Word 操作攻略

Word 排版，其实是一件很惬意的事情。不管上级提出了如何刁钻的要求，我们都应当能够轻松地应对（除非上级脑子有洞）。如果你不这么认为，那么或许你还没有找到要领。本文尤其适合以下人群细心研读：如果你遇到以下情况，处理方式和旁边的表述相似，那么是时候提高一下自己操作 Word 这款软件的能力了。

• 给一段文字加一个标题？（另起一行写标题，然后修改字体、字号、样式等
• 跳过当前页剩下的空行，在新的一页继续写作？（连续敲击 Enter 键，直到切换至下一页为止
• 给标题添加序号？（手动输入 1.，2.，2.1，2.1.1……
• 根据文章中的标题文字制作目录？（手动制作
• 长篇的文章怎样才能快速找到某一章节？（搜索功能
• 怎样导出 PDF 文件同时带有导航栏？（不知道
• 怎样制作样式不同或位置不同的页码？（手动输入？
• 一篇文档中存在双语混输，如何批量修改全文的某一种语言的字体？（不知道

关于这个系列（如果真的还会有后文的话），我想说的有很多，可是却完全不知道从何说起。

日常生活中，时常能够看到身边的人还在使用笨拙的方法来排版自己的文档。这让我感觉到无比痛心。现在早已不是刚进入 21 世纪，而大多数人却完全没有意识到软件是为人服务的，而不是只提供有限的功能来让用户捉襟见肘、手忙脚乱的。

有些看似复杂的工作，真正会用软件的人，10 分钟就能够完成任务，可是新手们（或许你已经打了好多年的字，但是如果你不会灵活运用 Word，那么你仍然只能是一个新手）却完全不得要领，只能采用笨拙的方法来尝试达到效果，或者应该换一个词——妥协。而且新手们往往很快就会发现，或许一次妥协确实达到了效果，但是紧接着就会出现新的问题，导致之前的工作功亏一篑，比如标题位置的变化，比如页码需要更新，比如需要在中间插入其他的章节，导致后续标题序号变化，比如希望统一改变全文的字体……

如果你觉得前文出现多次某个词汇冒犯到了自己，那么请阅读本文，然后挑出所有你认为不对的地方，并反击回来。如果你说的很有道理，那么我会立刻虚心改正。事实上，这种事情是完全可能发生的，因为笔者也只是一个在使用 Word 过程中加入了一些自己的思考的普通用户，随时都可能会有真正的高手，面对同样的问题，拥有比我好得多的方法。我期待着类似的打脸，这对于大家来说，都将是一次有意义的学习。

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进入正题：样式

「样式」便是今天的重中之重。这个功能究竟有什么用呢？请先把它当作一个简易的「格式刷」吧。在写文章的时候，如果想把一行字设置为大标题，那么就选中这一行字（其实只将光标移动到这一行就够了），然后在样式栏中选择「标题 1」即可。这是一个很简单的操作，相信每一个人都能熟练掌握。

假设说我们现在要做的事情是把滕王阁序（滕王阁序）_百度百科里面的内容摘抄到 Word 文档中。那么，借助样式栏，我们就可以很快誊写好全文的内容，如下（局部截图）：

上文总共出现了五种样式，分别是：

1. 标题
2. 标题 1
3. 标题 2
4. 标题 3
5. 正文

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你可能会想：好吧，我承认，这是一个便捷的格式刷。但是这样做究竟有什么样的必要呢？这个样式可能根本不符合我的需求啊。比如：

1. 我想让标题的字体更大一些，而且换成楷体；
2. 把标题 1 2 3 的字体颜色设定成深蓝色；
3. 在标题 1 2 3 前面添加诸如“1”，“1.1”，“1.1.1”的序号；
4. 在标题 1 下方添加下划线；
5. 让每个标题 1 都从新的一页顶端开始；
6. ……

有没有办法呢？答案自然是肯定的。还是在样式栏，选择想要编辑的样式，然后单击右键，选择修改：

让标题字更大一些，然后换成楷体？那就在弹出的窗口设置即可。

修改前：

P.S. 注意红框所在行最右侧的下拉选单，可以针对文章中的中文以及西文分别设置对应的字体。

修改后：

效果：

变成了

可是，这有什么用呢？只有区区标题四个字，我何必费心打开这么一个窗口进行一番操作呢？很明显，下面这个界面我更熟悉啊！

那么问题来了：如果文章中有不止一处使用了这种样式，就比如文章中有好几个标题 1，或者文章中有很多分散的正文，而此时你的任务是批量修改它们的字体，该怎么做呢？这时，一处一处地修改，即便是使用格式刷，也注定是笨拙的方式。正确的方式自然是在样式栏进行设置。

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我们现在的任务，是给标题 1 ①改成深蓝色，②添加下划线，③然后从新的一页开始。

改成深蓝色：

添加下划线：

右下角：

那么，为什么不是用这个呢？

自己试试就知道啦。（提示：下划线与文字之间的距离；下划线的宽度与文字的关系；是否可以改为其他样式，如双下划线等）

段前换页：

P.S. 你可能会发现中文版的样式里，标题左侧有一个小黑点。其实这个小黑点在打印（包括导出 PDF）的时候是不会显示的。但是如果你看着觉得不爽，可以在这里取消勾选与下段同页以及段中不分页，然后小黑点就显示了（笔者对此并不是很理解，但是勾选与否似乎并没有什么其他的影响。欢迎指出您的不同意见）。

效果：

好了，我们来看看效果吧。

怎么样，还满意吧？

下次，如果想让一个标题出现在新的一页，请千万不要再这样做啦（回车键已坏）：

最起码也要这样做：

或这样（两种方法是完全等效的）：

（这个分隔符也是有很大的学问的。以后如果有机会，我们再进行深入讨论）

借助同样的操作方法，我们也可以轻易地修改标题 2 3 的样式，在此不做赘述。

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下一项任务是，给标题 1 2 3 添加序号。

在开始的多级列表中选择定义新的多级列表：

点击左下角的更多：

然后在右侧选择将级别链接到样式：

另外，

这里面还有更多的内容供你探索。

同理，我们设置级别 2 3，之后我们会得到这样的概览：

（这里，我取消了所有序号的缩进）

最终效果：

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好吧，我终于开始承认，这个功能确实比我手动一个一个修改要方便多了。那请问这样做除了能够批量修改全文的格式，还有别的什么好处，从而让我更加有动力去学习这个技巧吗？有的！

导航窗格：

除了可以点击来进行导航，你甚至可以在这里直接用鼠标拖动标题，修改其在文章中的位置。标题下方的正文也会跟着移动的！

添加智能目录：

这个目录导出 PDF 之后当然依旧是有效的，但需要注意，在导出的选项中要进行相关设置。

在 PDF 中（Adobe Arcobat Reader DC）：

还有更多功能等待你的探索！

快速从 Word 文档建立 PPT 文档

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今天的这一期，我们就先说这么多吧。如果你之前不知道这些技巧的话，那么下次打开 Word 第一件该做的事情是什么，你明白了吗？