Excel Home Word 2010 精粹班I班（30101班）小结第二课时

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Excel Home Word 2010 精粹班I班（30101班）小结

第二课时邮件合并

讲师：wudixin96

助教：renqiang851224、200240、w83365040371

学员：pengjia89

本节大纲：

邮件合并

Ø  邮件合并有什么用

Ø  邮件合并文档类型

Ø  邮件合并所需的域

Ø  案例

Ø  何时使用“邮件合并”

Ø  邮件合并的步骤

第一章 域之初体验

       平常水归水，但是关于二哥的传说，一直回荡在耳边。有时候也偶尔打听过，无敌到底什么强大。没有人给我一个正面的答案，只是告诉我，你要是问我他什么不强大，我可以告诉你，好像真没有。二哥就这样，以一个传说中的人物，一直回荡在耳边。之前虽然有接触，但是，只是因为实在有些东西搞不定，师父让我去问的，并没有正面接触。在群里的这段时间，让我深深地体会到了二哥的二与强大并存。尤其是开始学域了，这更让我深刻地感受到域的魅力，和二哥的office就是个无底洞的事实。

       域的水很深，慢慢来，偶是个好学的小孩。

第二章 邮件合并

1、邮件合并有什么用

其实，接触到邮件合并，已经是很早的事情了。初中的时候，曾经试图考过操作员级，只是没报上名。不过已经记不得当时邮件合并到底学了些啥，只记得标题，内容已经忘光了。

现在学起来，感觉邮件合并，又是一个完全新的东西存在。

关于邮件合并的用处，这个真的会有很多话说。比如说打印工资条。学过Excel应该都知道在excel里面，怎么生成工资条。但是这件事情，用Word来做，才是它的本行。用域，可以自动生成工资条。再比如说我们平常去参加考试用的准考证，还有贴在桌子上的坐位号，都是用邮件合并做的。还有就是我们平常收到的银行的账单，也都是邮件合并。

邮件合并的用处很多，要掌握它，就得掌握这些域。

学excel的各种的时候，觉得各种都是无底洞，想着word应该比较简单一些吧，好啦，又钻进了一个无底洞。

2、邮件合并文档类型

信函：

将信函发送给一组人。您可以单独设置每个人收到的信函的格式。

电子邮件：

将电子邮件发送给一组人。您可以单独设置每个人收到的电子邮件的格式。

信封：

打印成组邮件的带地址信封。

目录：

创建包含目录或地址打印列表。

 

不过我觉得这个选择，并没有很大实质上的意义，起码因为我没用，所以也没有感受到。

一般情况下，只要选择源数据，然后导入数据字段就好了。

3、邮件合并所需要的域

       首先得提一下，邮件合并的过程中，使用到的一些快捷键。添加域按快捷键Ctrl+F9。切换域以代码形式显示和显示结果，按快捷键ALT+F9。更新域的内容则选中域之后，按F9。

 

       然后，咱来一个一个介绍一下各个域

      

以上可以看到，这是邮件合并相关的域。

 

IF域：

按条件估计参数

       IF域应该是整个域中，最常用的域其中之一了，其实语法也比较简单啦

{ IF 条件正确的结果错误的结果 }

记住，都是以空格分开的哦。在视频中，当FZ<>0的时候就显示，当等于0的时候，则不显示，只写了正确的结果，错误的结果为空。

 

Mergefield域：

在邮件合并中，最常用到的就是这个域了，插入的项，都是用{ MERGEFIELD 姓名 }的格式。

 

MERGEREC域：

当前合并记录号。顾名思义，就是当前使用到了，邮件合并的数据里的哪一条。

 

MERGESEQ域：

合并记录序列号。如果一页中，显示多条数据，则按页进行编号。而不是记录。

 

NEXT域：

转到邮件合并的下一条记录，使用下一条数据。使用这个域之后，当前用Mergefield取到的信息，则指向下一条了。

 

NEXTIF域：

按条件转到邮件合并的下一条记录。在邮件选项卡下，如下点击，

自己写的话，语法很简单 。

 

SET域：

为书签指定新文字。

 

SKIPIF域：

在邮件合并时，按条件跳过一条记录。顾名思义，就是如果符合某个条件，下一条数据就可以舍弃掉了。

 

1.快：①计算速度快②学习上手快
2.活:①布局变换灵活②学习后思维活，展示了发散思维。

虽然还没有完全体会到，但是，知道地越多，越觉得离这两个字越近哈。

4、案例

案例1：

案例1的重点，其实就是图片引用，

域代码：IncludePicture 域

 

{ INCLUDEPICTURE "FileName" [Switches ] }

 

插入指定的图形。

示例代码：

PS：如果看不到示例请用Alt+F9切换

 

案例2：

案例2的重点，就是练习中使用的，nextif域和set域。

利用set，可以保存一些之后可能改变，但却需要使用到的域。而nextif则是因为是事使用下一条记录，是需要根据某些条件判断的。具体的练习中，

 

 

Set域很简单，但是用途很多，在案例中，因为辅助列使用过next之后，值就变化了，所以在next之前，保存辅助列的值，再在next之后判断，就避免了next之后，取不到前一条的值的问题。

还有时候，因为有些东西，会使用很多遍，或许是特别长的域代码，这时候，就可以用set保存成书签，之后再直接用书签名调用即可。可以省不少事。

第三章 视频总结

1、何时使用“邮件合并”

什么时候需要使用到“邮件合并”呢，视频中提到了以下两点：

①文档数据量较大

②文档内容分为固定不变和变化两部分

说真的，我觉得域代码其实弄得挺麻烦的，如果不是数据量特别大的话，直接复制粘贴，也比这写域快啊。本来这些工具的存在，就是为了让大家省心省力，所以的批处理的操作，交给工作就好了，所以如果不能做到省力，还不如不用。

当文档数据量特别大的时候，域的优势就体现出来了，你也许会比排版正常的文档多花三四倍的时间，但是，生成剩下的那些文档，你就只需要端着水杯看着电脑，那么一瞬间就完成了。这就是这个工作的魅力所在。

另外一点就是分为固定不变和变化的两部分，在第二章开头提到的所有的用途，都符合这点要求。银行发给我们的账单也好，准考证也好，考场的座位贴纸也好，公司公共的名片也好，都是符合这点要求的，我们只需要变化的随着我们的名单变，不变的继续保持不变。邮件合并的效力就这样很流畅地发挥出来了。

初学word的人，可能以为这个功能，是新来的，以前怎么没有用到过，其实早在十几年前，这个功能就已经存在，并被少数人广泛地使用着。

不要小看任何一个，身边的小工具哦。

2、邮件合并三步骤：

       邮件合并的第一步，先得建立你需要的文档模板，举个简单的例子，比如说你如果需要做名片。你需要先做一个如下的模板：

上图是随便在网上拉的一个名片模板，黄框的东西，是需要根据不同的人更换的，在word文档中建立一个类似如上的模板之后，才能根据这个模板生成最后的数据。

       第二步，准备数据源，看到这个模板，我们知道，需要准备的数据源包括：姓名，职位，公司，手机，电话，地址等。以这些需要使用的条目，将需要使用的记录，做成数据源。

       第三步，合并数据源到主文档中，这一步就是视频中，做的事情了。在邮件选项卡，选择使用现有列表，将准备好的数据源导入，之后再按照模板，填入需要的数据即可。

最后点击邮件选项卡里的完成并合并，就可以生成你需要的名片，进行处理就好了。是不是很简单。

第五章 对这课的小结

这节课真的学到很多东西，主要是对word域有了一个全新的认识。作业里用到的，然后还有无敌在群里的小题里面使用到的，Quote域，QT域，Seq域等等。喜欢这种不断学习，不断进步，不断超越自己的感觉。

在学习这些域的过程中，也在学习着，如何判断一道题的关键字，然后百度。

百度，你知道得太多了。

最后，也希望在后两课的学习中，体会更多。