你的工作以“忙”著称吗?每天要打开三四十个标签页,在五六个Office之间切换,吃午饭时也要对着电脑,一天下来才发现自己一杯水都没喝?
在这种情况下,你一定急需各种方法来节约时间。今天要分享的,就是从实战中总结出来的:能确切可行节省工作和学习时间的一些小窍门。
(全文约2200字,阅读时间2分钟)
1、建立专属信息库
你每天的日常工作和学习当中,一定有许多时间,浪费在来回搜寻信息上面。比如QQ里和同事的某段对话、微信里面领导的一段要求、邮件里面的一段文字、藏在多层路径下面的某个文件……
它们总是在你最紧急、最需要的时候藏起来,让你花一番力气去找。不但浪费时间,也常常影响心情。
如果你经常有这样的困扰,那可以试试这个方法——建立一个专属的信息库。
无论是聊天记录、邮件内容,还是工作安排、项目反馈,抑或是突然产生的灵感,或者从网上看到的有价值的案例、知识,都可以往里面一丢,需要的时候,打开它,直接查找即可。
1)用笔记软件来建立信息库
我的建议是利用Onenote或者印象笔记。当然,为知笔记、有道云笔记之类,也是可以的。
在笔记软件里,按照你负责的项目,新建一个笔记本。
然后,所有跟这个项目相关的一切信息,都可以放进这个笔记本,再起一个易于辨认的名字即可。
■ 比如,你和同事讨论一个原型。他提了很多有意思的看法,聊完之后,为了避免忘记,你就可以直接把聊天记录复制出来,在笔记本里新建一页笔记,命名为「06.19与XXX关于XX原型第二版的讨论」即可。
■ 或者,你是一名文案。那么可以直接新建一页笔记,把平时在网上搜集到的案例放进去,再写上来源和自己的想法。当你没有灵感的时候,打开看看,立刻可以为你提供大量的创意参考。
■ 更重要的,可以把所有的工作流程、规范,甚至是生活的备忘录都放进去。比如「5号电池在门口第二个柜子里」「充电器在卧室书架下面的箱子里」「身份证在衣柜下面的抽屉第二层」……平时或许感觉不到,但在急需的时候,绝对可以为你节省大量的时间和精力。
2)坚持平时的积累和记录
建立信息库,最好是设置为开机启动,配合相应的插件和快速启动方式,比如印象笔记的「剪藏」、Onenote的「快速新建笔记」。务求第一时间将信息记录入笔记中。
这样不但可以减少记忆的难度,节省我们的认知和记忆资源,而且可以使工作和学习变得简洁高效:
当你再也不用把精力花在记忆上,你知道只要打开这本笔记本,就可以找到一切需要的内容时,你就可以更专注在手头的事务上面。
2、减少对工作的“打断”
很多人为了节省时间,都会让自己进行「多任务工作」。
同时开着一大堆网页,这里看一会,那里看一会,做一下PPT,做一下EXCEL,以此来降低「我还有一项任务没有开工」的焦虑感,让自己沉浸在「所有任务都在同步进行」的美好感觉之中。
但是,这恰恰是最浪费时间、最没有效率的表现。
记住一个最基本的原则:人类的大脑是没法进行「多线程处理」的。人同一时间只能聚焦在一件事情上面。
所谓的「多任务工作」并不是真的「同时进行」,而是大脑不断地在这些不同的事务之间打断和切换而已。
也就是说,当你以为「同时处理两项任务」时,实际上,你的大脑是这样运作的:进入A的工作状态-退出A的工作状态-进入B的工作状态-退出B的工作状态……循环往复。只是切换的时间太短,我们很难觉察到而已。
比如,你写一篇文章,先在脑子里构思出几个要点,这时,一个新闻弹窗吸引了你,你点击打开,看完一篇新闻,再回过头思考刚才的文章,你还能立刻回忆起刚才构思的结果么?
恐怕不是那么简单了,因为它已经被我们从「工作记忆」中清除了出去,腾出空间来接受和处理新的信息。你需要一段时间才能重新把它找回来。
而当我们反复打断的时候,这些时间累积起来,其总量是相当可观的。
所以,工作时,请专注在你手头上正在处理的事情,至少保证半个小时以内不要打断,不要同时处理任何其他的事情。
■ 如果有任何突发性的事务:比如要交一个报表、要回复一个邮件、回应一个同事……先用便签纸记下来,也不要超过10秒钟,更不要打断工作。直到原来的任务告一段落,或者你感到疲倦了,再休息,按照便签纸上面的内容去逐项处理。
■ 如果一定非打断不可:比如突然有个会议要开,那就拿上便签纸,先把刚才的工作进度和正在思考的内容,用关键词的形式迅速记下来,自己能看懂即可。当回到原先工作的时候,这可以大大减少你进入状态的时间。
3、化整为零
生活中的碎片时间,比如乘车、等电梯、吃饭、步行,等等,这些时间,大家是怎么利用的?
我想,很多人都会选择读书、看公众号,或者听讲座、公开课。这很对,当然也比发呆,什么也不干要好得多。
但是,这仍然不是最好的利用方式。为什么呢?因为绝大多数有价值的知识,并不是你在碎片时间里可以掌握的。
在碎片时间里,你能学习到的,只是一些简单的结论而已。它们除了增加一些谈资之外,并没有太大的价值。甚至还不一定是全面、严谨、正确的。
那么,对于碎片时间,最好的利用方式是什么呢?不是学习和吸收,而是思考。
一个行之有效的方法,是把工作、学习中遇到的问题,分解成一个个更小的问题,然后把它们列成清单,随身携带,利用碎片时间,进行思考和推导。
在这个过程中,取得的任何进展和反馈,都记下来,便于下一次继续进行思考
比如,做一个PPT,你就可能会列出这些问题:
● 整个PPT的逻辑要怎么呈现?
● 每一部分分别用多少P来讲?
● 背景分析需要考虑哪些因素?
● PEST每一点分别要怎么写?
● 市场分析要怎么写?
● 目标消费者具有怎样的特点?
● ……
把这些问题做成清单,只要有空,就拿出来思考,再及时把思考结果记下来。而不是等坐到办公桌前才去思考。
这就是把工作化整为零、逐步攻克的最好方式,也是最能节省时间的方式。
生活中,很多看起来很聪明的人,其实并不是真的比我们聪明多少。而是因为他们在生活中的每一秒,在别人发呆、放空、浑浑噩噩的时候,都时刻在脑中对各种情形进行思考、推演、分析,对各种路径和结果早已烂熟于心。
所以,当需要的时候,就能够非常快速地对各种情况进行判断,作出最佳的决策。