用好Word文档结构图

 

编辑或者阅读长文章往往需要不停地使用滚动条来寻找需要编辑或阅读需要的段落。其实Word如果使用了文档结构图就可以方便的选择段落。
有没有什么方法使文章一目了然？有，就是Word的文档结构图。

1.认识文档结构图？
“文档结构图”是一个独立的窗格，能够显示文档的标题列表。如图1，就是本篇文章的文档结构图。
 
图1
单击“文档结构图”中的标题后，Word 就会跳转到文档中的相应标题，并将该标题的内容显示在窗口的顶部。

 

2.显示或隐藏“文档结构图”
点选菜单“视图/文档结构图”，可显示文档结构图。

再次点选菜单“视图/文档结构图”，可关闭“文档结构图”。
另外还有一个快捷方式，就是双击窗格右边的“调整大小”边框，也可以关闭“文档结构图”，。

3.使用标题，建立文档结构图
如果在文章里没有使用标题，文档结构图是没什么用的。
所以在编辑一篇文章时，最好纠正自己的排版习惯，将文章里的标题用Word的标题层次规范一下。不要图省事，全部用正文字号。
建立标题的方法，就是选中要变成标题的文字，再点选左边的样式，选择要用的标题。
写文章不可能一次到位，如果需要对标题进行级别的调整。先从“视图/工具栏/大纲”将调整标题的工具栏调出，如图2。
 
图2
然后在“文档结构图”中选择要调整级别的标题，直接按需要点击这四个箭头即可升降标题。

4.更改“文档结构图”的外观

A.选择“文档结构图”中所显示内容的详细程度
显示文档结构图后，请执行下列操作之一：
如果要折叠某个标题下的次级标题，请单击该标题旁的减号（-）；如果要显示某个标题的下的次级标题，请单击标题旁的加号（+）。
要是文章太长，一一点击来展开或折叠标题也是挺麻烦的。可以在“文档结构图”中单击鼠标右键，然后单击快捷菜单中的所需数字。例如，单击“显示至标题 4”可显示标题级别1到4， 如图3。
 
图3

B.更改“文档结构图”的宽度
如果标题太长，在文档结构图中可能无法容纳，就需要更改文档结构图的宽度。
方法1：用鼠标指向窗格的右边框，当指针变为 时，向左或向右拖动调整大小。
方法2：不必调整窗格的大小，只需将指针停留在标题上，就可以看到整个标题。

C.设置“文档结构图”中文本的格式
如果标题太多，看起来又烦。希望突出某一类标题，怎么办？可以通过设置文档结构图中文本的格式实现。
(1)显示“文档结构图”后，单击“格式”菜单中的“样式”命令。
(2)在弹出的“样式”对话框中，单击左边“样式”框中的“文档结构图”， 如图4。
 
图4
(3)单击下面的“更改”按钮，将弹出“更改样式”对话框。
(4)单击“格式”按钮。会出现下拉选框，如图5。可以选择要更改的项目。
 
图5
如果要设置字体和字号，请单击“字体”命令，然后在“字体”和“字号”框内进行所需更改。
如果要设置突出显示颜色，请单击“边框”命令，再单击“底纹”选项卡，然后选择所需的“填充”颜色。
(5)更改完毕，确定。应用样式，返回。
(6)我们看到，文档结构图的样式已经改变。
会用了吗？用好Word的文档结构图，可对文章的编辑及浏览带来很多方便。