用Dashboard提高报告质量

我每个月初必做的一件事，就是写报告汇报商个月的成绩。每次都得花至少三天的时间来整理数据，制作容易理解的分析图表、写注解和解释等。经常，一份同样的数据要从几个不同角度来分析与汇报，非常考验Excel的能力。报告内容要容易理解，需让决策人能很快的按报告内容做决定，因此非常考验Powerpoint和写分析的能力。读我报告的都是公司高层，再加上报告的目的是汇报成绩，因此多花点时间写一份好的报告还是挺重要的。

 

虽说自愿多花点时间写报告，但毕竟多花的这些时间不能提高成绩，因此自己还是希望花的时间越少越好。公司的ERP能定时自动生成业绩报告，照理不需要花时间整理数据。但这些ERP报告一般是为很多有不一样需求的用户编的，因此不能完全满足自己的报告需要。自己还是得花点时间，只能说花的时间少了。很多时候，因报告需要的数据源不止一个系统，ERP不能把不同系统的数据集成或整理成一个报告，也造成自己得手工整理用来准备报告的数据。此外，因人为或其他问题导致数据可能有错误，也增加了写报告的时间。

 

我一直尝试利用不同方法减少写报告的时间。用过的方法包括制作可重复使用的的模板、制定和改进制作流程、制定新的ERP报告、让现有ERP报告更有针对性、创建Excel文间与Powerpoint的连接、训练员工以减少错误数据等。在这方面，还是取得好结果。譬如，我曾经把准备一份报告的时间，从两周减到半小时。

 

近几年，BI（也称Analytics）类工具开始被ERP厂家热推，据说BI能很快的提供数据的分析和数据挖掘。最近，我被Dashboard这种BI工具的互动功能吸引，决定尝试用它提高报告内容质量。

 

做了两个Dashboard以后，我觉得我的报告质量提高了，而且还减少了准备报告的时间。第一个Dashboard，我把以前六页长的Powerpoint报告缩减成了一页（我把Dashboard放到Powerpoint里）。以前一份Powerpoint报告只涵当月的分析报告，现在一份有Dashboard的Powerpoint能包含一整年的分析报告，内容甚至比以前更多更有针对性。因此，我不再需要每个月手工备份一份Powerpoint报告。第二份Dashboard让我在一个报告里从几个不同角度分析数据，我不再需要为每个分析角度个别作图表，省去了我很多时间。最值得提的是，Dashboard能把数据变活，让用户与报告互动交流；我的Dashboard报告得到了领导的高度好评。

 

这次尝试后，我相信Dashboard必定会成为我今后报告的核心部分。它不但让我省去了很多准备时间，更重要的是，用户不但能更快的了解报告，Dashboard也提高了用户对报告的兴趣。我也认为，今后，Dashboard将会是许多企业报表内容的一大亮点。

 

 

 

（图为一个Dashboard的例子。声名，这不是我的Dashboard。）