企业使用合同档案管理系统软件有什么好处

使用合同档案管理系统软件可以带来以下好处:
1. 提高效率:合同管理软件可以自动化合同流程,包括创建、审批、签署和归档等。通过自动化,可以节省大量时间和精力,提高工作效率。
2. 降低风险:玖拓档案合同管理软件可以帮助企业遵守合同审批流程、合规规定和法律要求,减少合同管理过程中的错误和风险。同时,合同档案也更容易被找到和检索,避免了合同丢失或过期的风险。
3. 简化合同跟踪:合同管理软件可以跟踪合同的状态和进度,提醒相关人员及时处理合同事务,确保合同按时执行和续约,避免漏掉重要的合同信息。


4. 提供数据分析和报告功能:玖拓智能合同档案管理系统软件可以生成合同数据的报告和分析,帮助企业了解合同状况、合同金额、合同类型等信息,并根据这些数据进行决策和规划。
5. 提高合作伙伴关系:合同管理软件可以提供合作伙伴和供应商的合同信息,帮助企业和合作伙伴保持良好的沟通和合作关系。同时,软件还可以提醒合同续签和重新谈判的时间,确保与合作伙伴之间的合同始终有效。
总而言之,使用玖拓合同档案管理系统软件可以提高效率、降低风险、简化合同跟踪、提供数据分析和报告功能,以及促进合作伙伴关系发展。这些好处可以帮助企业更好地管理合同,并提升业务运营的效率和质量。

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一、系统 系统角色: 普通员工, 管理级员工(法务,经理,用印管理员), 系统管理员。 1、系统基本信息:由系统管理员对新员工进行注册,员工可对修改自己账号的密码。 后台:(系统管理员):注册 (检索/添加/修改/删除):员工号,姓名,性别,电话,邮箱,所属区域,部门,账号(账号为手机号),初始密码,权限级别。 前台(全体):用户登录、修改密码、上传头像等基本操作。 2、合同拟稿管理:提供合同模板内容,模板含有业务类、租赁类、其他类三类。 前台(普通员工):选择选择已提供的合同模板。可以进行检索、查看、使用、下载。 后台(管理级员工/系统管理员):可以对合同模板进行检索、查看、上传、删除、修改。 3、合同审批功能:提交新签合同合同变更、借阅等事项提出审批 前台(所有权限): ①.可以对新签合同合同变更进行添加、删除、修改、查看审批、打印导出审批流等(每个审批编有唯一的审批编号); (检索/添加/查看)审批编号,部门,经办人,日期,文件名称,合同类型,文件份数,加盖何种印章,备注。 ②.对已签约合同向管理方发出借阅审批申请; (检索/添加/查看)审批编号,部门,经办人,签约日期,合同标题,合作方名称,合同类型,借阅份数,备注。 后台(管理级员工/系统管理员):对已提交的审批列表可以进行检索、查看。 4、合同审核功能:合同审批流程中的审核人对合同流程进行审核 前台(普通员工):合同审核分为“未查看、正在处理、已处理(未准、已准)”三个状态列表 法务,经理,用印管理员都没查看,审批处理“未查看”状态; 法务,经理,用印管理员部分审核,流程未处理完,审批处理“正在处理”状态; 法务,经理,用印管理员都以审核,审批处理“已处理”状态,点进审批,可以查看”未准”或是”已准”; 后台(管理级员工):对审批进行审核(审核流程需经过:法务,经理,用印管理员都需依次审核通过),管理及员工都可进行评论,上传附件等操作。 5、合同归档功能:管理方通过合同签约年份等不同进行有序整理、编号、归档。 后台(管理级员工):查看已归档合同。列表先分年份,再归档。 检索可依据合作方名称,可依据合同编号,可依据审批编号,可依据档案编号查; (检索/添加/删除/查看) 合同类型,签约日期,截止日期,审批编号,合同编号, 合同标题,甲方名称,门店名称,省份,城市,原件签约人,合同移交人,归档份数,档案编号,附件,备注 (其中档案编号由系统直接给出,管理级员工不可更改,19年合同档案编号为190000001起,20年合同档案编号为200000001起,每归档一份,档案编号数值依次+1)

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