如何增强通信监控系统

随着员工工作方式的改变，创建安全的远程通信通道至关重要。这对于数据安全也很重要。通信监控系统是确保数据和网络安全的当务之急。

如今，员工越来越多地使用电子通信。在理想世界中，这些渠道的范围是明确界定的。在现实世界中，即使是最善意的员工也可能采取危及组织的行为。这就是为什么现在许多公司投资于通信监控软件。

通信监控涉及观察和研究用户之间的互动，这些用户可能是员工、供应商，甚至是客户。大多数公司这样做是为了确保公司 IP 数据或客户数据不会泄露。

通信可以采用电子邮件、聊天、语音和其他方式。员工或第三方供应商可能会故意或无意地泄露关键数据。这些工具旨在确保这种情况不会发生。

为什么需要进行通信监视

根据 2024 年电子邮件安全风险报告，电子邮件安全风险报告这些违规行为大部分发生在内部通信中。这导致公司面临数据隐私泄露和潜在违规的高风险。因此，公司使用监控来管理风险并提高透明度。通过遵守法规，公司不仅可以保护自己，还可以赢得利益相关者的信任。

其次，员工沟通渠道受许多机构和法律的管制，这些机构和法律也要求保留记录。根据管辖权和环境，公司的沟通实践也受到许多监管标准的约束。不遵守这些标准可能会导致巨额罚款和法律处罚。

因此，公司需要及时了解监管机构制定的确切命令和标准。此外，为了满足这些要求，他们需要有适当的通信监控记录。

如何增强通信监控系统

可以通过结合使用多种策略和工具来增强通信监控，以实现总体目标。其中一些是：

使用最新技术

AI 和 LLM 可以帮助改善通信监控流程，这是它们更强大的能力之一。

在选择精确的样本进行审查时，机器学习可以自动辨别相关和不相关的项目。通过使用智能审查和自动清理等功能，公司可以减少人工干预。他们还可以减少扫描的样本量，同时提高整体产出。

在这里，人工智能和机器学习将被用来越来越多地支持合规审查团队，帮助他们专注于重要的沟通。

安装升级报告机制

所使用的沟通渠道应由一个平台进行监督，以便合规经理跟踪其进度。他们还需要审查系统已经捕获的数据。

该平台应能够以仪表板和演示文稿的形式生成报告。它应将分析师提出的任何问题以及团队采取的行动通知注册负责人。

这也有助于确保合规团队能够随时学习，并节省跟踪进度和记录结果的时间。此外，拥有完善的记录流程也将使公司在审计期间更加轻松。

重新评估关键术语和词汇

监控系统应及时更新以前用于监控合规问题的单词或短语。在这种新环境下，它们可能会产生许多误报，或者可能无法捕捉到完整的情况。在此期间，公司还应考虑添加新词或替代词来应对增加的风险。

定期重新评估监测水平

最好尽早发现并解决任何新的或重大的合规问题。随着最近通信量的激增，公司可能需要更频繁地审查事情，以掌握这些问题。

随着面对面的互动越来越少，更频繁地监控以了解每日更新非常重要。如果一家公司通常进行季度或月度审核，他们可能需要更频繁地进行审核。这取决于沟通量。审核时间表不仅应显示发送和接收的信息量，还应显示新的风险。

在当今网络风险动荡的环境中，通信监控可以保护公司和资源。

在发生数据泄露的情况下，更容易完全弄清实际事件。因此，将这一活动放在首位符合公司的最佳利益。此外，许多合规部门都需要这些记录。如果没有这种透明度，公司可能会面临不利的情况。

然而，运行和维护监控系统并不容易。技术无疑在这方面有所帮助，采用正确的工具可以使这个过程变得更容易。

除此之外，公司还必须处理隐私、复杂技术和数据管理方面的担忧。通过正确的方法，公司可以建立良好的监控系统，遵守规则，洞察通信，并帮助应对潜在风险。