时间杀手 1 不分轻重缓急
缺乏计划的努力,常常只是做虚功而已,用尽全力,却仍挥棒落空。 光是建立工作待办事项的清单是不够的,必须厘清各项任务之间“轻重缓急”的关系,否则非常可能会陷入琐事的地狱中,花费庞大心力处理其实并不是那么重要的事情,延搁了真正要紧的事,制造日后的危机。
时间杀手 2 电话与不速之客
电话与非预期的访客所占去的时间是很难估算的,因为我们永远不知道对方会占用多久,也许一通电话,一个上午就泡汤了。 许多时间管理专家建议可以多利用语音留言的功能,过滤不必要的来电,或是长话短说,若不是非常紧急的事,不妨礼貌告诉对方何时会回覆,等到手头的事情告一段落以后,再行回覆。不在预期中的访客比较难以控制,但仍应掌握“长话短说”的原则。
时间杀手 3 工作环境芜乱
据统计,办公桌面杂乱或资料乱放,会让人平均每年多浪费掉6周的时间。要维持生产力,必须养成物归原处的习惯,并且把搜集到的资料整理归档,别让文件泛滥,减少找寻文具或资料的时间。
时间杀手 4 不会说No的烂好人
《时间管理十堂课》的作者罗勃·布莱说:“世上最容易犯的错,就是许下过多的承诺。” 因为不善拒绝,名嘴戴晨志过去曾一天排过3场演讲,但他发现,这样只是把自己累坏,而且挤压到其他时间,所以他现在一周至多接受两三场演讲邀约,接受邀约之前,一定审慎评估,“若不懂得说No,就会累死自己!” 富邦金控执行副总经理兼财务长龚天行虽位居高阶主管,但却能做到天天回家吃晚饭,其中一个秘诀就是,“除非绝对必要,否则我几乎没有应酬。” 当自己实在力有未逮时,应该学着坚定地说No,不要牵扯在太多“不好意思”的情绪中。也别用“让我考虑看看……”这种模棱两可的回答暂时闪避别人的要求,这对他人也不公平,若真的无法兑现诺言,最好还是直接言明。
时间杀手 5 拖延的坏习惯
进度落后是工作成效差的重要原因。不少人不见棺材不掉泪,习惯把事情积压到截止期限前才处理,但那个时候已经火烧屁股了,最后不但未能如期完成,仓促下赶工的工作品质也常出现瑕疵。 罗勃·布莱建议,特别是处理大型专案时,更应把计划切分为好几部分,按部就班完成,即使是多么艰巨的专案,只要切成小部分,也就没那么吓人,可以各个击破。
时间杀手 6 一次想完成太多事情
正所谓“贪多嚼不烂”,订定任何目标时,都应衡量自己的资源与时间,不要一口气想要完成太多计划,到最后可能会处处落空。
时间杀手 7 事必躬亲不懂授权
在授权或与他人合作之前,必须先想清楚可能的风险,选择适合的授权或合作对象,一旦决定以后,就不要再事事插手,如此不但打乱自己的时间规划,也会给下属或工作伙伴不被信任的感觉。
时间杀手 8 不必要的会议
几乎所有的时间管理书籍都会把“不必要的会议”列为耽搁时间的重要因素。好的会议固然能收脑力激荡、凝聚共识等效果,但无论如何,开会都应该被视作一个“必要之恶”,即使非开不可,最好能做到准时开始及结束,尽量不要参加不重要的会议,以避免时间消耗。 当然,在职场中我们常是“人在江湖,身不由己”。马可·麦西尼建议,若真的无法选择不开会,至少可以选择在自己可以做到的范围内,有效率地进行会议。
时间杀手 9 沉迷于无意义的活动
这类事即是柯维时间管理矩阵中,归类到第四象限的事,是既不急迫又不重要的事,甚至可以说是一种浪费生命,例如沉溺于电视、八卦瞎掰等。 柯维认为,人们受到紧急事件的压迫时,常想“逃避”到第四象限,这和一般能够创造意义的休闲不同,这种逃避只会带来更多的空虚,同时又把未完成的事情推到更紧急的状态