Powerpoint的使用技巧
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华中农业大学图书馆
* 保护你的PowerPoint演示文稿
* 重复上一动作(F4键)
* 更改 Undo 的次数
* 幻灯片自动更新日期与时间
* 让文字闪烁不停
* 计算字数、段落
* 放映时指定跳到某张幻灯片
* 放映时进到下一张幻灯片
* 放映时退到上一张幻灯片
* 终止幻灯片放映
* 放映时鼠标指针的隐藏与显现
* 在播放的PPT中使用画笔标记
* 控制放映时白屏或黑屏
* 窗口播放模式
* 在“幻灯片浏览视图”中检查切换方式
* 人工设置幻灯片放映时间间距
* 幻灯片上做标记
* 利用PowerPoint上网
* 播放多种音视频文件
* 插入Flash影片
* 将Word文件快速转换为Powerpoint文稿
* 让PowerPoint文档中的数据图表动起来
1.保护你的PowerPoint演示文稿
在¡°工具¡±菜单上,单击¡°选项¡±,再单击
¡°安全性¡±选项卡,根据你保护文档不被查看或是
不被更改的要求,把密码键入¡°打开权限密码¡±或
¡°修改权限密码"框中,单击"确定"。
例如,将一些文字设置为粗体,然后再选择另外一些文字,按一下F4键,这些字也变成了粗体。
3.更改 Undo 的次数
一般 PowerPoint 可以撤消的操作数的默认值是 20 次。
点击菜单 “工具”/“选项”/“编辑”/“最多可取消操作数”,即可更改。
注:最高限制次数为150次。此数值越大占用系统资源越多,这是很简单的道理。
4.幻灯片自动更新日期与时间
如果想实现自动更新日期与时间,可以进行下
述操作:单击“视图→页眉与页脚”命令,在打开的对
话框中选择"幻灯片",选中"日期与时间",选择“
自动更新“,则每次打开文件,系统会自动更新日
期与时间。
5.让文字闪烁不停
在PowerPoint中可以利用“自定义动画”来制
作闪烁文字,但无论选择“慢速”、“中速”还是
“快速”,文字都是一闪而过,无法让文字连续闪
烁。
其实在这种情况下,我们只需要按照下例步骤做,就可
以实现连续闪烁:
选中要闪烁的文字,单击鼠标右键选择“自定义动画
(M)…”命令,在出现的“自定义动画”中单击“添加效果”
命令,如下图所示:
依次单击“强调”--“闪烁”命令;
6.计算字数、段落
Powerpoint 能否像 Word 那样计算字数呢?可以,不过形式略有不同。执行“文件”/“属性”/“统计信息”,即会列出所有文件的字数、段落等信息。在“摘要信息”标签下还有标题、主题等信息。
7.放映时指定跳到某张幻灯片
如果在放映过程中需要临时跳到某一张,如果你记得那是第几张,例如是第6张,那么很简单,键入“6”然后回车,就会跳到第 6 张幻灯片。或者按鼠标右键,选择“定位”。
8.放映时进到下一张幻灯片
进到下一张幻灯片:
N、Enter、PageDown、
右箭头、下箭头、空格键(或单击鼠标)
9.放映时退到上一张幻灯片
退到上一张幻灯片:
P、PageUp、左箭头、上 箭头
10.终止幻灯片放映: Esc或“-”键
11.放映时鼠标指针的隐藏与显现
隐藏鼠标指针:Ctrl+H
显示鼠标指针:Ctrl+A
12.在播放的PPT中使用画笔标记:CTRL+P;
擦除所画的内容:E键
13.控制放映时白屏或黑屏
上课时,如果想让学生的注意力集中到讲课上
而屏蔽掉幻灯片画面对讲课的干扰,可设置为白屏
或黑屏。
按一下¡°B¡±键会显示黑屏,再按一次则返回刚
才放映的那张幻灯片。
按一下¡°W¡±键会显示一张空白画面,再按一次
则返回刚才放映的那张幻灯片。
14.窗口播放模式
在实际使用PowerPoint的演示文稿过程中,往往需要与其它程序窗口的数据配合使用以增强演示的效果,可是用鼠标点击PowerPoint幻灯片放映菜单中的“观看幻灯片”选项,将启动默认的全屏放映模式,而在这种模式下则必须使用“Alt+Tab”或“Alt+Esc” 组合键与其它窗口切换。
播放幻灯片时,先按住Alt键不放,再依次按下
D、V键激活幻灯片播放,这时我们所启动的幻灯
片放映模式就是一个带标题栏和菜单栏的形式了。
这样一来,就可以在幻灯片播放时也能对播放窗口
进行操作了,如最小化和自定义大小等。
15.在¡°幻灯片浏览视图¡±中
检查切换方式
1.切换到¡°幻灯片浏览¡±视图,幻灯片左下方会出
现一个查看切换方式的小图标。
2.单击想查看的幻灯片下方的图标,PPT就会对该
张幻灯片演示一遍切换效果。
16.人工设置幻灯片放映时间间距
1、选择要设置时间的幻灯片。
2、选择¡°幻灯片放映/幻灯片切换¡±命令,打开对话框。
3、选择¡°换页方式¡± 栏下的¡°每隔¡±选项,在下方框中输入
希望幻灯片在屏幕上出现的秒数。
4、如果要将此时间应用到当前幻灯片上,则点¡°应用¡±按
钮,如果应用到所有幻灯片上,就单击¡°全部应用¡±按钮。
5、对要设置时间的每张幻灯片重复上述步骤。
说明:如果希望在单击鼠标和经过预定时间后都能换页,请
同时选中¡°单击鼠标换页¡±和¡°每隔¡±复选框。至于哪个起
作用,则以较早发生者为准。
17.幻灯片上做标记
1、在放映时,单击鼠标右键,在打开的快捷菜单中选择
¡°指针选项¡±命令,在打开的子菜单¡°圆珠笔¡±/¡°毡尖笔¡± /¡°荧光笔¡±。
2、如果你对绘图笔颜色不满意,还可在右击幻灯片时弹出
的快捷菜单中选择¡°指针选项¡±命令,再选择¡°墨迹颜
色¡±,你就可以挑一种喜欢的颜色啦。
3、做这些标记不会修改幻灯片本身的内容,在右键弹出的
菜单中选择¡°指针选项¡±中的¡°擦除幻灯片上的所有墨迹¡±
命令,幻灯片就复原了。
4、如果不需要进行绘图笔操作时,可以再次在屏幕上单击
鼠标右键,在¡°指针选项¡±中选取¡°自动¡±,就把鼠标指针
恢复为箭头状了。
18.利用PowerPoint上网
运行PowerPoint时也可轻松上网,而不用打开IE浏览器。方法是:在"幻灯片"视图下,单击"视图→工具栏→Web"可发现在工具栏上有地址栏,在此地址栏中输入地址即可上网,另外,它还将IE中浏览过的地址也记录于其下,做到了完全与IE的兼容。
19.播放多种音视频文件
在PowerPoint中往往通过“插入→影片和声音→文件中的影片(或文件中的声音)”来播放音频视频文件,这种方法不方便对音视频进行控制。
现在介绍一种利用Media Player控件控制音视频播放的方法。步骤如下:
1. 在PowerPoint中插入Media Player控件, 具体方法:
① 打开视图→工具栏→控件工具箱
② 选择控件“Windows Media Player”
③ 然后用“+”字形在PowerPoint页面上画出一个矩形,即嵌入一个Media Player播放器。
④ 双击该播放器,或在拖画的区域内按鼠标右键→在弹出的快捷菜单中选“属性”,出现控件属性窗口。
20.插入Flash影片
单击“视图/工具栏/控件工具箱”,选择“其他控
件/Shockwave Flash Object”,在幻灯片中用鼠标拖
出一个方框,调整好大小。这样,我们用插入控件
的方法插入一个Flash控件,选择当前控件,在“属
性”面板中作如下设置:“Movie”中填入所需的Flash
影片所在的位置。
21.将Word文件快速转换为
Powerpoint文稿
首先,打开Word文
档,全部选中,执行
“复制”命令。然后,
启动PowerPoint,选
择“普通”视图,单击
“大纲”标签。
选择“大纲”视图,将光标定位到第一张幻灯
片处,执行“粘贴”命令,则将Word文档中的全部内
容插入到了第一幻灯片中。接着,可根据需要进行
文本格式的设置,包括字体、字号、字型、字的颜
色和对齐方式等;然后将光标定位到需要划分为下一
张幻灯片处,直接按回车键,即可创建出一张新的
幻灯片;如果需要插入空行,按[Shift+Enter]。经过
调整,很快就可以完成多张幻灯片的制作。
最后,还可以使用“大纲”工具栏,利用“升级”、
“降级”、“上移”、“下移”等按钮进一步进行调整。
反之,如果是将PowerPoint演示文稿转换成
Word文档,同样可以利用“大纲”视图快速完成。方
法是将光标定位在除第一张以外的其他幻灯片的开
始处,按[BackSpace](退格键),重复多次,将所有
的幻灯片合并为一张,然后全部选中,通过复制、
粘贴到Word中即可。
22.让PowerPoint文档中
的数据图表动起来