疫情下远程办公提升效率的几点建议

   “做自由职业者快2年了,刚开始从公司离开在家里办公的时候,很不适应,因为,到家里就想着干别的,突然有一天多出很多时间,而且没有人监督你,你自己就是自己的监督。这种时候,床就在身边,想睡觉的渴望很大。那通过什么样的方式可以快速适应呢?

1

远程办公自由了吗?

工作量减少了吗?


对不起,真正的自由就是高度的自律,而不是自己在家办公就自由了。虽然在家里办公,没有人监督,监督的唯一手段就是电子产品,自己想做什么其实真的无法限制。

可是这却不能换来所谓的自由,如果只是懒散的推迟工作,到头来狼狈的还是自己。因为虽然在家,工作量不会减少,反而增加。而有工作就是一定要做的,不做完,那也是自己的量。只会越积越多。

我们确实可以自己决定什么时候来做,特别是知识工作者更是如此,因为知识工作者的工作是无法准确衡量的,比如开发一个功能,有的人可以3,4天搞定,有的人需要一两个星期。所以有的人5天做完了。

你能说他是快还是慢呢?有可能他2天就做完了,3天做了自己的事,那怎么衡量他的工作时间呢?答案就是只能在一定的成本时间范围内衡量,这是什么意思呢?就是沟通好截止时间,只要开发人员的预估截止时间还在成本范围内,在在他的预估基础上上调%20如果还在成本范围内,就可以。

这样做有经验的开发人员会有自己的时间做自己的事,而公司方面又在成本可控范围内,当然这也是大概,无法精确衡量。可是至少公司没有损失。这种给予充分自由时间的结果就是,高效的员工变得更高效,而且核心成员的离职率也会降低。

这种高效的远程办公模式,有调查显示,效率提升15%,人员流失率减少50%。而要想达到这种状态是不容易的。

2

怎么达到呢?如果刚开始没有适应节奏,

没关系,对员工有几点建议


1,前一天晚上睡觉前或者早上起床的时候,用时间管理软件给自己定计划。把今天要做的事,按照重要程度全部列出来。假设列出了5-20条左右,先集中精力把最重要的两条完成。

可能大家都听说过2/8定律,就是你做了20%的事情就达到了80%的效果。通过集中精力完成的两件事,就相当于今天80%的工作已经完成了,其实就相当于今天完成了工作。

2,先做。尽量在一天的早上或者上午,先做工作,不要等到晚上了再去做。提前做的好处就是能提早进入工作状态。并且可以在晚上下班时做完。原本一天要通勤坐地铁或者出去吃饭的时间都省下来了。其实相当于多出了2-3个小时。

3,不要期待在家办公就可以舒舒服服的,或者就可以有很多自己玩或者休闲的时间,不要有这种不切实际的期待。在家办公只是工作地点换了,该干多少活,该完成多少工作,一个也没变。刚开始容易有这个期待。其实是错误的幻想。

3

企业方面的几点建议


1,每一个管理者做好几个月的计划,每周计划,每天计划。把工作任务通过远程办公软件发下去,并要求每一个员工回复确认。并沟通设置好阶段性截止日期。

2,在每一个关键节点上个别沟通确认结果。前期关键节点间隔时间可以设置短一点,比如,每天早上布置,晚上确认结果。工作量也要适当,不要设置期限为一天,但工作量确是2-3天的。这就不合理。

3,通过一次次关键节点的个别确认,总结出团队每一个人的远程办公能力画像。然后重点关注最优秀的和最不好的。最优秀的再团队群里树立典型,最不好的私下里好好沟通原因。其他成员也不可忽视。

4,对每一个成员的进步和付出都给予积极肯定,对不出色者私下里及时沟通调整。人力资源部门,行政部门等都可以做好锦上添花作用。比如发布疫情信息,关心员工,也确认员工的身体情况等等信息,配合政府政策。

5,要求每一个员工都事事有着落,件件有回音。要积极主动做好向上管理。做到上下沟通顺畅及时。不要质疑员工的主观能动性,要充分信任员工的可塑性和主动性,和想要自律的决心。

6,对于屡次劝勉都没有一点改变的员工,采取惩罚措施。

4

在家办公,或者远程办公,

长期来看,好处多多,做得好的话,效率也高


在家办公,如果每个成员做好了我之前提到的几点建议,效率会很高,比去公司上班更高效,而且干更多工作。也有很多时间可以自己支配。

这种在家办公的模式,也可以降低公司员工的流动性,而且甚至不需要公司租用办公场所,如果有一支高效自由办公的团队。无论对公司,对组成成员个人来说,都是一项多赢的结果。

希望大家可以享受自由办公,也希望这种模式在更多的企业实现落地。

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