How to design an e-government system

  电子政务，就是政府机构应用现代信息和通信技术，将管理和服务通过网络技术进行集成，在因特网上实现政府组织结构和工作流程的优化重组，超越时间和空间及部门之间的分隔限制，向社会提供优质和全方位的、规范而透明的、符合国际水准的管理和服务。

  电子政务是必须借助于电子信息化硬件系统、数字网络技术和相关软件技术的综合服务系统。硬件部分包括内部局域网、因特网、系统通信系统和专用线路等。软件部分包括大型数据库管理系统、信息传输平台、权限管理平台、文件形成和审批上传系统、新闻发布系统、服务管理系统、政策法规发布系统、用户服务和管理系统、人事及档案管理系统、福利及住房公积金管理系统等。

  一个功能完善的电子政务系统，最基本也是最核心的功能之一就是权限控制。通过权限控制，可以赋予不同的用户不同的操作权限和不同的显示界面，通过这些界面相应的人员可以自由地操作自己的功能。

  电子政务系统的另一个基本功能就是工单处理。它一般是由计划部门或者生产部门开立，通知车间、采购、仓库、财务等相关部门。工单主要说明某产品某次生产的计划数据、实际数目、资源消耗等信息，最后由财务将所有该工单下发生的费用统计起来就好算成本了。这样以来，通过系统自动生成的报表功能，可以节省大量的费用和时间计算过程，从而变相地的提高了工作效率。

  流程审批可以说是电子政务系统中使用最频繁的功能之一，在没有电子政务系统之前，每一个相关的人都需要召集到会议室中一起通知或者使用电话进行通知，这样做的弊端就是需要各个关的人都要到场或者都要通知才行，缺少了关键环节可能让一个工作流程停滞不前，而电子政务系统一般结合短消息和电子邮件双重通知相关人员。即使相关人员不在现场的情况下，也可以发起该流程，相关人员在收到电子邮件之后，可以第一时间进行确认和批复，这些批复信息同样可以通过电子邮件通知相关人员。这样以来，时间和空间的限制都大大减少了，从而提高了工作效率。