博科商务智能系统在集中财政管理中的应用

刚刚迈进新世纪的前后两年间，在全国各地的各级行政单位和由财政拔款的事业单位，陆续在进行一项集中财政信息化管理建设，这种集中财政管理是按部门、按行业将所属行政事业单位的账务核算通过集中的结算中心统一管理，从而在制度上避免“帐外账”、资金“黑匣子”等现象，并实现资金的集中收付，有效提高拔款资金的使用效率。这项建设借助于信息化工具提供技术上的支持，这是我国政府信息化建设的第一次重大工程，随后也有了电子政务的逐步启动、推广。经过数年的集中数据的积累，新的问题也逐渐显露出来。

一、数据集中管理的新问题

目前大部分的行政、事业机构的结算中心，其集中财政管理中的“集中”只是组织机构的“集中”、工作人员办公现场的“集中”、数据在结算中心服务器上物理地址存放上的“集中”，但在业务关联上，各单位仍然是在各自的数据库中独立处理，并没有横向的数据关系，输出的账务成果，如基本报表、分析指标等也是各自独立的。在这种“物理集中”状况下，若是要进行数据的汇总、合并，分析的横向对比、综合指标等，则需在各自输出的报表基础上再进行数据的加工，而随着政府对各行业、领域的经济数据提取的时间的及时性要求越来越高，这种数据的加工的工作量也越来越大，而目前这种数据再加工的过程是“半自动化”的，大多数是通过一些报表录入软件再次将集中帐务系统中输出的报表数据进行汇总、分析。

如何实现集中财政数据的二次“自动化”处理，真正实现数据在逻辑上的集中管理，是上述这种应用需求者所关心的，而近年在国内逐步兴起的BI（商务智能）解决方案为此提供了思路。以下就以某市教育局系统为案例，阐述集中财政管理中实现数据在逻辑上集中管理的博科BI解决方案。该方案所体现的思路同样可在其他进行集中财政管理的领域中应用，如卫生局系统、财政局系统等。

二、案例：某机构的现状

某市教育结算中心是该市教育局集中财政管理的专门机构，在数年前，由原来的下属学校等单位自行独立进行帐务处理的模式，转变为由结算中心集中进行帐务处理，并实现资金集中收付。

目前集中的信息化财务管理工具是使用某网络版财务软件，有近130个账套数据库，分别管理该教育局所管辖的近130个单位的财务核算，分散存放在一个局域网内的多台客户端机器上，由多名工作人中分工进行多个单位的日常财务处理。

根据主管部门的要求，每个单位需输出上报的报表众多，包括：每月由财务软件输出报表10余张、每季度需录入上报上级单位的教育系统报表10余张、每季度需录入上报市财政局的财政报表20余张、年底需录入上报国资委的报表数张等，报表编辑及上报的数量合计达数千张。各报表数据有相当部分是重复的，且有60%的数据可以在财务软件中自动输出，但因上报对口部门不同，都需要在各报表录入软件中录入。特别是在年底，要花费一个多月的时间几十位工作人员来完成。

在该市教育结算中心的现有模式下，主要问题集中在：

l         从财务系统自动输出的报表数据不能完全满足上报的要求，另需填入非财务数据；

l         许多能从财务系统中输出的数据需要在各报表系统中重复录入，数据共享；

l         报表编辑工作量大、周期长、人工校对易出错，简单重复性高；

l         分析总结工作无瑕顾及。

三、数据聚合的需求

针对现有状况，博科公司的咨询顾问与该教育结算中心的信息人员共同提出的目标是：应用博科BI系统的数据仓库聚合各个异构的数据源，通过定义的数据聚合规则，自动输出所需上报的报表数据，并在此基础上定义并分析指标参数，输出分析结果。实现从繁锁的基础数据加工中解脱出来，提升结算中心的数据分析职能。

总结的需求要点是：

l         将财务软件中能通过公式取数得到的数据，通过博科BI的数据转换抽取该数据源中相关数据存储在数据仓库中；

l         对不能通过公式取数得到的但仍需在各报表软件重复存在的数据，通过外部的一个录入端口（如EXCEL报表中），重复数据只一次录入保存后，通过博科BI的数据转换抽取该数据源中的数据存储在数据仓库中；

l         通过博科BI系统的接口，将数据仓库中的数据自动转入至教育报表系统、财政报表系统、国资委报表系统的相应项目中；

l         自动对已生成的各个单位的报表数据进行汇总，形成各个报表项目的汇总数据。

l         在及时完成编辑、上报报表的基础的，通过定义的指标分析项目，由数据仓库自动输出各单位的分析报表、全系统的指标分析报表，并配于丰富的分析图表形式。

四、博科BI解决方案

4.1、数据转换关系

采用博科BI系统及并提供二次开发转换接口，制定了如下数据转换关系：

 

 

其中蓝色部分是博科BI系统，灰色部分是外部系统，红色部分是博科BI系统与外部系统间的数据转换接口。

4.2、数据转换流程

l         抽取报表项目

根据三大报表系统中定义的报表项目，通过“报表项目抽取”导出为博科BI的数据采集模块可以识别的数据文件，将该文件导入到博科BI的数据采集模块中，在数据采集模块中为每个报表项目定义公式，包括财务取数公式和外部报表取数公式两类；

l         抽取账务数据

通过“转换接口”抽取来源于财务软件数据库的数据，导入到博科BI的数据仓库中，在博科BI系统的报表项目中通过已定义的财务取数公式取得数据；

l         抽取外部报表数据

在外部报表（如EXCEL报表）中定义报表模板，录入非财务数据，并可打印、存档，通过“转换接口”抽取来源于该外部报表的数据，导入到博科BI的数据仓库中，在博科BI系统的报表项目中通过已定义的外部报表取数公式取得数据；

l         导出报表数据

在博科BI的数据采集模块中已生成的报表项目数据，通过“转换接口”导出三大报表系统可以识别的数据文件，传输至三大报表系统，并在三大报表系统中进行验证、汇总等处理；

l         分析数据的生成

在博科BI系统中建立分析模型，对抽取的来源不同的数据进行清洗、装载，存入数据仓库，形成具有一定组织规律的数据聚合，这时数据变为信息，然后应用OLAP工具和数据挖掘工具对信息进行处理，这时信息变为辅助决策的知识，最后将知识通过前台展示工具呈现于用户面前，为用户提供决策支持。

五、实施后的效果

l         提高了报表上报的及时性。

编辑、上报报表的时间，特别的年底编辑报表的时间由原来的几十位工作人员一个多月缩短为数名工作人员3至5天。

l         提高了数据的准确性

在原来的报表编辑的方式下，除了数据在取数、录入时可能产生人为错误外，各不同报表的相同数据内容之间的一致性检查耗费大量时间，且在数据汇总后还要校对数据的正确性，也耗费大量时间。在实施BI后，只要编辑报表时数据没有人为造成的错误，则在数据转换和导入/导出后所生成的上报报表一定是与数据源一致的，数据的准确性大大提高。

l         数据分析更快捷、灵活

在原有模式下，几乎没有时间做及时分析，且分析时要整理数据又是一耗费大量时间的工作，通过实施BI系统，数据产生后可直接、及时且灵活地对各项收入、支出、费用等项目做对比分析、趋势变化分析、汇总分析等。

部分分析图表：

 

专用基金结构图

 

 

事业支出结构表

 

 

事业支出趋势图

 

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关于作者邬建荣：

现任上海博科资讯股份有限公司BI高级咨询顾问，负责博科BI产品的咨询服务、项目实施管理等工作，此前曾从事ERP的咨询、实施管理和产品市场工作，在企业管理信息化领域有7年的项目实践经验。在国内主要的IT、咨询等媒体上发表过多篇观点独特、思路新颖的文章。