销售订单的处理

销售订单的处理

 

突出特点

□专用于你组织的事务类型、功能和处理过程可以节省时间和精力，并因而能创造一种平稳和有效的工作流。

□自动分享在销售与分销两方面的联网事务和在其它模式中的事务，能节省你的时间并确保精确性。

□由主数据自动提供数据，将提高数据的一致性和执行速度。

□现在的事务状态可随时获得，不管你何时需要，都能快速地回答你的问题。

□强大的出口处理能在全世界范围内扩展你的营销潜力。

□一按你的手指就能出现的多语种文件会使交流更容易。

 

 

    供应链管理

   

    在一系列紧密的集成作业中，有效的销售订单是与客户需求的所有活动联系在一起的。这样就容许由客户订单来推动产品贯穿供应链，保证了用最少的库存达到最大的客户满意性。

    R/3 SD可以精确地启动这种销售订单处理，其中应用了一系列链接文件，以便产生用于销售和分销的工作流。SD以售前调查处理开始，以进行发货产品的开票和数据提供给会计部门而结束。在销售和分销的电子文件之间，SD显示了许多阶段和选择方案的信息，而每一种信息都是与程序和相应的电子文件链接在一起的。

 

 

   SD的销售和分销凭证

    SD中规定的“凭证”能使你处理所有类型的销售和分销功能。在R/3中的“凭证”都记录了商业事件的各种事务。它们不需要打印凭证。这些凭证包括了营销上的活动，询价，报价，合同，订单，交货和开票凭证。

 

    集成式凭证流

    就在R/3系统的其余部分中，销售凭证依靠从一个到另一个的信息来形成销售信息流。销售凭证数据能自动地进入发货凭证内。销售和发货数据能自动地进入开票内。这个凭证流能够传递信息，在任何一步，都能减少你的工作量。它也能将处理误差的概率减至最小。一旦你输入和查对数据时，它就可以用电子方式在整个系统中移动。

     

    处理销售与分销的凭证

    系统包括了许多用于处理销售和分销凭证的功能，其中包含创建、更改和显示凭证。当你要修改凭证时，例如更改定价或数量，SD就将它们存入凭证的历史中。它将包括这些信息：谁进行的修改，对视图前后作了什么样的修改，以及什么时候作的修改。

 

    存取销售与分销的凭证及主数据

    在R/3 SD中，你可以使用检索策略或匹配码去找出一个特定的凭证。标准的检索策略包括：

□根据描述的销售活动

□根据客户采购订单的号码或客户的零部件的号码确定的销售凭证

□需要批准的信贷和借贷的记录

□根据发货日期从专门的装货点的交货

□利用电话号码的客户

□按客户零部件编号的产品

 

 

   凭证流

 

    每个销售凭证构成了一系列相关记录的部分。在系统中，你可以输入一个客户的电话查询作为一个销售活动的记录。当客户需要一个报价，根据相应的咨询，你就启动它，并复印大部分数据到新的凭证中。当客户根据报价发出一个订单时，根据这个报价单，你就启动一个销售订单。

    当你在SD中输入一个销售订单时，你就能从整个的后勤链上选取相关的信息。当创建一个销售订单时，系统能自动地进行检查订单项目是否在库存中有可用的，或者装配件所需的组件项目是否可用。发货、装运和开票凭证也都是以从前记录为根据的。

    在本阶段中，系统在物料管理模块中能调节库存水平，并调整财务会计模块中的价值，还可以根据一系列凭证中的数据作为依据。如果在装运中损坏了货品，客户提出索赔时，你可以根据销售订单执行免费送货或信贷备注。全部凭证创建了凭证流或历史。从一个凭证到下一个凭证的数据流减少了手工的劳动量，并使问题的解决更容易些。相关数据的载体能为计划和调控销售和市场活动制作一个资源。

 

 

       销售中的中心凭证就是销售订单。你可用有关的以前查询、报价和合同的销售订单为依据。当订单输入时，R/3 SD就记录了有关客户、产品或安排的服务方面的信息。自动化的功能，例如发货计划也保障了用于销售和分销的运输计划。R/3 SD传输销售订单信息到后继的凭证中，这样就能保障交货和开发票。

    在每一个销售凭证中，你可在作业链中随处获取有关现有凭证的信息。你能找到专门的报价，在这个报价单上是以销售订单作为依据的。你能检查按销售订单驱动的特殊交货。R/3 SD能为你显示一项特殊事务的凭证流，而你能够从总览屏幕中细化到单个凭证中并进一步详细地检查它们。

    通过使用处理状况功能，你能检查一项指定事务的进展情况。你使用处理状况可回答下列一些问题：

    □在销售订单中是否有所有的报价项目？

    □销售订单是完整的吗？

    □什么项目已经被交货了？

    □事务已完全开发票了吗？

 

 

   凭证结构

 

    所有的销售与分销文件都具有相同的基本结构。这就是为什么报价能被拷贝到销售订单的原因，并能很容易地传输到交货和开票凭证中去。

 

 

 

    在销售订单处理中，这个结构能减少输入数据所需的时间。销售与分销的凭证要素包括：

□凭证表头：

    这包括应用于整个凭证的一般性信息。售达方，地址，总的净销售值和负责销售的组织都可能出现在凭证表头上。

□凭证行项目：

    凭证项目包括客户规定的货品和服务信息。例如，产品的编号，订单的数量，要交货的数量，可选的发货地址和每个单件的净价格都是有关的项目信息。装运点，付款期限，价格，采购数据和商贸合伙人的信息也都能出现在项目栏内。相关项目，诸如物料单（BOM）组件或包装材料出现在子项目内。当客户接受一项订单项目的专项条款时，项目层的数据可能会与表头数据不同。

□交货计划：

    在一份销售凭证中，每一项目都可能拥有一个或多个交货计划，凭证将根据交货日期和数量细分该项目。如果有一项100件的项目，由于缺少可用产品，必须按4次装运进行交货；这样，4个交货计划应分别显示相应的数量和交货日期条目。在交货计划层，R/3 SD存贮了装运和采购的数据。当你为一个销售订单项目进行交货时，销售订单的交货计划就成为交货的项目了。

 

 

   SD的凭证功能

    根据手边的事务类型，你需要进行不同的商贸作业。使用R/3系统实施指南，R/3 SD就可以帮助你创建凭证，用以满足你组织的需要。

 

    凭证处理的中央控制

    SD的中央控制部分能让你确定R/3是如何处理销售凭证的。你同样也能规定新的凭证功能用以满足你的需求。SD凭证控制要素能确定系统如下的功能：

□使用客户—零件号码的信息记录

□自动地拟出交货日期

□检查信贷限额

□计划交货

□计划运输

□指定凭证号码的范围

 

    项目的独立性

    除了凭证类型，R/3 SD也包括了显示各种各样的项目层需求的项目分类。系统对每种销售凭证容许一定的项目分类。例如，在第三方的订单处理中，这就是项目的分类，即能自动地触发一个采购申请的创建。在一项订单中每个行项目事实上能像一个单独的订单那样来加以处理。典型的项目分类包括：

□按订单装配

□按订单配置

□标准项目

□免费项目—不开票

□收税项目—不开票、交货或库存的管理

 

    凭证处理的进一步控制

    你也可以规定用于项目分类的控制要素。用于项目分类的控制要素可以定义：

□定价需求               □开票冻结

□交货需求               □交货计划

□开票需求

 

    编号的分配

    每个凭证带有一个唯一的凭证编号。你可用两种方法中的一种来进行号码的分配：

□外部号码的分配，可根据凭证类型规定的号码范围对每个手工输入的凭证确定号码，而那个号码是以前从未被分配过的。

□自动的内部号码的分配，可以分配用于凭证类型规定范围的一个顺序编号。

 

 

 

 

   SD凭证的类型

 

    在任一企业中，销售事务是包括已经形成的大多数信息处理中的某些作业。销售和分销软件的解决方案能满足从最简单至最复杂的事务需求。R/3 SD能容许你去启用一大批的凭证类型，而每一凭证种类包括了它自己的一套功能以满足各种不同的需求。

    用于销售处理，R/3 SD使用了各种各样的凭证。这包括了专门定义用于完成发货和开票功能的凭证。需要时，你可以定义其它的处理选项或更改在SD中定义的现有凭证。

   

    销售查询

    订单的周期有些时候是从销售订单本身，或从一项查询或报价的销售询问开始的。销售询问可帮助你输入和贮存与销售相关的重要信息，这些信息在今后的订单处理中可以使用。简单的询问只需要一个输入的屏幕。

    例如，假设一个客户或可能的顾主想要知道究竟你能供应哪些货品，或是否你有产品目录和手册。根据检索或对早期数据加以拷贝，你可以输入一个查询。利用这个售前信息可以计划销售的策略或帮助你建立一个与客户的长期关系。在记录了客户的查询以后，你可以附带的做这些事：

□在查询中输入指定的项目

□为今后的查找输入产品描述

□让系统自动地确定售价

□进行可用性检查

    使用销售查询功能将提供对你今后的工作具有很大价值的数据，特别是出现下列情况时：

□跟踪丧失的营销机会

□记录售前数据会帮助你处理大的合同

□销售给大的组织并记录全部过程

□分析售前作业会提高效益

 

    销售报价

    当客户需要一定数量的产品价格时，以及何时可以装运时，你就可以直接进行报价或也可以参照一个查询.你海可以：

□输入指定产品

□输入产品描述

□进行自动定价

□检查可用性

□计算订单的可能性

□提供可选项目用以满足客户的需要

    报价单能帮助你快速地响应客户一个有约束力的书面报价。

 

    销售订单

    根据手边的任务，R/3 SD对销售订单能采用不同的方式去适应你的需求。如果你希望，可简单地在一个屏幕上输入销售订单，而不需参照其它的凭证。根据相关的主记录，系统能自动地拟出数据：

□根据卖方的客户主记录，SD能拟出销售、交货、定价和开票的数据。SD也能拷贝指定客户的有关税款、合伙人和合同人的主记录。

□对销售订单中的每项产品，SD能自动地从有关物料的主记录中拟出数据。这些数据包括用于定价，交货计划，可用性检查，税的确定，以及重量和体积的规定。

    必要时，你可以人为地修改数据或加入新的数据。例如，你的定价政策可能会容许你在允许的范围内更改一定折扣的金额。另外，你可以进入许多不同的屏幕号去修改数据，这些数据诸如付款期限和交货数据。所有相关的数据，例如客户要求的发货日期会成为销售订单的一部分。

    现有的售前凭证对销售订单具有参考作用。如果一个客户接受了一项报价，在你生成销售订单时，SD将会从报价单上拷贝相关的主数据。

    当你处理一项销售订单时，SD能自动地执行几种标准的功能。这些功能包括：

□定价

□可用性检查

□更新物料需求计划（MRP）

□发货的日程安排

□装货地点和路线的确定

□信贷检查

□出口许可证检查

 

    交货协议和合同

    交货协议和合同，是在规定的时间期限内发给客户确定的货品或服务的一般性凭证。提供计划更多的时间，协议和合同会使完成客户的订单变得更为容易。他们还能给你的客户最佳的价格。在交货协议中，你要规定货品的数量和交货日期。计划中的每次交货就是处理一个单独的交货计划。你可以在确定交货协议的同时，初始一个交货计划，或以后追加数据。

    在交货到期时，按计划创建交货，你就可以完成交货协议。只要你能进行正常的发货，就可以准确地处理每次的发货。然后，SD就在协议中更新交货数量字段。合同仅规定整个的数量或卖出的金额，对一项合同而言，下达的订单就规定了合同的交货日期。

 

    现金销售

    在一项现金销售事务中，当销售订单安排后，客户收到货品并支付货品的款项。当你初始化现金销售时，SD系统能自动地拟出当前日期为交货和开票日期。当你记帐现金销售时，SD就能自动地做下述工作：

□在后台初始化一个交货

□打印出现金销售的发票

    随后SD就按与订单相关的开票事务处理现金销售，但不打印发票。系统将使用销售订单编号作为参考用于财务会计。

 

    紧急订单

    在一项紧急订单事务中，在你初始化订单同时,客户要取货或你要交货。然而，你处理发票过程要稍后些。在那段时间，系统也能执行销售和发货的功能，例如可用性检查和计划安排。

 

    按订单生产

    按订单生产是按专项客户规定的产品数量去进行生产。生产订单然后追溯至销售订单。取决于你如何跟踪成本，有两种按订单生产的类型：

□按有成本管理的按订单生产, 通过使用分配了全部成本和收入的销售订单来跟踪项目。

□按有成本管理的按订单生产, 通过使用分配了全部成本和收入给R/3系统中的项目。

 

    客户工程

    典型的客户工程是一个大型的一种工程；该工程采用一个设计小组，以及R/3工程系统的计划和成本管理。这种实例将是一个工厂工程或建筑工程。典型大型工程要包括在工程中标志各阶段完成的一系列的里程碑。R/3系统中的里程碑是根据每项里程碑中完成工作的计划和实际日期来确定的。每项里程碑工作的完成可以确定开票的日期。

 

    寄存

    寄存的货品是指那些存于客户地盘上的但又是你公司拥有的货品。对这些货品客户是不付钱的，直到他们使用这些货品时才给钱。客户通知你从库存出移走库存。对每个客户，你可以单独地管理这些存货。SD管理寄存库存，根据：

□用于客户地盘上的库存补货订单

□根据客户的使用，当取走库存时的寄存发货

□当客户退回没有使用的库存交付货品时的寄存收货

 

    可回收使用的包装

    可回收使用的包装，包括在客户处存放的包装材料，而且这些材料仍为你公司的财产。这些材料可以是垫衬、卷筒、螺栓或其它有价值的东西；这些都可以考虑作为有价值的财产，如果不退回的话，客户会支付相应费用。如果这些东西未按规定的时间退还给你，你只需在客户身上记帐。应用这种能力去处理欧洲的垫衬，或进行出租垫衬。

    因为包装材料可以成为你有价值的库存中的一部分，你要在你的系统中管理它们，即使当时它们是放在客户处。SD能为你很容易地做这项工作，去单独地管理你的库存或其它客户那里的可回收使用的库存，这样你就能准确地知道什么库存存放在特殊的客户的地点上。

   

退货、信贷和借贷备忘录处理

    退货、信贷和借贷备忘录处理包括客户提货时认为不合适，或发货中受损的货物。为更换有问题的货品，你要安排免费发送，或者发出一个信贷备忘录要求。有5种这样的事务：

□免费发送给客户的免费样品（不依据事先的销售订单）。

□对丢失或损伤的售出货品进行免费发货。

□对发送客户或经批准发送的受损的货品，需进行退货处理。

□对多付款或退回的货品，信贷备忘录要求记入客户贷方。

□对少付款客户，借贷备忘录要求记入客户借方。

 

    直接运货

    你的公司可能不直接由库存发送订单上的货品项目至客户。相反，你让订单上的项目送到第三方供货商手中，然后第三方供货商将货物直接送到客户那里，并且按直接运货给你开票。一个销售订单也许包括一些或全部第三方项目. 当客户订购第三方的项目，SD能自动地为该项目产品提出采购申请。采购申请包括开票凭证数量和交货的日期。R/3 SD使用物料管理系统根据申请去初始一个采购订单。

    当交货完成后，而且第三方的发票也已到达，按照第三方发票上的数量，你就可以在开票凭证上给客户开票了。

 

 

    公司之间的业务

    因为你的组织或公司的结构可能不适合每一个商业情况（或每一个客户的需求），R/3系统能提供一些额外的灵活性。你可以从具有特殊公司代码的一个销售组织去出售产品，然后从一个属于不同公司代码的工厂装运产品。这个过程就叫做公司之间的销售处理，它容许你只给最终的客户开发票并递送一张公司之间的发票，例如，在装运公司和销售组织之间的成本、成本加利或成本折扣清单。

 

 

    销售数据从哪开始

 

    在商业过程中，当你初始化一个新凭证时，R/3 SD能帮助你广泛应用自动复印功能，将一个销售凭证传到另一个凭证中。在下面的方块图和R/3系统中示出，“物料”这个词可以指原材料或产品。

   

    初始化新的销售凭证有2种方法：

    □不参照现有凭证的新凭证：在这种情况下，R/3 SD要检索有关客户、任何商业合伙人、产品、定价主凭证，客户/材料信息记录和任何有关产品建议的主数据记录。系统能将这个信息自动地传递到新的凭证中去。如果你要为特定事务制定特殊的协议，你可以手工地增加或更改资料；这些特定事务譬如专门的一次付款项目或特殊交货等。

    □参照现有凭证的新凭证：在这种情况下，你可以参照一个报价单，开始着手一项销售订单。R/3 SD能自动地从参考凭证上传送数据。同样，你可以手工地增加或更改数据，譬如增加制定客户的专门信息。

 

 

   SD凭证中的文本

 

    R/3 SD能以文本方式接受在销售与分销凭证中的表头和项目层信息。你可以自动地从主记录、参考凭证中复制这些文本，或者从你的台式系统中将文本送入R/3系统中。在处理中，你也可以手工地在任何地点处输入文本。该系统能使这些文本适应客户的语言。

 

      表头文本可以包括自动地从参考凭证、表头注解例如付款期限，合同协议，责任专项条款，装运规程，或罚款条款等项目中拷贝过来的文本.

    项目文本可以包括产品描述，项目注解，和包装提示。

开票凭证包括诸如产品销售文本、项目注解和发货文本等文本。

 

听棠注：这部分所谓的文本，从现在的角度，可以采用RosettaNet的标准来处理，这将是下一代企业信息化的关键，企业与企业之间数据交流将是系统的关键，面RosettaNet是这种数据交流的统一标准。