项目管理中的文件管理 已达到 完成文件编制
简介:不能充分编制文件的项目团队对自己的项目所知甚少,就会承受更大的风险。此外,如果你缺乏数据,就很少有机会影响项目进行必要的变动,因为你的提议和协商没有赖以支撑的足够事实。
细致的项目文件让你具备确认项目计划的基础。
本步骤的最终目的是设立并记录项目计划,使之符合项目目标并切实可行。
项目文件分为三类:定义文件、规划文件和阶段性项目沟通文件。
1、定义文件通常是最早编制的,它们包括高层项目评审、范围陈述、
项目建议书、项目资助、人员配备和组织信息以及项目方法。
2、规划文件,比如项目工作细分结构和项目资源计划,
也在项目的最早阶段编制,并在整个项目过程中,随着变动的批准和新信息的出现而不断得到补充。
3、阶段性项目沟通文件是在整个项目过程中积累起来的,
它们包括状态报告、会议记录以及项目回顾。
备注:项目文件具备统一、易读的格式才最有用,因此,你应该采取适当的格式并持之以恒。要找到专人负责文件的创建、保存和分发,确定如何及何时可以并应该改动文件。
文件的目的:
只有当需要文件的人员随时可接触到文件,文件才有价值。
在网上存储文件(附加适当的访问安全控制)是确保所有团队成员能接触并依靠相同信息开展工作的有效途径。
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