"今天上午,学生时代的朋友突然来访,所以我去跟他一起吃午饭,他跟我聊到了再就业的事情。因此,我浪费了将近两个小时的时间。"
"我花了很多时间在修改新产品的说明上,今天又要加班了。对了对了,我还得查看一下邮件……"
但是,在我看来,这是他自作自受,自己勒自己的脖子。因为K科长只不过是自己给自己添忙罢了。是他自己在不知不觉中浪费了时间。
这到底是怎么回事呢,其实我们只要将这些事情归纳成一个"时间损耗划分表单",就立刻能看到问题所在了。首先,我们要回忆一下自己最近一周的日程安排,我们从记录每天的日程做起。这里面也包括不速之客、计划外的安排,所以如果您使用Outlook等工具,可以在当初制定的计划的基础上,打上改期之后的日程安排,并将其打印出来。
接着,我们便可以在此基础上,看看它属于以下4种情况的哪一种。
① 本不应该插进来的事情
② 本可以汇总的事情
③ 本可以委托他人做的事情
④ 本可以通过与人商量简化的事情
我按顺序来说明一下吧。
①中的"本不应该插进来的事情",指本可以根据自己的判断排除掉的安排。以K科长为例来说的话,学生时代的友人来与之商量再就业的事情,结果浪费了将近两小时的时间一事,便属于这种情况。但是,我认为,如果事先确认一下有何事,说一句"能不能日后再详谈",这两个小时的时间就可以大幅缩短,甚至是变成零。
②中的"本可以汇总的事情",是指本可以根据自己的判断压缩的事情。查看邮件等事情便是很好的例子,利用被打乱了的时间去做这种事情,就会浪费时间。如果能事先确定好早上、下午或傍晚查看邮件,便可以节约百分之二十到三十的时间。
③中的"本可以委托他人做的事情",是指本可以拜托他人帮忙做的事情,以K科长为例来说的话,修改新产品说明书上所要记载的说明而花费了很多时间一事,便属于这种情况。这些事情只要交给部下或后辈人去做,花费的时间就会大幅缩短,或是变成零。
④中的"本可以通过与人商量简化的事情",是指通过与人商量,来省掉等待或行路等时间,从而缩短浪费的时间。
总之,如果我们能将过去的时间损耗作为一种数据捕捉到,并分析其属于这四种情况中的哪一种,然后记录到一张A4纸上,今后再遇到类似的情况时,就可以将其作为一种参考,应对方法自然也就明了了。
/*
① 非常重要,且必须马上做的事情
② 不太重要,但必须马上做的事情
③ 非常重要,但无须马上做的事情
④ 不太重要,也无须马上做的事情
*/
我要推荐一个一页A4纸的"简要流程图"。说起来,它的使用方法也非常简单。首先是划分部门。部门数在五个左右比较合适。因为正如我多次强调的那样,人一次只能处理、理解五件左右的事情。因此,如果部门较多的话,我建议大家将部门结构从科合并为部,再从部合并为总部等单位。
其次便是符号问题了,我推荐的"简要流程图"仅使用"长方形"、"↓(箭头)"和"文档符"三种。
"长方形"中填写相应部门的主体业务,"↓"用来表示部门之间的关系,也就是说,在工作程序从一个部门转移到下一个部门的时候使用,"文档符"中填写在这个过程中产生的输出文档(站在下一个部门的角度来看的话,就是输入文档)。
/
我刚刚入职软银的时候,接到了某个上司下达的任务:我想在日本推广这项业务,你帮我调查一下是否有这方面的需求。
日本的市场与那个国家的不同,我调查后得出的结论是"在日本,这项业务也许能被孩子们接受,但如果是面向成年人的,情况似乎有些严峻"。
但是,上司却逼问说:"这项业务是面向成年人开发的。为什么成年人不能接受,你明确地说明一下原因。"
当时,我做了很深刻的反省。因为我认为"我做出的'成年人无法接受这项业务'的结论缺乏佐证调查,那只是我的设想。我应该分别调查各个年龄段的人对这项业务的需求,在积累了逻辑的基础上,提出一个报告。"
于是,立足于以上想法,我再次提出了报告,并顺利地结束了这件事。我希望通过这个失败经验谈,告诉大家向客户或上司提出报告、简报、计划书等文件的时候,必须有逻辑上的说服力。
总之,如果对方追问"这是什么意思"、"这个结论是如何得出来的"时,我希望大家能够果断地做出回答。