秘书九段：同样的工作不同的做法

前言

年薪从4万到40万，虽然由于行业，工作地点等客观原因，这个数字可能参考性不是那么的准确。但是，我们从这两个数字，可以知道一个趋势，也反应了一个职场人成长的不同阶段。职场中，有一个非常有趣的说法，那就是“九段式秘书”。它将一个秘书职位，定义成九个不同的段位。九个段位，分别代表了不同的做事方式和理念。我认为题主的问题，可以与之对应，进而思考自己目前处于什么段位，知道下面该做什么，达到什么段位。

一段秘书:发通知

用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。

这其实就是我们所说的最普通的员工，甚至还处于实习阶段的员工的一般做法。别人让你做什么，你只会照做。这个阶段的员工，一般入职不是很久，多是一些助理和见习职位。比如助理工程师，人事助理，销售实习生等等。对他们的要求，只是将安排的事情听清楚，并且能够按照老员工，或者老板的意图照办，我们就认为满足一个基本职场人的入门要求。

“发通知”阶段的最基本的要求，就是正确理解工作的内容，不会歪曲或者让自己的工作做偏了。不会让你通知下午三点开会，你却通知说两点。

二段秘书:抓落实

二段秘书发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。

这个阶段的员工，已经有一定的结果意识，他们已经知道做任何的工作，必须看到结果。老板给你的一份薪水，不是因为你工作的过程，而是你工作产生的结果，给公司企业带来价值，经济效益，作为你工作有效性的衡量。不以结果为最终评判标准的工作，都是浮于表面，没有真正参考价值的。

落实，其实就是让自己的工作可衡量。而衡量的标准，不仅仅是自己做到满意，觉得做好了，更是让与工作相关的所有干系人对工作作出反馈。

三段秘书:重检查

三段秘书发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。

这个阶段的员工，开始具备一定的计划和风险意识。他们在工作中，不仅仅能看到工作的一个点，更能在相对全面的角度去看待自己的工作。他会开始做一些计划，知道任务的完成必须是分阶段跟踪的。不去思考任务进程，不去提早规划，只会蒙头往前冲，必然会导致很多未知的问题发生。

同时，他开始有一定的风险意识，在工作中，我们不可能永远是一帆风顺的，现实中，我们经常会碰到各种各样的问题。做为职场人，必须对你的工作做充分估计，给自己留有时间和精力上的余量，来应对突发的状况和风险。

四段秘书:勤准备

发通知，落实到人，会前通知后，确保各种会议中用到的东西是否准备充分，大到投影电脑设备，小到纸，笔，本子。

四段代表的是，你不仅仅想到领导安排的具体任务，你还会勤于去思考，通过努力去准备一些细节上的东西，使得工作做得更加出色。通过初步思考，联系到任务相关联的细节，可以避免粗心大意，而导致因小失大。你会去尽可能的去多考虑工作的细节，找出一切与工作相关的因素，将每一个因素都尽量准备好，确认好。

五段秘书:细准备

发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么?议题是什么? 议程怎么安排，然后给与会者发与这个议题相关的资料，供他们参考。提前的目的是让参会者有备而来，以便大家开会时提高效率。

你的工作就不仅仅是以应付为目的，而是能够让自己站在更加系统的高度去看待整个任务。除了知道工作表面上的任务，你还会去深挖隐含的工作内容，做到举一反三。从与自己工作内容相关的各个角度，去思考问题，并且能够付诸于行动。

善于思考你的工作，提前做好全面的准备，可以保证工作在正式实施的过程中，效率更高。

六段秘书:做记录

在会议过程中详细做好会议记录。工作的过程中，要分阶段的做好整理，做好记录。好记性不如烂笔头，做好记录，对于我们的工作来说就是做好文档，并且管理好文档。通过做文档的过程，对工作的内容进行梳理，让自己的思路更加的清晰。

文档做好了，也有利于同事之间，部门之间，甚至是与外界沟通的有效性。大家不用通过一个一个的会议，不停的沟通，达成共识。而是可以在沟通之前，大家先认真思考好自己的任务，写好文档。在合作的过程中，通过分享各自的文档，来获得更全面的认识。同时，也可以提出从自己的角度出发，看到的新的问题。

做好记录，管理好文档，也可以避免在项目的过程中，做到良好的追溯。大家可以通过查找以前的记录和文档，帮助自己做好现有的工作。经验的积累不仅仅是依赖于每个人自己的经历，也可以通过查找过往的记录，知识经验总结来得到提高。

通过以前的文档和记录，也可以做到随时跟踪自己的工作完成情况。同时也确保部门之间，合作之间发生争执的时候，将精力过份浪费在对以前的回忆之上。

七段秘书:发记录

会后整理好会议记录(录音)给总经理，然后请示总经理会议内容没有问题后，是否发给参加会议的人员，或者其他人员，要求他们按照执行。发记录的过程，也是对任务进一步梳理的过程，不然记录了，但是仅仅建立在自己的理解上，那么必然是无法让其得到真正的贯彻实施。

通过发记录，可以确保每个人真正知道自己的责任和任务。发记录也是一种使得每个人作出承诺的过程，只有让每个人作出真正的承诺，才能让执行的过程无阻碍，执行之后无异议。发记录还可以让每个人了解其他人的工作，做到任务透明，给互相合作提供基础。

发记录，同时让上级知道每个人的责任。一方面，是可以争取到上级的支持。另一方面，也是通过借助上级的权威，通过这种方式，让每个人得到有效的管理和监督。

八段秘书:定责任

将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，以纪要为执行文件，监督，检查执行人的过程结果和最终结果，定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。

企业内，针对每一个员工，做到权责明确是确保工作能够顺利开展的重要标准。当每个人对自己的任务不清楚，责任不清晰，就容易导致互相推诿，甚至将精力浪费在无谓的争吵之上。责任定清楚，尽量确保任务的透明化，让每个人都能有责任意识。通过跟踪每个人的工作，让所有成员做到心中有数。比如：

1，每个人应该做什么工作？

2，工作应该做得多好？有什么衡量的标准？

3，什么时候应该完成这些工作？是否有所延误，是否要做调整，是否应该做相应的调整。

他不仅仅能够管理好横向的每个同事的绩效，也能够积极的做向上管理。他会去跟自己的上司进行主动有效沟通，确保自己上级随时了解自己工作的状态。同时，通过积极向上管理，去管理好上司的需求，也同时善于利用上级的力量，来帮助自己更好的完成工作。

九段秘书:做流程

把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，复制优秀团队，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！

流程是以前良好经验的总结，它能确保工作做到有据可依。通过流程，也能更好的让每个人的责任得以明确。做事按流程，可以使得各个职能部门做到真正的“各司其职”，分工细化，有利于提高各自的效率。

按照流程，工作任务的完成，才不会陷入“因人而异”的问题。书面化流程，工作中严格按照流程开展工作，确定责任人并且定期进行评估。通过这样的方式，从流程到好的结果，好的绩效。再通过结果进行反馈，不断的完善和提高流程的可执行性，使得整个工作形成良性循环。

流程的实质就是通过精细化的管理，提高工作任务的受控程度，进而提高和优化工作效率。流程中的各个节点和阶段都是由相应的团队成员负责，制定流程，也可以极大提高每位成员工作的可控性，从而使得每个团队成员的能力得到提高。

参考文档

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