【EXCEL】一些非常有用的技巧

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Excel 高级提示：处理数据

适用于: Microsoft Office Excel 2003

 

适用于
Microsoft Office Excel 2003 Microsoft Excel 2000 和 2002

您是否曾经希望，在您工作时有一位 Excel 专家在您身旁，他能随时为您提供处理数据的重要提示和窍门？如果是这样，本文正适合您！阅读下面各节，可以在处理 Excel 数据方面学到更新更快的方法。

选择数据

• 要选择不相邻的单元格或区域，请选择第一个单元格或区域，然后在按住 Ctrl 的同时选择其他单元格或区域。
• 要只选择某个区域中的空白单元格，请选择该区域，单击“编辑” 菜单上的“定位” ，单击“定位条件” ，然后单击“空值” 。
• 选择较大的区域很容易。您只要单击该区域某一角的单元格，然后滚动至相对的一角，按住 Shift 并单击那一角的单元格即可。
• 在单元格中输入数据后，可以指定选择的区域向哪个方向移动（例如，在行中向右移）。单击“工具” 菜单上的“选项” ，确保选择了“编辑” 选项卡上的“按 Enter 键后移动” 复选框，然后单击“方向” 框中的某个方向。
• 要移到工作表的某个特定区域（如当前区域或最后一个单元格），请单击“编辑” 菜单上的“定位” 。单击“定位条件” ，然后选择所需的选项。

编辑数据

• 您可以双击单元格以直接编辑其中的内容，而不是使用编辑栏进行编辑。
• 如果不想直接在单元格中编辑，可单击“工具” 菜单上的“选项” ，单击“编辑” 选项卡，然后清除“单元格内部直接编辑” 复选框。
• 如果要使某个数字连续递增，请按住 Ctrl 并拖动选择区域右下角的填充柄。
• 要填写一串连续的星期、季度或其他序列，请选择第一项，然后拖动右下角的填充柄。
• 要创建自己的自定义填充序列，以便用重复模式填充相邻的单元格，请单击“工具” 菜单上的“选项” ，然后单击“自定义序列” 选项卡。
• 右键单击一个单元格、对象或图表项，显示包含有用命令的快捷菜单。
• 要指定选中单元格或区域中的数据如何填充其他的单元格，可用鼠标右键拖动该单元格或区域右下角的填充柄，然后单击显示的快捷菜单上的填充选项。
• 自动填充单元格时，Excel 可以同时递增年度和季度数字。例如，1Q93、Q193、1st Qtr 93、1st Quarter 1993。
• 要删除选择的单元格区域，请按住 Shift，同时向左上方拖动填充柄（位于选择区域的右下角）。
• 您可以将一个单元格（或一列单元格）的内容分散到多列中。选择单元格或列，然后单击“数据” 菜单上的“分列” 。
• 要快速插入空白的单元格区域，请按住 Shift，同时拖动选择区域右下角的填充柄。
• 要查看工作簿中使用的所有命名的单元格或区域，请单击编辑栏上“名称框”旁边的向下箭头。
• 按 F7 启动拼写检查。
• 要移动单元格的内容，将选择单元格的边框拖动到另一个位置即可。要复制单元格的内容，请在拖动时按住 Ctrl。
• 您可以同时编辑多张工作表的内容。按住 Ctrl 的同时单击要编辑的工作表标签，然后修改数据。
• 要在每次保存时都进行备份，请在“另存为” 对话框中，单击“工具” ，然后单击“常规选项” ，选择“生成备份文件” 复选框。

设置数据格式

• 要缩进单元格中的文本，可以使用“格式” 工具栏上的“增加缩进量” 和“减少缩进量” 按钮。
• 要包括来自另一个工作簿的自定义样式，一种简单的方法是：复制格式为该样式的单元格，然后将其粘贴到新工作簿中。
• 右键单击列标题或行标题可显示一个快捷菜单，其中包含“列宽” 、“行高” 、“隐藏” 、“取消隐藏” 等命令。
• 如果双击“常用” 工具栏上的“格式刷” 按钮，该按钮将处于选中状态，以便您可以将同一格式应用于多个区域。
• 要冻结窗口顶部的一行，请选择此行紧下面的一行，然后单击“窗口” 菜单上的“冻结窗格” 。
• 要将内置表的格式应用于一个单元格区域，请单击“格式” 菜单上的“自动套用格式” 。
• 您可以为今后创建的工作簿设置默认字体。方法是：单击“工具” 菜单上的“选项” ，然后更改“常规” 选项卡上的“标准字体”和“大小” 选项。
• 要更改整个工作簿的默认文本格式，请单击“格式” 菜单上的“样式” ，然后更改“常规”样式的格式。
• 要将已经预先设好格式的 HTML 文本转换为表格，请选择该文本，然后单击“数据” 菜单上的“分列” 。
• 要对行和列进行分组以方便地显示或隐藏它们，请采用以下步骤：选择行和列，指向“数据” 菜单上的“组及分级显示” ，单击“组合” ，然后单击“行”或“列” 。
• 要以千或百万为单位显示数字，请创建一个新的数字格式。单击“格式” 菜单上的“单元格” ，然后单击“自定义” 类别。在“类型” 框中，若以千为单位，则键入 “0” 或 “#,”； 若以百万为单位，则键入 “0,,” 或 “#,,” 。
• 要输入美元格式的值，只要在该值前键入一个美元符号 ($ ) 即可。
• 要输入百分比格式的值，只要在该值后面键入一个百分号 (% ) 即可。
• 要用红色显示负数，请单击“格式” 菜单上的“单元格” 。在“数字” 选项卡上，单击“数值” 或“货币” 类别，然后在“负数” 下选择一种红色的格式。

数据透视表和数据透视图

• 要更改 PivotTable^® 字段的名称，只要选择字段按钮，直接键入另一个名称即可。
• 要移动 PivotChart^® 上的图例，应执行以下步骤：单击“图表” 菜单上的“图表选项” 。在“图例” 选项卡上，选择所需的位置选项。
• 要自定义数据透视表，应单击“数据透视表” 工具栏上的“设置报告格式” 。
• 要在不打开数据透视表向导的情况下直接在工作表中透视字段，应拖动字段按钮。
• 要减少数据透视表所需的空间，可以将某些行或列字段拖动到页字段的拖放区域。
• 要在数据透视表的数据区中切换单元格明细数据的显示或隐藏状态，应双击表格中的该单元格。
• 通过拖动项目的边框，可以调整该项目在数据透视表字段中的位置。
• 如果希望对源工作表数据所做的任何更改会立即包含在数据透视表中，只需单击“数据透视表” 工具栏上的“刷新数据” 即可。

函数和公式

• 如果您在选择函数和输入参数方面需要帮助，请单击“编辑栏” 上的 fx （插入函数）。
• 除“自动求和” 按钮外，也可按 Alt+等号 (=) 执行自动求和。
• 要将活动单元格中的公式复制到选择区域内的所有单元格中，请先按 F2，然后按 Ctrl+Enter。
• 要在某区域内插入分类汇总，请单击该区域中的任何单元格，然后单击“数据” 菜单上的“分类汇总” 。
• 要将某区域中的所有值均减少 10%，可执行以下步骤：在一个空单元格中键入 “.9” 。复制该单元格，然后选择该区域。在“编辑” 菜单上，单击“选择性粘贴” ，然后单击“乘积” 。