用AI处理Excel，提升10倍工作效率（二）

 

 

 

3 天前

 

ChatGPT云炬学长

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在上一节中，我们学习了如何使用ChatGPT帮助我们构造函数操作Excel表，在本节中，我们继续学习使用chatgpt操作Excel表格高级技巧。

首先，来看看我们的样例数据，如果小伙伴们不知道怎么生成这样的测试数据，可以返回《用AI处理Excel，提升10倍工作效率（一）》复习下。

 

 

我们先来简单的例子，这张表整体看起来比较素。来一起做个简单的处理，首行的颜色设置为蓝色，其余奇数行的颜色设置为橙色。先来设置Prompt

写VBA，将表格A到E列第一行设置为淡蓝色。从第二行开始，行数为奇数的行设置为橙色。并告诉我如何执行这个VBA

打开New Bing，打开New Bing的「更多创造力」模式，把我们的Prompt喂给New Bing。

 

 

New Bing给了我们代码和执行方式，来一起试试(windows是 alt + F11，mac是fn + option + f11)

 

 

运行完成后，我们来看看我们的表，看看效果是否是预期的

 

 

看起来效果跟我们的预期是一致的。我们再来试试别的操作。我们经常要对数据进行分析，比如说做柱状图、统计图，是比较常用的操作。但是有多少个人记得Excel是怎么做统计图的？我是没记住，经常学了又忘记。来试试让chatgpt帮我们做图，看看chatgpt能不能做到。

我们任务是先做个柱状图，年龄划分为20～25，25~30, 30~35三个区间。设置我们的Prompt

写VBA程序，数据范围B2到B19的数据，在当前工作区生成柱状图，其中20到25，25到30，30以上作为三个区间

我们来看看运行的效果

 

 

运行看起来不是很顺利，报错了，看看excel离面有没有生成统计图

 

 

统计图确实是做出来的，但看起来似乎不太对。从统计图里面看，根本没有按照我们的期望根据年龄段划分。

这种情况，很可能是我们的Prompt描述的不够清楚，我们再优化下我们的Prompt, 优化后如下所示

写VBA程序，其中B列为年龄，统计年龄的范围，年龄的数据是B2到B19的数据，在当前工作区生成柱状图。同时划分为3个区间，区间范围为年龄在20岁到25岁，25岁到30岁，30岁以上。

这次，我们把表的基本情况也描述清楚了，数值的意义也描述清楚了。再来看看运行效果怎么样。先来看看New Bing的输出。

 

 

再来看看运行的效果。

 

 

画的图来看，画图的却是符合我们的预期了。但是，有没有注意到，右上角我们的数据居然被改了！！！这是绝对不允许的。

我们再来调整下Prompt，要求New Bing 不允许修改表格数据

写VBA程序，其中B列为年龄，统计年龄的范围，年龄的数据是B2到B19的数据，在当前工作区生成柱状图。同时划分为3个区间，区间范围为年龄在20岁到25岁，25岁到30岁，30岁以上。只允许画图，不允许改动表格的数据

来看看New Bing的输出

 

 

再来看看我们的Excel表格

 

 

这次看起来已经符合我们的预期了。

有了柱状图后，我们还想要个饼状图，这会就简单多啦，只要在我们原来的Prompt上把「柱状图」改为「饼状图」就可以了。实际操作试一下。

写VBA程序，其中B列为年龄，统计年龄的范围，年龄的数据是B2到B19的数据，在当前工作区生成饼状图。同时划分为3个区间，区间范围为年龄在20岁到25岁，25岁到30岁，30岁以上。只允许画图，不允许改动表格的数据

先看看New Bing的输出

 

 

再来看看实际的效果

 

 

这次非常的顺利了，我们饼状图、柱状图、图表美化都很好的完成了。

在做上面的内容的过程中，有几个事情有必要分享下：

1、使用AI对Excel进行修改时候一定要备份数据!!!!

不要完全依赖AI写的程序，特别是操作Excel表的时候，万一AI理解错了意图，写了个BUG，把数据全部改了。假如没有备份数据就要凉凉了。。。

2、学会放弃

有时候，如果当前的会话Prompt没有得到想要的效果，纠正多次都不行的话，就放弃本轮的会话，重新修改你的Prompt，进入新的会话，说不定就能得到你想要的结果了。

就以本节画柱状图为例，最开始的时候给的程序运行总是报错，我试图纠正，但是发现每次的回答都把上次的错误带过来了(可能联系了上下文的程序，chatGPT和New Bing)都一样，修改Prompt重新发起会话后，得到的结果运行后就符合预期了。

3、New Bing神奇的回答

 

 

这个回答让我有点摸不着头脑，尝试了好多次，都是返回这个。点击「新主题」重启了一轮会话后，就正常了。

3、New Bing其实也会摸鱼

 

 

发现New Bing的回答挺人性化。不小心发了同样的Prompt，New Bing的回答似乎是在嫌我烦，有点小小的惊讶～

最后，祝大家Prompting愉快~~

 

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