用ETKnowbot解决大量文档管理之困

ETKnowbot简介

　　ETKnowbot文档管理系统是一款完整而先进的文档管理系统，它通过电子文档集中管理的方式来解决企事业电子文档管理安全性、可靠性、易用性等方面的问题。同时具备自动化办公的功能，比如电子公告、短信通知、日程安排等。

　　ETKnowbot文档管理系统是基于B/S结构的局域网软件系统，可运行于Windows或Linux，可以部署于Jboss/Tomcat/WebSphere/WebLogic。

　　ETKnowbot文档管理系统应用方案旨在解决所有企事业单位对大量各类文件的管理，达到并保证工作人员手中文件版本的一致性、文件更改的可追溯性，同时能实现公告发布、短信通知等功能来提高日常办公及管理的自动化。

ETKnowbot解决之道

　　如何解决电子文档的日益增多，如何解决统一归档和检索？
　　ETKnowbot文档管理系统文档中心分为组织文档库、部门文档库、个人文档库，用户可以根据文件的属性来进行分类。比如上级来文可以归类到组织文档库，日常行政文档可以归类到行政部的部门文档库中……，用户可以无限制地建立各子项，做到最精细的分类。

　　ETKnowbot文档管理系统提供四种方式的文档检索功能：第一种是以关键词、主题、所有人、文件类型为查询条件；第二种是在知道文件名或文件更新时间范围，以此为查询条件；第三种是不知道文件名称却知道来自于哪个部门，以部门为查询条件; 第四种是在不知道文件的名称、标注、时间等等情况下，只是对内容有所了解，以文件中词组或字段进行的全文检索查询；系统提供查询的速度达到毫秒级。

　　ETKnowbot文档管理系统提供可选的排列方式，完全着眼于用户的使用习惯。

　　 如何解决文档模板变更部署成本过高的问题？
　　ETKnowbot文档管理系统提供完善的模板管理，用户可以根据文件属性对模板进行分类建项，用户可以自定义模板并进行加载。对于更新或需要大幅修改的模板，用户无需另行下载保存文件模板，就可以在线编辑模板内容，直接保存即可，整个操作既迅速又简单，与平时的Word编辑习惯一样。

　　模板管理是办公好助手，用户在发布通知/文件内容时，可随时调用合适的文件模板，而无需去重复繁琐的拷贝工作了。模板管理为用户节约了时间成本，提高了工作效率。

　　 如何解决部门之间及异构系统的合作伙伴之间传阅的难题？
　　ETKnowbot文档管理系统基于B/S构建，只要有浏览器就能进行登录操作。即使身在异地，用户使用自己的帐号和密码，同样也能远程访问，当然也能为异构系统的合作伙伴使用临时帐号和密码，进行文件的传阅。

　　ETKnowbot文档管理系统拥有独特的权限制度，灵活而又安全。在文档的编辑与上载过程中，用户可以授权给传阅者合适的权限，比如只读文件不许修改，可以使用"读锁定"/"写锁定"……，用户可以以部门、角色、职务等等为条件来进行传阅权限的赋予。

　　ETKnowbot文档管理系统带给用户一个完全共享的空间，为知识的传播提供了最佳平台和途径。

　　 如何解决文件的多版本控制？
　　ETKnowbot文档管理系统对每一个文件都列有文本信息，包括关键词、类型、是否常用文档、是否授权访问、是第几个版本及更新时间等等。文本信息中设有版本列表，文件每一次的更新提交，系统都自动记录在版本列表中，包括文件名称、大小、更新时间、发布人、更新描述。

　　ETKnowbot文档管理系统的多版本控制，为文件更改的可追溯性提供了确实可靠的依据。

ETKnowbot核心特点

　　※高效可靠的存储
　　ETKnowbot文档管理系统采用安合可靠的SQL Server2000或Oracle做为后台数据库，具有高稳定性、易维护性、可扩展性、高性能。

　　※管理电子文档
　　ETKnowbot文档管理系统可以保存管理所有格式的计算机文件，Word/Excel/Powerpoint/PDF/Cad文件、扫描图片、影音记录等等都可以存储管理。

　　※自动通知
　　ETKnowbot文档管理系统采用多样化的方式来实现文档的更新、创建和发布时的信息传达，短信通知、公告通知可以在文档发布、更新时自动送达到目标用户。

　　※灵活分类
　　ETKnowbot文档管理系统具有灵活的分类功能，可以根据用户自己业务的特点和部门特点来设置，进行任意层次化无限制的多级分类。

　　※丰富、便捷的检索
　　ETKnowbot文档管理系统提供主题、关键词、文档类型、部门、持有人等查询条件，提供多种不同方式的文档检索，内置全文检索引擎，支持基于文件内容的高效的全文检索(毫秒级)。丰富的查询组合方式能使用户在文件的海洋中快速找到自己所需要的文档。

　　※多版本控制
　　ETKnowbot文档管理系统自动管理每个文档的多个版本，文档的每次更新，自动分配版本号，自动记录更新说明、更新人、更新时间；可以为每个文档独立设定最大历史版本数。

　　※灵活而完整的权限体系
　　ETKnowbot文档管理系统提供基于机构、角色、职务、部门的权限管理机制，在提供完整权限概念的同时提升权限管理的灵活性及易用性。权限管理涉及浏览、修改、删除、新建、修改权限、版本管理、共享、所有者等多方面的内容。

　　※日志管理
　　ETKnowbot文档管理系统对于所有关于文档的操作事件都被记录在日志管理中，提供给系统管理员监督和管理的依据，同时确保系统的安全性。

　　※Web支持
　　ETKnowbot文档管理系统是完全的B/S架构，用户只需浏览器即可使用，无需繁琐的客户端软件安装维护工作。