以需求调研为例谈项目风险的防范

 

工程项目的需求调研阶段的工作非常重要，但很多项目经理却没有引起足够的重视，需求调研阶段的很多风险没有很好的防范，导致项目在中后期需求变 更频繁，结果是项目延期和客户满意度的下降。其实这些风险是可以在需求调研阶段进行很好的防范的，本文从需求调研的各个工作环节进行分解和分析，提出了需 求调研阶段的风险防范方法供项目经理和项目实施人员参考…

很多软件工程项目的项目经理总是这样抱怨：现在的用户水平太低了，根本不懂什么是软件、什么是GIS！用户的需求总是在不停的变化，我们累死 了，项目怎么能按时完成？我们再来听听客户的抱怨：我为什么要懂软件，我只需要在业务上做到最棒就可以了，我已经把我的想法和项目组说了，项目组的人对业 务太陌生了，我得到的系统不是我想要的！

　　项目经理的抱怨从表面上看是完全正确的，但认真分析一下，站在项目经理要为用 户提供专业服务这个角度来讲，出现这种状况，项目经理有着不可推卸责任，客户是无辜的！这里我借用影响力集团董事长易发久先生的《成功的21个信念》中的 信念之二：“我是一切的根源”来分析一下这个问题。首先我们自问一下：我做的够好吗？表面上是客户让项目组很难过关，其实项目中的风险是项目经理没有把握 好最终变成了问题，是自己将自己置于高风险的境地！有的人可能不同意我的观点，但是我问大家一个问题：难道让客户来为项目经理防范项目中的风险吗？项目组 提供的服务不好难道客户就要违心的接受吗？

　　其实我们在中国从事GIS软件工程项目，其大环境是已经确定的，比如用户IT基础 比较差、具有计算机专业水平的人的人员很少、用户业务忙、用户不愿意签字等等。特别是我们承接了一个项目后，客户能提供的条件和人员素质就更加确定，现实 情况是非常不容乐观的。那公司既然签定了合同并且确定要做，那项目组的职责是完成这个项目，完成公司交给我们的任务。要改变这个现状，我认为首先要停止抱 怨，然后从项目经理和项目团队自身来分析问题。

　　我们来梳理一下软件工程项目需求调研的过程。之所以选择项目前期的需求调研阶段，是因为项目开头很重要，如果项目需求阶段情况就很好，后边项目开发工作也就比较容易一些，这也是印证一句古话——万事开头难。

　　我访问过很多项目经理，问需求调研该怎么做？大部分的项目经理的回答可以总结为“搞个调研计划，和客户确认一下，然后去访谈，最后写需求分析报告和需求规格说明书”。这个过程确实没有错，但是往下继续问还要注意什么，很多项目经理谈不出来更多的细节。

　　其实我发现“细节决定成败”在需求调研阶段体现的最为淋漓尽致，因为很多细节部分隐藏着巨大的风险。我们考虑一下在需求调研阶段还需要注意什么问题，大致如下：
(1) 我们去调研的人的专业素质和沟通能力是否能胜任调研工作，是否对项目组成员进行了必要的培训？
(2) 被调研的人是否在沟通之后选择了最佳的被调研人员？
(3) 是否有正规的调研记录并要求客户签字？
(4) 是否有切实有效的方法来启发用户能够准确的表达出他们的需求？
(5) 是否对客户进行足够的宣传，让所有的系统用户对象都能够有机会准备并把自己的想法表达出来？
(6) ……

　　为了更好的规避需求调研阶段给项目带来的风险，需求调研应该重点做好以下几点：

(1) 按照规范的需求调研流程开展工作
　　前面已经提到了需求调研的流程框架，大致为“调研计划——调研访谈 ——需求报告和需求规格说明书的编写”。但是在实际的工作的时，需要将这每一个过程细化，比如需求调研计划必须考虑：双方合适的调研计划、帮助用户选择合 适的访谈人员、项目组的人员分工、项目组的人员培训、对调研项目的深度研讨、准备合适的案例或相关的介绍资料等工作。形式不是最重要的，你可以制定一个详 细的流程并画出图来，也可以在这个环节考虑这些问题都可以了？。但是如果把需求调研的计划仅仅理解为做一个时间计划表，那这个步骤的工作风险就变大了。访 谈和需求分析报告及需求规格说明书的编写也可以用同样的方法，将这个工作在项目组中讨论并将流程细化，这样就可以最大限度的避免需求调研的风险。

(2) 项目组成员要了解客户的业务
　　我们很多项目组的成员只是在计算机方面比较内行，但具体到业务，可以说 是非常之陌生。这可能也就是很多项目做不好的真正原因。这个项目对客户有什么帮助？某一项功能客户是否需要？这些问题都回答不了，真正的原因就是对业务不 了解。所以在项目的开始阶段就要重点让项目组的人员了解业务，只有了解了业务我们和客户才会有共同语言，否则客户说什么我们也不清楚，倘若那样我们的需求 调研质量就不会太高。

(3) 对客户的IT及相关知识的普及
　　现实情况是很多项目经理遇到的情况是用户IT水平确实很差，不能准确地表达出自己的需求，那么我们必须对客户作很多的知识普及工作以启发需求。
　　需要做哪些普及工作需要根据客户的情况来定，但这需要我们做大量的了解和分析工作。了解的目的是知道客户是什么水平，分析的目的是解决该对客户做哪些培训。
　　从一般的情况来讲，项目组要更加注重与项目相关的知识培训，比如我们从事GIS工程，我们就需要将GIS的相关的知识多一点讲给客户，并且根据需要可以稍微多讲一些，只有客户了解什么是GIS，并对此产生了兴趣，项目组工作就会更加好做。
　　除了知识，我们可以将以前成功案例中相似的功能拿来给客户看，这都是启发需求的过程。

(4) 对客户需求的深层次的挖掘
　　这是对客户的需求进行提升的一个关键活动。
　　我了解过很多客户，他们把项目交给我们公司，就是认为我们在这方面是专家，希望我们以专家的角度给他们提供资讯和实施项目。但是很多项目组都没有做到他们希望的那样！
我 们很多项目都是有成功案例的，而在之前的项目中，已经有了很多经验和教训，但很少有项目组注意这些宝贵的财富，导致我们只是在一个低级水平上重复，甚至在 项目中犯同样的错误！这是由于没有人去总结项目经验，我们做了很多项目没有什么沉淀，与一个新进入此行业的公司相比没有什么竞争优势。
　　还有就 是我们没有对客户的需求进行“分析”，客户说什么就是什么，没有从“专家”的角度给客户任何建议，反正客户说要这个功能，我们就去实现吧。其实客户的需求 是需要引导的。在客户对项目理解还不透彻、不准确的情况，客户提出的很多想法都不是很成熟，可能客户随着对项目的理解的深入，就觉得这些功能不需要了，所 以这种需求的变化可以在项目前期加以正确引导的。

(5) 换位思考
　　最后我们还要进行换位思考，我们真正能给客户带来什么好处？我们这个项目对客户的业务和管 理到底有什么样的提升？很多项目的实施是为了做项目而做项目，但其实在做项目的同时还是可以兼顾“客户的真正的需要”的。只有进行了换位思考，我们才会从 客户的切身利益出发，为客户筛选出真正的需求。

　　所以，要更好的防范需求阶段的风险，我们必须更好的按照流程做事、了解客户业务、培训和不断的学习，只有考虑到了方方面面的因素，把容易出问题的环节都把握好了，做好风险的识别和防范，同时站在客户的角度多考虑问题，项目就会更加顺利，以后的需求变更就会更少。