一、系统
系统角色: 普通员工,
管理级员工(法务,经理,用印管理员),
系统管理员。
1、系统基本信息:由系统管理员对新员工进行注册,员工可对修改自己账号的密码。
后台:(系统管理员):注册
(检索/添加/修改/删除):员工号,姓名,性别,电话,邮箱,所属区域,部门,账号(账号为手机号),初始密码,权限级别。
前台(全体):用户登录、修改密码、上传头像等基本操作。
2、合同拟稿管理:提供合同模板内容,模板含有业务类、租赁类、其他类三类。
前台(普通员工):选择选择已提供的合同模板。可以进行检索、查看、使用、下载。
后台(管理级员工/系统管理员):可以对合同模板进行检索、查看、上传、删除、修改。
3、合同审批功能:提交新签合同、合同变更、借阅等事项提出审批
前台(所有权限):
①.可以对新签合同、合同变更进行添加、删除、修改、查看审批、打印导出审批流等(每个审批编有唯一的审批编号);
(检索/添加/查看)审批编号,部门,经办人,日期,文件名称,合同类型,文件份数,加盖何种印章,备注。
②.对已签约合同向管理方发出借阅审批申请;
(检索/添加/查看)审批编号,部门,经办人,签约日期,合同标题,合作方名称,合同类型,借阅份数,备注。
后台(管理级员工/系统管理员):对已提交的审批列表可以进行检索、查看。
4、合同审核功能:合同审批流程中的审核人对合同流程进行审核
前台(普通员工):合同审核分为“未查看、正在处理、已处理(未准、已准)”三个状态列表
法务,经理,用印管理员都没查看,审批处理“未查看”状态;
法务,经理,用印管理员部分审核,流程未处理完,审批处理“正在处理”状态;
法务,经理,用印管理员都以审核,审批处理“已处理”状态,点进审批,可以查看”未准”或是”已准”;
后台(管理级员工):对审批进行审核(审核流程需经过:法务,经理,用印管理员都需依次审核通过),管理及员工都可进行评论,上传附件等操作。
5、合同归档功能:管理方通过合同签约年份等不同进行有序整理、编号、归档。
后台(管理级员工):查看已归档合同。列表先分年份,再归档。
检索可依据合作方名称,可依据合同编号,可依据审批编号,可依据档案编号查;
(检索/添加/删除/查看)
合同类型,签约日期,截止日期,审批编号,合同编号, 合同标题,甲方名称,门店名称,省份,城市,原件签约人,合同移交人,归档份数,档案编号,附件,备注
(其中档案编号由系统直接给出,管理级员工不可更改,19年合同档案编号为190000001起,20年合同档案编号为200000001起,每归档一份,档案编号数值依次+1)