使用工作流肯定是要根据企业自身的情况去定义合适的流程，一般来说工作流流程定义是要专门的技术人员去操作的，事实上比较传统的工作流软件也确实只能够以专业人员去定义，因为这涉及到代码等等。
但现在大家是不必担心流程的定义是否会很复杂的问题了，因为据我所知早在几年前国内大部分工作流软件就实现了无代码开发或者是少代码的可视化开发，我们谈到工作流就必定就想起普元、易维、天翎、淡黄等等工作流。
工作流流程定义不像以前一样非常依赖于专门的技术的员了，对人员的要求相对低了很多，因为整个流程定义过程是可视化的，这就使得流程定义过程非常简单。在流程定义过程中，传统ERP 的应用功能被表示为业务人员所熟悉的业务操作、业务单据、业务词汇，业务人员不必另外重新学习其他的技术（如程序编制或编写流程脚本）。流程定义时，操作人员要做的只是简单的用鼠标进行一些选择或填写一些简单的数据，其中又以myApps、AWS为这方面的佼佼者。对人员的要求非常的低。
当然虽然流程固然重要，但许多流程隐含在日常的操作中，因而不被人们所重视，不能有效地进行管理。这些都使得企业不能很好地跟踪业务流程的执行。在市场竞争日趋激烈的时代，企业所处的商业环境也在悄然发生变化，客户需求瞬息万变，产品生命周期不断缩短，技术不断创新，企业要在这样一个竞争和变化的外部环境下、生存，必须随需应变，不断调整、优化企业的各种业务流程，对流程进行重构。利用信息技术可以加速企业流程重构，实现有效有序的管理和高度的灵活性.
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