计算机基础（Windows 10+Office 2016）教程 —— 第6章 电子表格软件Excel 2016（上）

6.1 Excel 2016入门

6.1.1 Excel 2016 简介

Excel 2016主要是用于制作电子表格、完成数据运算、进行数据统计和分析的一款软件，它被广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。通过Excel，用户可以轻松快速地制作出各种统计报表、工资表、考勤表等，还可以灵活地对各种数据进行整理、计算、汇总、查询和分析，即使在面对大数据量工作时，也能通过Excel提供的各种功能来快速提高办公效率。

6.1.2 Excel 2016 的操作界面组成

Excel 2016的操作界面与Office 2016其他组件的操作界面大致相似，由快速访问工具栏、标题栏、“文件”菜单、功能选项卡、功能区、编辑栏和工作表编辑区等部分组成。

1．编辑栏
编辑栏主要用于显示和编辑当前活动单元格中的数据或公式。在默认情况下，编辑栏中会显示名称框、“插入函数”按钮和编辑框等部分，但在单元格中输入数据或插入公式与函数时，编辑栏中的“取消”按钮和“输入”按钮也将显示出来。

名称框：用来显示当前单元格的地址和函数名称，或定位单元格。如在名称框中输入“B5”后，按“Enter”键将直接定位并选择B5单元格。

“取消”按钮：单击该按钮表示取消输入的内容。
“输入”按钮：单击该按钮表示确定并完成输入。

“插入函数”按钮：单击该按钮，将快速打开“插入函数”对话框，在其中可选择相应的函数插入到单元格中。

编辑框：显示单元格中输入或编辑的内容，也可选择单元格后，直接在编辑框中进行输入和编辑的操作。

2．工作表编辑区
工作表编辑区是Excel编辑数据的主要场所，表格中的内容通常都显示在工作表编辑区中，用户的大部分操作也需通过工作表编辑区进行。工作表编辑区主要包括行号与列标、单元格和工作表标签等部分。

6.1.3 Excel 2016 的视图方式

普通视图：普通视图是Excel中的默认视图，用于正常显示工作表，在其中可以执行数据输入、数据计算和图表制作等操作。

页面布局视图：在页面布局视图中，每一页都会显示页边距、页眉和页脚，用户可以在此视图模式下编辑数据、添加页眉和页脚，还可以拖动上方或左侧标尺中的浅蓝色控制条设置页面边距。

分页预览视图：分页预览视图可以显示蓝色的分页符，用户可以用鼠标拖动分页符以改变显示的页数和每页的显示比例。

6.1.4 Excel 2016 的工作簿及其操作

1．新建工作簿
工作簿即Excel文件，也称电子表格。在默认情况下，新建的工作簿以“工作簿1”命名，若继续新建工作簿则以“工作簿2”“工作簿3”……命名，其名称一般会显示在Excel操作界面的标题栏中。

在需新建工作簿的桌面或文件夹空白处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【新建】/【Microsoft Excel 工作表】命令，可新建一个名为“新建 Microsoft Excel工作表”的空白工作簿。

启动Excel 2016，选择【文件】/【新建】命令，在打开的“新建”列表框中选择“空白工作簿”选项即可新建一个空白工作簿。

2．保存工作簿
直接保存：在快速访问工具栏中单击“保存”按钮，或按“Ctrl+S”组合键，或选择【文件】/【保存】命令，在打开的“另存为”列表框中选择不同的保存方式进行保存。

另存为：如果需要将编辑过的工作簿保存为新文件，可选择【文件】/【另存为】命令，在打开的“另存为”列表框中选择所需的保存方式进行工作簿的保存即可。

3．打开工作簿
选择【文件】/【打开】命令或“Ctrl+O”组合键，打开“打开”列表框，其中显示了最近编辑过的工作簿和打开过的文件夹，若是打开最近使用过的工作簿，只需选择“工作薄”列表框中的相应文件即可；
打开工作簿所在的文件夹，双击工作簿，可直接将其打开。

4．关闭工作簿
在Excel 2016中，常用的关闭工作簿的方式主要有以下两种。

• 选择【文件】/【关闭】命令。
• 按“Ctrl+W”键。

6.1.5 Excel 2016 的工作表及其操作

1．选择工作表
选择一张工作表：单击相应的工作表标签，即可选择该工作表。

选择连续的多张工作表：在选择一张工作表后按住“Shift”键，再选择不相邻的另一张工作表，即可同时选择这两张工作表之间的所有工作表。被选择的工作表呈白底显示。

选择不连续的多张工作表：选择一张工作表后按住“Ctrl”键，再依次单击其他工作表标签，即可同时选择所单击的工作表。

选择所有工作表：在工作表标签的任意位置单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令，可选择所有的工作表。

2．重命名工作表
重命名工作表的方法主要有以下两种。

• 双击工作表标签，此时工作表标签呈可编辑状态，输入新的名称后按“Enter”键。
• 在工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令，工作表标签呈可编辑状态，输入新的名称后按“Enter”键。

6.1.5 Excel 2016 的工作表及其操作

1．选择工作表
选择一张工作表：单击相应的工作表标签，即可选择该工作表。

选择连续的多张工作表：在选择一张工作表后按住“Shift”键，再选择不相邻的另一张工作表，即可同时选择这两张工作表之间的所有工作表。被选择的工作表呈白底显示。

选择不连续的多张工作表：选择一张工作表后按住“Ctrl”键，再依次单击其他工作表标签，即可同时选择所单击的工作表。

选择所有工作表：在工作表标签的任意位置单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令，可选择所有的工作表。

2．重命名工作表
重命名工作表的方法主要有以下两种。

• 双击工作表标签，此时工作表标签呈可编辑状态，输入新的名称后按“Enter”键。
• 在工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令，工作表标签呈可编辑状态，输入新的名称后按“Enter”键。

3．移动和复制工作表
（1）在同一工作簿中移动和复制工作表
在同一工作簿中移动和复制工作表的方法比较简单，在要移动的工作表标签上按住鼠标左键不放，将其拖到目标位置即可；如果要复制工作表，则在拖动鼠标时按住“Ctrl”键。

（2）在不同工作簿中移动和复制工作表
在不同工作簿中复制和移动工作表就是指将一个工作簿中的内容移动或复制到另一个工作簿中。

4．新建工作表
通过按钮插入：在打开工作簿的工作表标签中单击“新建工作表”按钮，即可新建一张空白的工作表。

通过对话框插入：在工作表名称上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，打开“插入”对话框，在“常用”选项卡的列表框中选择“工作表”选项，表示新建一张空白工作表，也可以在“电子表格方案”选项卡中选择一种表格样式，单击“确定”按钮，新建一张带格式的工作表。

5．删除工作表
当工作簿中的某张工作表作废或多余时，可以在其工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令将其删除。如果工作表中有数据，删除工作表时将打开提示对话框，单击“删除”按钮确认删除即可。

6．保护工作表
【例】打开“客户档案表1”工作簿，为“2018年”工作表设置保护密码，然后将其撤销。

打开“客户档案表1”工作簿，在“2018年”工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框。

在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中输入密码，如“123456”，在“允许此工作表的所有用户进行”列表框中设置用户可以进行的操作，单击“确定”按钮。

打开“确认密码”对话框，在“重新输入密码”文本框中再次输入密码，单击“确定”按钮。

在“2018年”工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“撤消工作表保护”命令，打开“撤消工作表保护”对话框，在其中输入密码，并单击“确定”按钮。

6.1.6 Excel 2016 的单元格及其操作

1．选择单元格
选择单个单元格：单击要选择的单元格。

选择多个连续的单元格：选择一个单元格，然后按住鼠标左键不放并拖动鼠标，可选择多个连续的单元格（即单元格区域）。

选择不连续的单元格：按住“Ctrl”键不放，分别单击要选择的单元格，可选择不连续的多个单元格。

选择整行：单击行号可选择整行单元格。

选择整列：单击列标可选择整列单元格。

选择整个工作表中的所有单元格：单击工作表编辑区左上角行号与列标交叉处的按钮即可选择整个工作表中的所有单元格。

2．合并与拆分单元格
（1）合并单元格
选择需要合并的多个单元格，然后在【开始】/【对齐方式】组中单击“合并后居中”按钮。单击“合并后居中”按钮右侧的下拉按钮，在打开的下拉列表中可以选择“跨越合并”“合并单元格”“取消单元格合并”等选项。

（2）拆分单元格
首先需选择合并的单元格，然后单击“合并后居中”按钮，或在【开始】/【对齐方式】组右下角单击按钮，打开“设置单元格格式”对话框，在“对齐方式”选项卡中撤销选中“合并单元格”复选框即可。

3．插入与删除单元格
（1）插入单元格
打开工作簿，选择要编辑的工作表后，选择要插入单元格所显示的位置，比如，在A14单元格所在位置插入单元格，则需选择A14单元格，然后在【开始】/【单元格】组中单击“插入”下拉按钮，在打开的下拉列表中选择“插入单元格”选项。

（2）删除单元格
当不需要某单元格时，可将其删除。选择要删除的单元格，单击【开始】/【单元格】组中的“删除”按钮，在打开的下拉列表中选择“删除单元格”选项，打开“删除”对话框，单击选中相应的单选项后，单击“确定”按钮即可删除所选单元格。

6.2 Excel 2016的数据与编辑

6.2.1 数据输入与填充

1．输入普通数据
选择单元格输入：选择单元格后，直接输入数据，然后按“Enter”键。
在单元格中输入：双击要输入数据的单元格，将文本插入点定位到其中，输入所需数据后按“Enter”键。

在编辑栏中输入：选择单元格，然后将鼠标指针移到编辑栏中并单击，将文本插入点定位到编辑栏中，输入数据并按“Enter”键。

2．快速填充数据
（1）通过“序列”对话框填充
对于有规律的数据，Excel 2016提供了快速填充功能，只需在表格中输入一个数据，便可在连续单元格中快速输入有规律的数据。

（2）使用控制柄填充相同数据
在起始单元格中输入起始数据，将鼠标指针移至该单元格右下角的控制柄上，当其变为形状时，按住鼠标左键不放并拖动至所需位置，释放鼠标，即可在选择的单元格区域中填充相同的数据。

（3）使用控制柄填充有规律的数据
在单元格中输入起始数据，在相邻单元格中输入下一个数据，选择已输入数据的两个单元格，将鼠标指针移至选区右下角的控制柄上，当其变为形状时，按住鼠标左键不放拖动至所需位置后释放鼠标，即可根据两个数据的特点自动填充有规律的数据。

6.2.2 数据的编辑

1．修改和删除数据
在单元格中修改或删除：双击需修改或删除数据的单元格，在单元格中定位文本插入点，修改或删除数据，然后按“Enter”键完成操作。

选择单元格修改或删除：当需要对某个单元格中的全部数据进行修改或删除时，只需选择该单元格，然后重新输入正确的数据；也可在选择单元格后按“Delete”键删除所有数据，然后输入需要的数据，再按“Enter”键快速完成修改。

在编辑栏中修改或删除：选择单元格，将鼠标指针移到编辑栏中并单击，将文本插入点定位到编辑栏中，修改或删除数据后按“Enter”键完成操作。

2．移动或复制数据
通过“剪贴板”组移动或复制数据：选择需移动或复制数据的单元格，在【开始】/【剪贴板】组中单击“剪切”按钮或“复制”按钮，选择目标单元格，然后单击“剪贴板”组中的“粘贴”按钮。

通过右键快捷菜单移动或复制数据：选择需移动或复制数据的单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“剪切”或“复制”命令，选择目标单元格，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令，即可完成数据的移动或复制。

通过快捷键移动或复制数据：选择需移动或复制数据的单元格，按“Ctrl+X”组合键或“Ctrl+C”组合键，选择目标单元格，然后按“Ctrl+V”组合键。

3．查找和替换数据
（1）查找数据
利用Excel提供的查找功能不仅可以查找普通数据，还可以查找公式、值和批注等。

（2）替换数据
如果发现表格中有多处相同的错误，或需对某项数据进行统一修改，可通过Excel的替换功能来快速实现。其操作方法与查找数据相似，首先打开要编辑的工作薄，在【开始】/【编辑】组中单击“查找和选择”按钮，在打开的下拉列表中选择“替换”选项，打开“查找和替换”对话框。

6.2.3 数据格式设置

1．设置字体格式
通过“字体”组设置：选择要设置的单元格，在【开始】/【字体】组中的“字体”下拉列表框和“字号”下拉列表框中可设置表格数据的字体和字号。

通过“设置单元格格式”对话框设置：选择要设置的单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，打开“设置单元格格式”对话框，单击“字体”选项卡，在其中可以设置单元格中数据的字体、字形、字号、下划线、特殊效果和颜色等。

2．设置对齐方式
通过“对齐方式”组设置：选择要设置的单元格，在【开始】/【对齐方式】组中单击“左对齐”按钮、“居中”按钮、“右对齐”按钮等，可快速为选择的单元格设置相应的对齐方式。

通过“设置单元格格式”对话框设置：选择需要设置对齐方式的单元格或单元格区域，单击【开始】/【对齐方式】组中右下角的按钮，打开“设置单元格格式”对话框，单击“对齐”选项卡，可以设置单元格中数据的水平和垂直对齐方式、文字的排列方向和文本控制等。

3．设置数字格式
通过“数字”组设置：选择要设置的单元格，在【开始】/【数字】组中单击下拉列表框右侧的下拉按钮，在打开的下拉列表中可以选择一种数字格式。

通过“设置单元格格式”对话框设置：选择需要设置数据格式的单元格，打开“设置单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡，在其中可以设置单元格中的数据类型，如货币型、日期型等。

6.3 Excel 2016的单元格格式设置

6.3.1 设置行高和列宽

通过拖动边框线调整：将鼠标指针移至单元格的行标或列标之间的分隔线上，按住鼠标左键不放，此时将出现一条灰色的实线，代表边框线移动的位置，拖动到适当位置后释放鼠标即可调整单元格行高与列宽。

通过对话框设置：在【开始】/【单元格】组中单击“格式”下拉按钮，在打开的下拉列表中选择“行高”选项或“列宽”选项，在打开的“行高”对话框或“列宽”对话框中输入行高值或列宽值，单击“确定”按钮。

6.3.2 设置单元格边框

通过“字体”组设置：选择要设置的单元格后，在【开始】/【字体】组中单击“下边框”按钮右侧的下拉按钮，在打开的下拉列表中可选择所需的边框线样式，而在“绘制边框”栏的“线条颜色”和“线型”子选项中可选择边框的线型和颜色。

通过“设置单元格格式”对话框设置：选择需要设置边框的单元格，打开“设置单元格格式”对话框，单击“边框”选项卡，在其中可设置各种粗细、样式或颜色的边框。

6.3.3 设置单元格填充颜色

通过“字体”组设置：选择要设置的单元格后，在【开始】/【字体】组中单击“填充颜色”按钮右侧的下拉按钮，在打开的下拉列表中可选择所需的填充颜色。

通过“设置单元格格式”对话框设置：选择需要设置的单元格，打开“设置单元格格式”对话框，单击“填充”选项卡，在其中可设置填充的颜色和图案样式。

6.3.4 使用条件格式

1．快速设置条件格式
Excel为用户提供了很多常用的条件格式，直接选择所需选项即可快速进行条件格式的设置。

2．新建条件格式规则
选择要设置的单元格区域后，在【开始】/【样式】组中单击“条件格式”按钮，在打开的下拉列表中选择“新建规则”选项，打开“新建格式规则”对话框，在其中可以选择规则类型和对应用条格式的单元格格式进行编辑，设置完成后单击“确定”按钮即可。

6.3.5 套用表格格式

应用单元格样式：选择要设置样式的单元格，在【开始】/【样式】组中单击“单元格样式”按钮，在打开的下拉列表中可直接选择一种Excel预置的单元格样式。

套用表格格式：选择要套用格式的表格区域，在【开始】/【样式】组中单击“套用表格格式”按钮，在打开的下拉列表中可直接选择一种Excel预置的表格格式。