做好这两项，就能提高工作效率！

是不是还在纠结用什么工具来记录所有的todo list

是不是有些工作一下子过了deadline，而根据忘了个干净，

是不是遗漏了很多邮件中的待办事项，

是不是有些邮件又找不着了，

是不是沉没在各种邮件中无法自拔，

开始工作，才发现工作远远比读书要复杂的多，知识点不是仅仅只需要在书里翻翻就能找到了。而工作，项目一个接着一个，杂事一个接着一个，有时候同时来了好几个项目，根本不知道先处理哪个好。

做好计划以及邮件分类，就能节约很多反复查找回忆的时间，提高效率。

Todo List

• 周计划
• 日计划

工具：这个其实大家都会有自己个人的习惯，对于工作来说，我还是比较推荐OneNote，之前也有写过OneNote如何使用的，这里不展开说，感兴趣的可以点击查看。

框架：

1.简单周计划管理

@-deadline-detail：不确定是不是再《每天节约两小时》里看到的，平时使用这个就足够了。

@：记录相关资料，比如联系人的电话啊邮箱啊

deadline：记录事项对应的截止日期，或者没有截止日期，也可以使用todo、inprocess等来标注，就不需要每次做事都得从上往下看了。

detail：记录工作详情，以及子项

2. 复杂事项月/周管理

四象限：重要-紧急，做长远计划或者复杂的事项管理的时候，就可以用上。

邮件处理

工具：邮件系统outlook

框架：

理论：看板管理

1. 先将邮件按发件人分成几个大类，比如同事/合作伙伴等（基础设置，这里不展开）

2. 查看邮件的时候，点击快捷键，自动将邮件归到相应的文件夹里，并打上相关标签

   • Todo：如果邮件需要下一步处理，就点击“Todo”快捷键，邮件自动到了“JustWork”文件夹里，并打上了“Todo”标签

   • In Process：当邮件事项开始处理中，需要等待反馈时，就标注为“In Process”

   • Pending：如果邮件事项长久“pending”，就让它归为“Pending”，这样就不需要时刻的去检查它了

   • Backlog：如果是积压的邮件事项，就把它归在“backlog“里

   • Backup：如果邮件里的内容比较重要，以后可能会用到，就归为“Backup”里

   • Review：如果邮件需要之后再回顾反思，则点击快捷键到“Review”中

   • Done：当邮件相关事项已经完成，则点击“Done”，邮件自动打上“Done”标签，并进入“Done”文件夹

   

3. 建立重要项目的文件夹，按项目建立子项，邮件与其相关，就将相关邮件拖入其中

设置快捷键

设置快捷键如图，使用的时候，只需点击，邮件自动归到相关文件夹里并打上标签

步骤一：设置分类，点击”分类-所有类别“，设置相关的标签，最好将快速步骤和分类的颜色设置的一样，这样在文件夹里，就可以清晰的分辨出来

步骤二：点击快速步骤的小标，点击“新建”，增加新的快速步骤

步骤三：点击编辑快速步骤，修改图表+名称+操作

完成！

如果邮件和计划相关时，还可以直接将邮件内容一键推送到OneNote；outlook里的会议也可以直接用OneNote写会议纪要。

用什么工具不重要，重要的是你怎么使用它。不断学习，用高阶简洁的思考模型删繁就简，不断简化优化工作，提高工作效率。

使用的工具

• Outlook
• Onenote

生活追求简单，工作也是。拒绝陷入冗杂无章的杂事堆中。