教你使用Excel的自动审查数据功能

在输入数据时，如果Excel可以提醒您是对还是错，则比等待摘要出错然后返回以查找错误要麻烦得多。这取决于向Excel添加自动审阅。
　　许多精心设计的Excel工作表通常提供给多个人操作和输入。因为用户熟悉表格中单元格的内容，所以不可避免地会发生这样的输入错误。默认情况下，Excel系统对用户输入的数据没有正确或错误的识别功能。如果我们可以在Excel上放置一对“眼睛”，让它自动识别用户输入的数据的合法性，错误将减少到最小。本文将介绍如何通过一些实际示例自动化数据审查。
　　身份证号码输入检查
　　在Excel电子表格处理中经常遇到ID卡条目，并且也容易出错。在实际工作中，我们经常看到一个人的身份证缺少一个或多个。有时很难判断哪一个有问题。如果系统在进入时可以提醒您，则不得发生此类错误。
　　ID号只能是15和18，我们可以设置Excel以具备此功能。
　　如果Excel工作表列B输入ID号，则B2是ID号的起始单元格。您可以选择所有列，然后单击“数据”菜单下的“有效性”命令。远程桌面打开“设置”选项卡（图1），在“允许”下拉列表中选择“自定义”，然后在公式中输入“=AND（COUNT 0（B: B，B2）=1，或（LEN）方框（B2）=15，LEN（B2）=18））“。此公式检查B列中与当前数据相同的单元格数。如果返回的结果等于1，则“=COUNTIF（B: B，B2）=1”返回结果TRUE，否则结果为FALSE。接下来，“=OR（LEN（B2）=15，LEN（B2）=18）”中的LEN函数检查输入B列B2，B3等的数据长度是否等于15或18，由于包含三个LEN功能。如果满足其中一个条件，OR函数将返回TRUE。当COUNTIF和OR函数同时返回TRUE时，AND函数返回TRUE，Excel允许用户输入数据。如果重复单元格中的数据，或者输入的长度不等于15或18，则AND函数返回FALSE，Excel立即将其抑制（图2）。
　　提示：从这个例子中，我们可以绕过这个类。如果输入列B是固定长度数据（例如8位），则只需将上述公式修改为“=AND（COUNTIF（B: B，B2）=1，LEN（B2）=8））”是精细。自动纠正号码前缀的正确性
　　有时我们会为不同地区的人或产品信息分配不同的区域前缀。为了避免在输入此类数据时输入不在数字范围内的数据时出错，您可以设置自动检查数据前缀。
　　如果三个区域的产品编号前缀为012xxx，017xxx和019xxx，则可以选择数据所在的列（假设F1是输入数据的起始单元格），然后打开“数据有效性”对话框。设置选项卡。在“允许”下拉列表中选择“自定义”，然后在“公式”框中输入“=OR（LE1（F1,3）=‘012’，左（F1,3）=‘017’，左（F1） ，3）=‘019’）“。
　　设置上述功能后，只要输入的测试编号前缀不是012,017或019，就会立即显示警告提示。
　　上面的公式是这样的：LEFT从当前单元格中取三个字符（例如，F1）以查看它们是否等于012,017或019.只要三个LEFT函数关系中的一个成立，OR函数回报。 TRUE，允许用户输入，否则提示超出范围。
　　如果输入大量数据前缀，则只需在公式中添加“LEFT（F1,3）=‘012’”之类的语句。
　　将输入数据限制在有效范围内
　　输入的数据通常具有合理的范围，但工作表不知道数据是否超限。例如，在输入等级时，需要仅输入指定长度的数据，并且尺寸不能超过特定范围。例如，只能输入整数且小于或等于100.但如果输入213这样的分数系统，你就不会认为自己错了。您可以使用以下方法来限定条件。
　　假设D2是数据输入的起始单元格，您可以通过单击“数据”菜单下的“有效性”命令打开对话框的“设置”选项卡。在“允许”下拉列表中选择“自定义”，然后在“公式”框中输入“=AND（D2）”。