项目管理全景沙盘演练经验分享(内附项目管理软件分析)

本周安排了一次项目管理沙盘演练,主要对象是我们组的项目管理学员,大家大部分都是已经学过PMP/IPMP等相关课程的,有一定的基础,但是在真正进行项目管理的时候还是一头雾水。所以,为了帮助大家真正提升将项目管理水平,将理论与实践紧密结合,我们模拟了一场真实项目场景沙盘演练的培训课程。

一般来讲,沙盘演练要针对项目的业务流程,召集相关的团队成员、分析项目的核心功能、现有的资源情况(主要是指人力资源的类型、技能等),对项目全生命周期管理中所涉及的任务进行模拟,对各节点的风险、进度、资源计划等进行讨论,然后大家在推演中发现项目管理中所存在的协作问题、技术问题等,可以类比自己项目中存在的问题,提出解决方案。

我这次的准备主要是从一下两个方面准备的:1. 完整的项目生命周期演示;2. 结合项目管理软件进行落地。之所以准备第二部分,是考虑到在当下的项目管理中,运用项目管理工具能够大幅提升管理效率,提高项目协作水平、做好进度管理,这已经成为项目管理工作者的共识,成熟的项目管理工具也是实现项目管理数字化转型的重要助力。

  • 项目管理软件如何选择?

当下项目管理软件众多,可以划分为三类:沟通协作类、任务管理类、以及项目全生命周期管理类。这三种我总结了一下各挑了一个在知名度、成熟度都比较高的具有代表性的软件进行说明。

1. 任务管理类:teambition,它的任务管理能力要比沟通管理类的更强,但即时通讯能力稍弱。这类软件的使用对象比较适合有项目管理概念的团队使用,需要配合WBS、甘特图、看板等图表辅助,对任务进度管理更为关注,不关注项目的全生命周期管理所涉及的各环节。

2. 研发项目管理类:JIRA,能够实现软件开发项目全生命周期管理,这类团队项目管理模式已经较为成熟。但JIRA毕竟是“外来和尚”,系统老化,用户体验属于欧美风格,本土化比较弱,而且JIRA在国内停售的政策可以猜测到以后中国市场的JIRA产品在产品升级、服务等方面将面临困难,基于长远考虑,我个人倾向于选择国内的成熟的项目管理软件比较稳妥,也很符合国人的使用习惯。

3. 通用的项目全生命周期管理类:易趋。这类工具能够对单项目全生命周期进行管理,还能够实现多项目、项目集或项目组合监控,适用于这种软件的项目/公司追求规范化、系统化、精准化地对项目进行把控,也涉及到跨部门协作和资源调拨,对即时通讯的诉求并不强烈,应用领域也比较广泛。

所以在项目管理工具的选择上,我建议项目管理者首先要明确自己的需求侧重点在哪里,“对症下药”才会精准有效,不然只会浪费成本,耽误进度。

本次的沙盘演练是进行完整的项目生命周期管理,所以本次我在易趋官网申请了20人内免费的专业版做项目管理实操落地演练,这样整个团队也可以登陆操作。易趋有本地部署和云部署两种方式,本次演练用的是易趋云,方便快捷,不需要本地安装。

  • 项目管理全景沙盘的演练内容

项目全生命周期:一个项目从始至终的整个过程构成了项目生命周期。项目生命周期大致可以分为四个阶段:概念阶段、规划阶段、实施阶段和结束阶段。

 图1  项目生命周期图示

 图2 易趋项目管理软件的管理流程图示

如图2,对于项目集和项目的生命周期管理,从项目提案、商业论证和立项审批对应项目规划阶段,项目计划对应计划阶段,执行跟踪对应实施阶段,项目收尾、结项审批和后评价对应完成阶段,如此构成项目的全生命周期管理。这些基本程序我并没有进行重点强调,但结合大家都关注的问题进行了重点总结:

1. 对项目各项指标要实时掌控

如下图,项目经理要对项目的关键信息比如项目进度、项目交付物、项目任务完成量、项目预算、项目成本执行情况等了如指掌,才能够为相关人员做项目决策时提供多方面的依据。对项目信息的掌控也有助于项目经理提前预知风险、管控好项目质量。

那么关注哪些数据?

以我借助易趋系统模拟的“智慧停车监控”项目为例,项目进度、任务完成数、交付物、项目团队、所处阶段、成本、收益、资源、工作项、指标卡等关键数据都是需要项目经理足够知晓的。当然这些都是通常项目经理需要关注的关键数据,项目经理可以根据自己项目实际情况再进行调整。

 图3  易趋云项目概况视图

2. 任务与相应的责任人要精准分配

项目的人员管理尤为重要,项目的每个阶段都是要靠人员推动,项目经理要想让项目顺利进行,做好人员分配就显得尤为重要。就要求项目经理对组织里面的人力资源(以下统称“资源”)足够了解,能够根据项目计划制定出精准的人员需求,必要时能够根据突发状况(比如资源冲突、资源不足等)做出应急预案,才能够最大限度的发挥项目成员的能动性而降低对项目的负面影响,推进项目进度。

项目经理可以制定好项目资源需求后向资源经理/PMO申请调拨。

在这次演练中,我们设置了不同的项目角色。如下图,项目经理在易趋云上模拟资源需求计划,可以根据不同周期(年、月、时等)或项目阶段制定不同资源类型的资源需求,然后资源经理通过了资源的申请。

 图4  易趋云资源需求视图

实际上,要做到合理分配资源,资源管理者需要了解手下所有人员的属性和状态等信息,包括工作岗位、工作年限、工作技能、参与过的项目等。成员数量少的时候,项目经理有精力和时间进行了解,但项目成员数量过多时,项目经理想要对所有成员了解也显得有心无力,所以选用带有资源数据的项目管理工具就很重要。对于资源的管理,易趋云从业务场景上的理解比较符合我们实际,能够记录和管理资源的各项信息,如图5。

 图5  易趋云团队某人员信息

精准安排工作,那就要实现将任务精准落实到具体的成员身上,设定好具体的工期,然后项目成员才能根据计划对自身的任务了如指掌,借助工具还能看到其他任务的责任人,在需要沟通时不会因信息缺乏而耽误项目进度。

 图6:易趋云项目计划分解视图

3. 对项目成本要精细化管控

要进行有效的项目成本管理,需要两个保障:① 规范合理的项目预算;②项目成本精细化分类和跟踪。审批过后的项目预算是项目成本执行的重要参照,也是衡量项目是否成功的重要衡量标准之一。

①如何制定规范合理的项目预算?

如图7,项目预算可以分成成本预算和收益预算。项目成本预算,可以分为人工预算、采购预算和费用预算。人工预算是根据人力资源计划中的工时和资源类型折算出的人力资源成本。采购预算一般是指采购部门在一定计划期间(年、季、月或项目阶段)编制的材料采购的用款计划,主要体现在合同订立上。费用预算主要是根据项目日常开支进行预算,比如包括固定资产、无形资产、差旅费、日常费用等。

制定项目收益预算,可以直接分为直接受益和间接收益。直接收益是指由项目本身产生的产出物或劳动所产生的收益,比如项目签订的销售合同收入。项目间接收益并不能通过直接的销售额体现出来,比如产品增强换算价值、效率提升换算价值等都可以算作间接受益。

 图7:易趋公开资料:项目预算分类

②如何对项目成本精细化分类和跟踪?

按照上面的分类方法,就已经实现预算精细化管理了。那么成本精细化管理就与预算精细化管理相对应。我们仍以易趋的成本统计为例,执行层会在系统根据成本分类录入,系统会自动统计更新成本数据,还能形成成本预算的对比。红绿黄灯视图使得管理层对成本预算执行情况一目了然。

 图8:易趋成本预算统计

· 本次沙盘演练总结

1. 首先是项目管理软件的选择,工具要能够支持项目全生命周期管理的,因为实际的项目运营过程中肯定会涉及到项目的不同阶段和场景,所选的软件要满足团队成员也能登陆操作,方便每个人通过实操理解理论。

2. 沙盘演练的目的就在于能够协助学员深刻理解项目管理全过程和管理方法,能够解决他们在实际项目推进过程中所遇到的问题,将项目管理方法论真正的与实际工作相结合,这才是沙盘演练的目的;

3. 本次沙盘演练重点传递了三个重点:实时掌握项目哪些数据来降低项目风险,把控项目质量;如何做好项目资源规划以及如何实现精细化管理项目,这都是项目管理人重点关注的地方,做好了才能最大化促进项目成功。

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