OA业务说明

       

OA业务说明

一、  什么是OA

   OA是英文Office Automation的缩写，也就是人们经常说的办公自动化。办公自动化是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。我们国家的OA经过从80年底末至今10多年的发展，已从最初提供面向单机的辅助办公产品，发展到今天可提供面向应用的大型协同工作产品。

办公自动化（OA）是利用网络通讯基础及先进的网络应用平台，建设一个安全、可靠、开放、高效的办公自动化、信息管理电子化系统，为管理部门提供现代化的日常办公条件及丰富的综合信息服务，以提高办公效率和管理水平，实现管理自动化和办公事务处理自动化，实现企业各部门日常业务工作的规范化、电子化、标准化。

二、  OA的内容范畴

办公自动化的目的是提高办公效率、提高团队的整体作战能力，及有效的提供应用信息与素材，从而提高管理水平，提高生产率。办公自动化的核心内容是用信息化手段解决日常办公管理过程中的沟通（Communication）、协调（Cooperation）和控制（Control）。

简单的讲，办公自动化就是用信息技术把办公过程电子化、数字化，创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个系统桌面环境下一起工作。

当前，主流的办公自动化系统一般提供以下几个方面的功能：

(一)          提供流程引擎，实现工作流程的自动化。我们都知道，各个单位（包括企业、政府部门）都存在着大量流程化的工作，例如发文处理、收文处理、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率；同时，实现了流转过程的实施监控、跟踪、督办、催办，解决了多岗位、多部门之间的协同办公，实现高效率的协作。

(二)          提供信息发布、管理平台。办公自动化系统通常都会在单位内部建立一个有效的日常信息发布和管理的场所，例如电子公告、大事记、规章制度、电子论坛、电子刊物、通讯录，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使单位员工能够及时、便捷的了解单位的最新信息和发展动态。

(三)          提供日常行政办公管理功能，实现辅助办公。辅助办公涉及的内容比较多，一般包含会议管理、报销管理、值班管理、日程安排、车辆管理、物品管理、等与单位的日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。

(四)          提供单位内部的通信平台。目前，OA系统都会提供比较常用的通讯方式包括电子邮件、短信、短消息、腾讯通等功能，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。

(五)          实现信息系统集成。现在，很多单位都存在大量的业务系统，企业的信息源往往都在这些业务系统里。信息系统集成就是为了实现办公自动化系统与这些业务系统的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。

(六)          实现分布式办公。现在很多办公地点不在同一地区、同一办公楼的单位，这就要求办公系统提供支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。随着OA系统的普及，地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。

(七)          实现文档的一体化管理。OA系统可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。每个单位都会有大量的文档，在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里。这种情况下，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。另外，在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。文档多了，需要什么东西不能及时找到，甚至找不到。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现办公自动化以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己上网就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。

OA的这些功能也就规定了它的存在范畴。OA是使政府和企业的办公自动化并辅助工作人员办公。

三、  OA的发展

在我国，政务、企业的信息化可以分为如下四个阶段：

第一阶段：业务操作电子化。电子化即将日常手工事务性工作转变为机器工作的过程；关注个体的工作行为，可以提高个体的工作效率。该阶段以财务电算化、生产制造自动化等为代表。

第二阶段：业务流程信息化。信息化即通过企业的管理重组和管理创新，结合IT优势固化业务流程；关注整个组织的流程，提升组织的效率。该阶段广泛开展流程梳理和信息化建设，例如ERP、CRM、SCM、BOSS系统建设等。

第三阶段：业务管理知识化。知识化即让合适的角色在合适的时间、合适的场景获取合适的知识和资源，系统推动企业管理生态的建立，对环境的变化作出灵活的反应，业务流程持续改善，全面提升执行力，获得持久的竞争力。该阶段强调实现业务活动和管理活动的真正结合，以KM、协同、门户等为代表。

第四阶段：业务决策智能化。智能化即在企业的已有知识的基础之上，能够智能创造、挖掘新知识，用于业务决策、日常管理等，形成自组织、自学习、自进化的企业管理体制。该阶段中，人工智能、专家系统的思想将应用在企业管理领域中。

OA系统是每个企业、政务部门信息化初期就开始投入建设的基本系统。从最早的C/S结构到B/S结构，从最初桌面办公软件的应用、收发邮件到后来公文流转、车辆管理、会议管理、网上审批等功能应用，OA