COE项目管理中的八大关键流程

 

在COE里，只要项目流程界定清晰，PM就能保证项目的发展方向与最终目标相吻合。而要达到COE项目的目标，我们就要关注八个关键的流程。

 

一、COE项目的生命周期

    COE项目的生命周期，是项目的纪律，它划出了清晰的界限，以保证项目进程，协调相关项目。

    在COE中生命周期通常由项目的多个阶段组成：开始、计划、执行/控制、完成。项目生命周期的细节一般都会随COE业务、项目、校方要求而改变。因此即使在同一个项目中，周期也会有多种可能的变化。对工作精细化、文档管理、项目交付的要求体现在生命周期标准和考核的方方面面。毕业设计项目的阶段一般更多更长，而课程设计的阶段少，考核点也少。

 

二、COE项目定义

    清晰的项目描述决定了项目控制力，剩下所有工作都在描述范畴内。PM要对他的项目进行书面定义，让项目涉及各部门和项目小组随时参考。

    在COE中项目定义主要形式为项目的实施方案，他向校方和其他相关各方面从上而下地传达了公司对项目的期待。项目定义还包括： 项目目标，项目成本，校方需求，项目范围，列出所有预期的项目交付物、成本和进度目标、风险和假设描述、所需的新技术、项目中的重大问题，努力将尽可能多的具体信息，包括在项目实施方案中，并使其在校方获得认可。

 

三、COE信息管理

COE项目信息是非常关键的资源，如何管理值得仔细思考。在COE中有很多种类的项目，有的项目使用网站和云服务器，或PMIS系统，进行项目重要信息的存储。有的项目则使用群件来维护项目文件，并提供email等服务。不管项目用何种方式存储项目数据，要保证所有项目学员能随时获得所需信息。将最新的项目文件存储在方便查找的位置，进行清楚地标记，及时删除过时信息。在COE中我们也广泛的使用SVN进行版本管理和项目开发内容的存储。

 

四、COE项目计划、执行、跟踪

    作为PM，通过制定有力的计划、跟踪、执行流程，可以建立项目控制的基础。争取各方面的支持，进而在项目内全面实施。

让项目组学员参与计划和跟踪活动，这可以争取学员的支持并提高积极性。聪明的PM往往大范围地鼓励参与，并通过流程汇聚学员的力量。当学员看到自己的努力以及对项目的贡献被肯定的时候，项目很快就从“他们的项目”变成“我们的项目”。当项目学员视项目工作为己任的时候，项目控制就会简单得多。较之于漠不关心的团队，此时的项目管理成功几率更大。运用项目管理流程也会鼓励项目学员的合作，这也让你的项目控制工作更加轻松。

 

五、COE变更管理

    COE项目中问题最集中的方面就是缺少对具体变更的管理控制。要解决这个问题，需要在项目的各方面启用有效的变更管理流程。

    解决方法有时很简单，比如被项目组、校方认可的流程图。这提醒了项目学员，变化在被接受之前会进行细致地考察，并且提高了变更的门槛。审查变更方案的时候，要注意该方案是否对变化有清晰到位的描述。如果变化方案的动因描述得不清不楚，该方案就要打回去，并且要求对变化所带来的益处进行定量评估。对于那些仅局限于技术解决方案的变化方案，要多打几个问号，因为方案人也许不能全面地判断问题。如果变化方案过多地关注问题的解决，而不注重实际问题，打回去并要求关注具体的业务形势。

最后，如果不接受变更，一定要做到有理有据，对项目时间、成本、进度等其他相关因素所受的影响，进行合理的估算。

 

六、COE风险管理

    COE风险管理的流程能让PM制定出全面的计划，找出潜在的风险，就风险问题的解决方法达成一致，解决严重的问题。

COE风险管理一般都要求与项目计划同时进行。进行WBS安排时，注意对项目活动的不合理的理解；分配项目任务和开展评估时，寻找风险；在COE中尤其注意技术资源匮乏或项目人力资源不足，或项目工作依赖于某一个尖子学生时，要知道风险的存在。PM要分析项目工作将遇到的困难，鼓励所有参与计划的人在计划过程中，设想最坏的情况和潜在困难。

 

七、COE质量管理

    COE的质量管理部门是独立的第三方监督部门。COE质量管理提供了另一套搭建项目结构的流程，保证PM提出的工作要求一个精细化地执行。

COE运用的质量标准主要参考CMMI的标准和PMBOK的项目管理思路。进而确定质检清单、质控流程及相关要求，并将其与你的项目计划进行整合。项目必须遵守的项目管理流程、文档、要求，对团队学员是强有力的推动，让大家步调一致。标准比PM临时要求更有效。COE质量管理流程还能将项目要求与校方心声联系起来。不管说什么，只要是在传递校方或学员的要求，COE都会加以强调。市场调查、数据分析、学员访谈都是评估和记录需求并确定项目要求价值的好工具。

 

八、COE问题管理

    COE项目开展过程中问题的出现不可避免。在实训项目初期，在人员、进度等其他方面为项目的问题管理确定流程。争取让大家支持及时发现、跟踪、解决问题的流程规定。建立跟踪流程，记录问题。

    COE每周都会进行问题汇报，且处理待解决问题的流程很简单，包括列出新问题的流程、定期复查待解决的问题、处理老问题的过程。对于上层领导而言，问题跟踪流程的力量在于让其把握了问题状态和进度的实时信息。一旦问题责任人承诺了问题解决的时限，我们可以公布问题解决过程中的差异。不管问题责任人学员，还是项目组其他的学员，谁都不乐意随时将自己的大名置于学员们质疑的目光中。问题清单的公开使得掌握该清单的人获得一定的影响力和控制力。