用程度、培训情况及效果、配套软件情况、与同类软件的对标（自选）等8个小节。详细描述和记录软件引进后，硬件分配情况，软件、许可的部署情况。详细记录每个评估过程的真实可靠的客观数据，这里的结果不掺杂主观判断。这个部分主要由评估小组成员出具客观数据及内容编写。 评估结论总结，分为应用范围及熟练程度、常用模块及特色模块、在项目中发挥的作用、培训效果。根据详细数据评估内容及过程的详细数据，分析得出相关结论。将客观数据与主观分析相结合，给出如下文字性的结论。软件引进后哪些单位哪些项目组是主要应用群体，哪些模块得到了重点应用，在项目运行过程中起到了重要作用，哪些模块没有人使用，下次采购是否可以考虑减少或者不采购。软件培训效果如何，是否为软件推广应用起到了至关重要的作用。这个部分主要由专家组编写。 软件评估人员，分为评估小组成员及评估审核专家组成员。真实记录评估过程和数据，为本次软件评估结果负责。

6. 结语

通过对专业软件使用情况信息的采集和分析，结合专业研究用户的实际应用情况，客观量化反映软件应用情况、应用效果和在业务中的应用价值。建立专业软件应用后评估系统，让用户和管理层更加直观的看到软件应用情况，体现专业软件在专业研究中发挥的作用。也为专业软件的引进、论证、推广应用等一系列管理行为提供客观真实的依据，同时完善了专业软件的全生命周期管理，论证-引进-验收-培训-应用-后评估。