巧用Word的“修订”功能来编辑文档

以前在Word中编辑文档时，经常要把一些修改过的地方标注起来，怕到以后忘记是哪里进行了修改，而且文档一旦存盘退出，那一些删除的内容就不能恢复了，如果你想来恢复一些内容也是不可能的，因为此时用“恢复”命令已无效了。

　　其实我们可以通过Word的“修订”功能来完全避免这种情况的发生，因为Word强大的“修订”功能可以轻松的保存文档初始时的内容，文档中每一处的修改都会显示在文档中，如果不满意可以进行有选择的进行，就算你存盘退出文档，等下次文档打开后还可以记录着你上次编辑的情况。下面就来介绍一下Word“修订”功能的使用和一些技巧吧。

    打开修订功能

　　打开Word点击菜单“视图－工具栏－审阅”可以打开“审阅”工具栏，工具栏上右起第二个按钮就是“修订”按钮，点击它就可以打开Word的“修订”功能，如要想关闭“修订”功能，只要再点一下这个按钮就可以了。（图1）

图1 Word中打开审阅工具栏

　　Word的修订功能是针对单个文档的，就是说一个文档被打开了修订功能，不会影响到其他文档的打开，其他文档要打开“修订”功能还是得按照上面的操作来进行。

　　修订功能的使用

　　Word的“修订”功能打开后，我们在文档中随便删除一段文字看看，是不是和以前显示的不一样了，删除的内容并没有消失，而是显示在文档右面的一个红框中，并在删除点上以虚线引出，在屏幕的左侧也会多了一条黑色的竖线，这表示该行文字已经修改过，如果在文档中新添加内容，那添加的文字就会以红色下划线显示，很醒目的。（图2）

图2 Word中添加修订

    我们在修订状态下保存退出了，那打开下次打开该文档时修改的内容还会显示在文档中，只有确定了修订的方案后才会取消显示。

　　如果要确定修改的方案，只要在修改的文字上点击鼠标右键，在弹出的菜单上点击“接受修订”或“拒绝修订”就可以了，如果是想一次性对所有修改的内容全部进行“接受”或“拒绝”，那只要在工具栏中点击相应的按钮就可以了。（图3）

图3 Word中接受插入修订

　　对于在修订状态下显示的文字颜色和标记样式，如果你不喜欢的话我们还可以来自定义。在word中点击菜单“工具－选项”，接着在“选项”窗口中点击“修订”标签，然后就可以在里面进行设置了，如我们可以设置插入内容、删除内容、修订行等标记的样式，还可以设置其显示的颜色，设置好后点击“确定”按钮就行了。（图4）

图4 Word中修订选项设置

原文地址 http://tech.sina.com.cn/s/2007-11-14/07421850733.shtml