精通Excel 必备3 大新技巧

假设您是欧洲一家大型零售连锁公司的销售经理。 您的财务同事在处理每月销售报表过程中，突然因身患流感病倒了。 您的同事留下了大量的数据等待您整理，但老板明早就要具体的销售数据。 在这种情况下，看起来您要错过今晚与朋友的晚餐计划了。

或许不一定。 幸运的是，您懂得一些 Microsoft® Excel® 技巧，可以帮助您尽快完成工作。 通过使用一些组织电子表格（即使是最糟糕的电子表格）的精妙技巧，您可以轻松地将这些数据整理得井井有条。 请使用以下技巧：

技巧 1： 分列

假如您要创建公司门店的列表，并且该列表包含位置和每日营业收入。 首先，从您的控制软件中导入大型数据集，可能看起来如下所示：



哎呀，真是一团糟 — 但不用怕。 您无需一行一行将数据集分隔到不同的列。 Microsoft 的那些聪明家伙精心处理使 Excel 具备了一个工具，可以帮助您通过单击几下便可将这些数据整理好。

步骤 1：选择包含数据的列。
步骤 2：转到“数据”功能区并单击“分列”。
步骤 3：单击“分隔符”，然后单击“下一步”。



步骤 4：选择指示列结束的标记（在本例中，我们使用了逗号，因此请单击“逗号”），然后单击“完成”。



您现在得到了一张整理干净的表格，随时可以执行进一步的编辑：



技巧 2： 选择性粘贴 “转置”

现在要做的是使该电子表格更具可读性，以方便老板查看。

在 先前的文章 中，我们描述了“选择性粘贴”功能变幻莫测的可能性，但那只是开始。 在这种情况下另一项可以帮助您的技巧是“转置”功能，对于面临将行转换为列或将列转换为行问题的任何人来说，该功能都可以节省许多时间和精力。

假设您仍然在处理相同的数据集。 但现在您要将门店位置作为列标题，并将每日营业收入作为行。 请使用以下技巧：

步骤 1：首先，选择要转换的单元格（在本例中，选择包含数据的全部三列）并复制（Ctrl+C）。
步骤 2：选择要放入数据的单元格并按下鼠标右键。
步骤 3：从显示的列表中选择“选择性粘贴”功能。
步骤 4：单击“转置”，然后单击“确定”。



这就是您得到的结果： 这个排列有序、美观整齐的电子表格允许您的老板从左向右浏览各个门店，还可以向下滚动鼠标查看营业收入。



技巧 3： 自定义排序

您差不多快完成了，时间在一分一分过去。 但您的老板要求数据必须详尽具体。 她要求您将三个最早开设的门店放在最前面，按照这种方式组织营业收入。 这意味着，您需要首先列出主门店，然后是两家德国门店，接着按照字母顺序列出剩余所有门店。

不幸的是，您无法使用标准的“排序”功能，因为要排序的数据位于列而非行中，但您的老板不希望数据以任何标准顺序显示。 看起来唯一的处理方式便是手动处理，但速度不够快。 排序功能还存在一些其他的可能性，可以节省时间，尤其是在您需要在多个表之间重用此自定义排序时。

步骤 1：选择要排序的数据（不要选中标题行）。
步骤 2：转到“数据”功能区并单击“排序”功能。
步骤 3：单击“选项”，接着单击“按行排序”，然后单击“确定”。



步骤 4：选择要对其中的数据进行排序的行。
步骤 5：在“顺序”下拉列表中，选择“自定义排序”。



步骤 6：键入要使用的新顺序。 确保每两个新值之间使用逗号分隔。 在本例中，结果将看起来如下所示：



步骤 7：单击“确定”。

您会得到以下结果。 您可以看到，主门店列在第一位，其后分别是 Munich 和 Frankfurt，再接着是其他门店。



时间安排得恰到好处，电子表格准确、美观，您仍然有充足的时间与朋友共进晚餐。 当您朝门口方向走去时，您的老板朝您挥挥手以示感谢，但您知道这一切多亏您掌握了一些简单的 Excel 技巧。


*所有这些技巧都基于 Microsoft Office Excel 2010 (Windows)，但其他 Excel 版本也能提供相同或相似的功能。 （只是菜单和性能可能有所差别。） Microsoft 和 Excel 是 Microsoft Corporation 在美国以及其它国家/地区的注册商标。