协同系统 打开企业信息管理成功的大门

企业的管理主要有两个方面：事务管理和业务管理。而企业信息管理就是提升企业管理的手段。传统的信息系统（如ERP和CRM）经常混淆事务管理和业务管理，由于这两种管理的要求都不一样，所以传统的企业信息系统在工作效率上都有所欠缺。2005年以来，协同软件得到了充分的发展，尤其是用友这样积累广大用户管理经验厂商的加入，使得企业的事务管理系统得到了应有的重视，并让企业的信息管理上了一个新台阶。2006年随着协同软件技术的日益完善，以及各行业成功案例与应用经验的积累，协同软件将进入一个蓬勃发展的时期，协同将全面打开通往企业信息管理之门。

　　事务与业务信息管理

　　企业事务信息管理系统和业务信息管理系统是不同的。所谓事务信息管理就是对日常的工作流程（如：报销体系、审批体系、协同工作体系等）进行的信息管理，这些管理具有通用性。不同的行业、不同的领域之间的差异很小，甚至有些内容要与国际管理接轨，还必须要让这些事务管理系统标准化，而且事务管理是常规的，处理周期也相对稳定。而业务信息管理（如：客户追踪系统、业务管理系统、内部财务管理系统等）这些信息管理系统具有各异性，即便是同一行业的不同的企业的业务信息系统都不相同，所以业务信息系统采用的方式往往是定制，并且业务事件往往具有突发性，所以业务信息系统更注重高效性。总体来说：事务管理系统应该最应该注重通用性、规范性和稳定性，而业务管理信息系统应该注重适应性和高效性。事务信息管理系统和业务信息是互补的，用谁来替代对方都是不合适的。

　　信息系统架构误区

　　既然事务与业务信息管理是互补的，那么企业合理的信息管理架构就应该包括这两部分：事务信息管理系统（协同工作平台）和业务信息管理系统（ERP、CRM、财务软件系统等）。以前企业在部署信息系统时，经常采用三种方式来作为事务信息管理系统的平台：一是将Office+Email作为事务工作系统的平台，二是在ERP或CRM系统中，让系统厂商定制协同工作平台，三是借助自己技术人员开发协同系统。这三种方式，虽然能满足企业用户的基本需求，但是存在着很大的问题。

　　第一种方式是企业成本投入最低的。但对于审批、报销、协同工作来说，很难达到及时和高效性，并且要实现事务信息管理，对用户的操作也有一定要求，而且在规范性方面也是难于保障的。

　　第二种方式看起来是无需成本，但是增加了ERP的功能，必然有成本投入。而且业务管理系统（ERP和CRM）的应用是复杂的需要进行专门的应用培训，而打包的协同平台加大了培训的难度，反而使得协同系统没有得到充分的认识和使用，降低了效率。

　　第三种方式虽然前期成本投入会少很多，但是协同工作平台的后期维护和规范性会大受影响。而且没有一定的用户经验积累，也会使得开发的协同平台的功能不是很完善。

　　所以构筑企业信息系统，专业的协同平台是非常重要的部分。对于一些无法进行业务信息系统建构的企业，建立一个高效的协同平台就更有意义。

　协同提升企业管理

　　合理利用协同系统能快速提升企业的管理。我们以用友致远A6协同的全新版本来看，协同系统将在哪些方面提升企业的信息管理？

　　1.让信息管理操作更加简洁和直观。协同信息系统其实是将日常事务性和经常性的工作简化的手段。相比于其他应用系统而言，直观和易操作是它的优势。A6协同管理软件界面支持系统分级管理，使得各种应用非常简单，无需经过培训，只要能数量使用Office就能完成日常基本功能的应用。

　　2.让公文和报告更加规范和标准。在信息管理中，公文和报告是非常重要的部分。通过协同系统的强大公文模板，可以建立一整套完全遵循国家公文标准，以政府用户的实际应用场景和应用方式为导向的公文管理系统。对于A6协同来说，还根据了用友致远积累的大量行业客户模板，提供更为规范的公文和报告，如：报销凭证单，费用申请单，各种请假单、借款、派车申请、办公用品申请、采购申请流程、固定资产报表……

　　3.实现了企业信息类型的整合。在企业内部的信息种类很多（如：Email、Word文档、数据库、Html、图片），通过协同系统可以将这些信息整合在一个平台上，便于用户进行处理和查询。如A6协同就能处理以上各种信息类型。如果安装相应的插件还能实现了与用友U8系统的数据集成，全面支持U8总帐、科目核算、辅助核算，企业管理者可以在A6协同中直接查询用友U8系统中的管理驾驶仓、资金结算等管理关键信息。

　　4.提升企业信息的安全性。企业的信息的泄露，很多时候是在信息的转存、转寄等时候泄露的。为了提高安全性，A6协同实现了“四通”不仅可以将协同转发邮件、转存文档，还可以转发公告，真正实现了信息传递内外互通，张弛有度，使协同系统内外的应用可以实现真正的高效协同。同时为了保障系统本身的安全性，A6协同加强了系统安全性的管理，增加了用户身份验证管理功能，通过国际领先的五大安全技术认证提供产品安全性，确保用户的数据安全。

　　5.提高协同办公方式的效率。协同办公效率在很大程度上取决于协同办公的手段，通过协同系统，可以让用户树立协同办公的意识，养成协同办公的习惯，提高效率。

　　6.提高分支机构与总部之间的协同效率。通过协同系统，可以简单的方式实现与分支机构的远程联系与管理，转变了分支机构与总部之间的天高皇帝远的旧观念，从而提升企业的核心业务竞争力。

　　企业信息管理在2006年进入更加务实、更加规范的时代，协同系统作为企业信息管理的核心之一，随着各行业对协同认识的深入，将发挥更大的作用。