Microsoft Forms产品分析报告

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Microsoft Forms产品体验报告

一、体验环境

体验人:程璐

体验版本:Microsoft Forms

体验设备:Dell XPS13-9360

体验时间:2019/2/26

二、产品概述

Microsoft Forms 是 Office 365 教育版的一个新部分, 是一款网页端的应用软件。软件 的整体风格简约、智能、商务化,符合现代年轻人办公风格的定位。 

三、产品定位 
用户使用 Microsoft Forms 可以轻松创建调查以收集客户反馈、衡量员工满意度、组织 团队活动。还可以快速创建测验来衡量学生知识、评估课程进度,并重点关注需改进的主题。 Microsoft Forms 区别于其他调查问卷最大的特点就是可以对用户所反馈的数据进行智 能的统计和实时查看、使用内置的分析功能来评估答复、并将数据自动导入 Excel 中。此外, 用户所创建的表单还可以嵌入到其他的 office 产品中,实现了平台产品之间的互通与共生。 总而言之,Microsoft Forms 作为一款表单应用软件,成功融合进了自动化数据统计等元素, 让应用能够满足多样化的用户需求。

四、用户分析 
4.1 用户规模  

图 4-1 用户规模(注:所有数据均为虚拟数据,假定为 Microsoft Forms 的调查数据) 

 图 4-1 所示为近半年来的 Microsoft Forms 搜索量,从该图可看出,Microsoft Forms 的 用户量2018年10月份以来上升到了总体趋于稳定的状态。近半年的用户量出现了四个波谷, 分别在 2018 年 9 月 25 日、2018 年 10 月 1 日前后、2019 年 1 月 1 日前后、2019 年 2 月,这四个时间段均为节假日期间,笔者猜测由于节假日期间办公人数减少,所以导致用户量突 然减少。另外值得关注的是,在 2019 年 2 月 16 日之后,Microsoft Forms 的用户量趋于上升趋势,近期到达了一个新的峰值,春节过后,上班族和学生党都回归了正常的工作和学习的 状态,Microsoft Forms 作为一款办公型软件,在这段时间其使用量达到了一个高峰。因此, 在正常的工作日期间,Microsoft Forms 的需求量趋于稳态,总体上达到了 10 万以上的日需求。
4.2用户画像

(1)性别分布

4-2 用户性别分布

2)年龄分布

图4-3 用户年龄分布

3)地域分布

图4-4 用户地域分布

由百度指数的数据可以看出,Microsoft Forms 的使用趋于职业化、年轻化。其中一半以 上的用户年龄在 30~39 岁,该年龄段的人正是职场中的新兴者。20~29 岁、40~49 岁的人群也占了相当大的一部分,说明在校学生和职场人士对于在线的表单调查需求还是较大的。另 外,Microsoft Forms 的男性用户居多,这符合国内的人口分布情况。 用户画像的地域分布显示,Microsoft Forms 用户主要集中在广东、北京、江苏、浙江、上海等一二线城市,这些城市都是国内互联网发展的领先城市,对互联网技术的要求较高, Microsoft Forms 作为一款在线表单应用,能有效提高用户的办公效率,所以在一二线城市的 需求量会相对较大。 

4.3目标用户定位

● 职场人士:公司里,在做某项决定时往往需要收集大家的意见,通过收集在线的问卷调 查是最快并且最便捷的方式来了解大家的想法。对于在职人员,他们往往需要对收到的反馈 进行数据统计,通过精确的数据分析做出最合理的决策。将数据自动导入 Excle 表中,决策 者可以利用 Excle 工具的强大数据分析功能对数据进行分析,让决策做到有据可依。 
● 教育行业:老师们为了掌握同学们对于知识点的理解情况,可以通过创建测试,让学生 们实时的完成在线测试。对于教育行业,老师们需要对学生们交付的回复进行批改,计算每一个学生的成绩,并且对成绩、每题的回答情况进行统计并且记录;学生们也需要实时查看 到自己的答案是否正确,获取自己的最终成绩和老师的修改意见。 
● 大学生:开展某项调查时,大学生需要展开问卷调查。对于调研,他们需要将问题做到 精细化,针对每个用户有针对性的问卷,并且要合理避免选项位置所导致的问卷回复是否有效的问题,要用最直接的方式获取最有效的信息。所以他们需要题型种类多,对问卷的设置 具有个性化功能,如分支设置、答案随机设置。 
● 普通用户:普通用户在举办聚会、宴请宾客时,举办方往往需要提前预知参加人数,和 宾客的需求,告知宾客聚会时间、地点等信息。需要 Microsoft Forms 为他们提供聚会邀请函的需求,并且他们对用户的数据统计不需要做到精细,所以需要提供在线查看所有回复信 息的功能。 

4.4目标用户需求

根据需求层次的深浅,将用户的需求划分为三个层词,依次为基本型需求,期望型需求 以及兴奋型需求。

● 基本型需求:通过软件能够创建问卷及测验的表单,用户所创建的表单能在线发送给所 有被调查者,并且用户可以及时看到所回复的信息。

● 期望型需求:有丰富的表单设置操作,能自动、智能的为被调查者提供个性化的表单。

● 兴奋型需求:满足用户的数据统计及分析需求,用户不仅能及时查看到回复,还能一眼 看出各个问题回答的大致情况,并保留所有数据,能对其作出精细化的分析。

4.5用户需求解决方案

目前,Microsoft Forms 的功能主要分为创建表单、创建测试、查看回复、统计回复信息、 将数据导入 Excle 中、共享表单这七大模块。添加问题时,通过对常见题型的精细分类(分 为选择、文本、评分、日期、排名、李克特量表、Net Promoter Score),在测试表单中新增分数设置、标准答案、选项参考等表单属性设置能满足用户对创建一个新表单的基本需求。
被测者可以在计算机或者手机中随时随地打开表单,测试型问卷用户还能在提交回复后立即 看到自己的测试分数,满足了被测者对表单的基本需求。 
通过对问题进行分支设置,可以满足给每一个用户交付一个个性化的表单调查;对答案的随机分布也能使所有被测者的问卷之间存在差异化;对于测试型问卷,发起者还可以针对每一个回复问卷进行批阅,回复者可以看到针对性的批改意见。这些都满足了用户的期望需求。 
Microsoft Forms 对所有回复进行了自动化的数据统计,使用户通过图表的方式可以清晰、 明了的了解回复的总体情况。另外,Microsoft Forms 借助自己平台的优势,将数据和 Excle 工具进行结合,回复数据可以自动导入 Excle 表中,这极大的减轻了用户的工作量,方便了 用户对数据的精确、科学分析。满足了用户的兴奋需求。 

4.6竞品分析

目前市场上,已经有了很多的在线表单制作工具,如,腾讯问卷、番茄表单、问卷网、问卷星等等。问卷星作为一款集在线问卷调查、测评、投票平台为一体的应用也被大量企业 和个人使用,所以,在这里,我们将 Microsoft Forms 和使用范围较广的“问卷星”进行比较。

4.6.1 市场比较

图4-5 用户量对比

图4-6 咨询指数对比

4-54-6Microsoft Forms和问卷星的用户量及咨询指数比较。两个产品的用户趋势走向几乎是保持一致的,说明该类产品的用户需求相对稳定,所面向的用户忠诚度也很高。针对一款办公型软件,用户不会进行过多的同类型产品之间的尝试,对产品的熟悉度很大程度上决定了用户的粘合度。但,同时期的用户量相比,Microsoft Forms的用户量还是高于问卷星的用户量的。且整体来看,Microsoft Forms的咨询指数比问卷星高,也就是媒体曝光度会相对更高一些。所以,Microsoft Forms可以通过提升自身功能及品牌打造、宣传,增大对新用户的吸引力,以期在未来实现弯道突破、低谷突破。

4.6.2 商业模式

微软无疑是当今世界最大的PC端软件供应商,目前windows操作系统已经成功普及大众,在有了庞大的windows的用户基数后,微软要做的就是扩大推广自家软件应用。Microsoft Forms作为office 365的内置软件,只要有相关账户,就可以登录使用,可以说是一款免费应用程序。通过给用户提供这样的免费服务产品,可以提升微软的品牌形象,使用户对微软系列产品有更高的粘合度,微软则可以在用户购买或升级这些正版软件时获得一笔客观收入。

而问卷星的主要盈利模式是广告收益和会员收益。其中,广告收益来源于网页上或问卷上的一些植入性广告,这些广告都会收取一定的费用。会员模式时使付费会员用户可以享受到更优质的服务,甚至还可以帮你制作问卷、发问卷等。

Microsoft Forms从一定程度上来说公益性更大,由于没有广告的烦恼,Microsoft Forms在使用上会更能获得用户青睐。但问卷星的会员服务在一定程度上也会吸引一些用户,针对这方面,Microsoft Forms可以通过人工智能和大数据这些科学的手段分析出用户最常、最想使用的表单模板,然后进行定向推送。

4.6.3 登录渠道

Microsoft Forms作为office 365的一个组件,在用户登录office 365后可以看到Microsoft Forms的登录入口,或者在office 365的其他组件中,如outlook、onedriver、excel等中,也可以找到跳转到Microsoft Forms的登录入口。在office的系列产品中都很好的实现了融合。但Microsoft Forms只能通过各移动终端的浏览器跳转、打开。

问卷星在用户获取渠道上相对宽很多,用户可以通过网页、微信小程序、手机app多种方式进行登录。这极大程度上方便了用户随时随地的使用,对设备要求的限制相对降低了很多。

4.6.4 用户体验

图4-7 选择问卷类型(问卷星)

图4-8设置问卷题目(问卷星)

Microsoft Forms整体设计比问卷星的界面简洁舒适;对问题的分类也做到了更科学,更准确;对于回复数据的统计相对更合理;当然,毋庸置疑的是Microsoft Forms可将数据自动导入Excle表中,这一点极大方便了用户对数据的操作,用户可以准确无误的对回复数据进行保存,操作,分析。

Microsoft Forms目前只有创建表单和创建测试两种形式,在问卷形式上没有调查星多;针对在线考试,由于无法进行有效监督,用户的痛点还在于如何让被测者拿到的问卷时是有差异的,问卷星在这方面可以设置题库向用户随机发放问卷,但Microsoft Forms目前还没有做到。另外,相比较专门的聚会邀请函制作app来说,Microsoft Forms的表单页面观赏性不高,也无法添加定位信息。 现在市面上有很多邀请函结合图片、动画、短视频、音乐都做的非常精美,相对而言会能更吸引邀请类用户。无法添加定位信息。

五、产品分析

5.1产品结构图

图5-1  Microsoft Forms结构图

5.2用户流程图

 

图5-2  Microsoft Forms流程图

5.3核心功能体验分析

5.3.1 添加问题(新建表单)

图5-3 问题分类选择

图5-4 问题设置

优点:问题分类较细,能让用户准确选择自己设置所要设置的问题类型,方便操作;并且对每一个问题的内容设置也非常智能化,如勾选了答题,在用户填写表单时就无法跳过该题,这对问卷调查来说非常重要,可以避免收集很多无效的回复。另外,如勾选了随机选择选项,每个用户所打开的问卷中选择题的具体答案选项都是随机分布的,这样可有有效避免用户对于选择顺序的偏爱倾向性问题。

问题:删除问题或选项后无法撤销当前操作,Microsoft Forms是一个实时性应用,也就是说,每一时刻Microsoft Forms都会对当前操作进行保存,无法返回上一个操作。另外表单只能整体复制,无法针对某一个问题进行不同表单之间的复制操作。

优化建议:添加撤销操作的功能键,以防用户误删。并且添加复制功能,使表单之间可以相互进行操作。

5.3.2添加问题(新建测验)

图5-5 添加问题(新建测试)

优点:考虑到测试卷的具体需求,在新建测试中的新建问题中,加入了得分设置、数学设置(可以输入数学公式)、正确答案设置,以便被测者在提交后可以即可查看自己的成绩,测试方也可以立即统计到被测者的成绩。针对选择题还可以当用户选择某个选项时设置一条回复消息。设置问题时,也非常的个性化,无论是在新建表单中还是新建测试中,用户都可以对问题进行分支设置,也就是说,回复者在回复时,如果选择了某个选项可以自动跳转到某一个问题,而不是按顺序来。

问题:分支设置的位置在整个网页右上角的更多表单设置中,该项设置属于表单设置的一个基本属性,不应该放在一个用户难以察觉的地方。为了避免答案共享,目前很多的在线测试形式都是从题库随机抽取一定数量的题目供用户进行作答,而Microsoft Forms无法做到随机出题。

优化建议:在创建表单时就让用户选择是否创建分支表单,或者在用户设置每一个问题时都有一个分支选项。为了更好的做到个性化测试,可以将所有添加的题目设置为题库,使被测者打开的测试卷中的题目是从题库中随机挑选的。

5.3.3回复

图5-6 查看回复

图5-7 批阅回复

优点:对收到的回复进行了自动化的数据统计,方便用户查看、分析每一个问题的回复结果。还可以将回复的数据自动导入到Excle表格中,避免用户收到回复后需要将数据手动输入Excle表格中,减轻了用户工作量并且避免手动输入时会出错。另外,针对测试类表单中的文本类问题,系统会自动根据设置的标准答案给出相应的评分,同时,用户在查看回复时,还可以手动进行打分、批阅同时还可以写批阅意见,保证了测试卷反馈的有效性和实用性。

问题:用户在查看回复时,所收到的用户编号是按提交顺序来的,ID是系统的账号ID,并不能使发起人准确定位到回复者的身份信息。另外,一般测试要求被测者在规定时间内作答完毕,并且一个人只能做一次,而Microsoft Forms没有提供给用户回复时限和用户回复次数的设置功能。

优化建议:针对所有的表单,可以提供一个基本信息填写的功能(可主动设置),需要改功能的情况下,让填写者在填写表单时就输入个人信息,并将该信息替换成用户ID;或者在设置表单时提醒发起者,需要设置有关个人信息的问题。在问卷设置中,也可以加入对时限的控制,作答者若超过作答时间,则提醒用户:作答时间已到,无法继续作答。还可以在问卷设置中田间用户回答次数的设置(如:每个ID只允许回答一次;每个ID可回答多次,但只保留最新回复;每个ID回答次数不限)。

5.3.4预览

图5-8 预览问卷

优点:Microsoft Forms为用户分别提供了针对计算机和手机的预览,可以真实模拟用户在不同设备下看到表单的情况,方便用户了解被测者打开问卷的状态。

缺点:在预览问卷时,用户可以对问卷进行填写,并且提交答案,所提交的回复被视为是有效的,会同时在问卷的回复模块中体现。

优化意见:预览问卷和模拟回答应该被分为两个独立的功能。预览问卷就设置为单纯的效果预览。发起者在模拟回答后,回复记录不应该被保留,可以提供相应的回复预览。

5.3.5共享

图5-9 共享问卷

优点:Microsoft Forms提供链接式、二维码、嵌入式、电子邮件、FacebookTwitter6中分享方式,便于用户将问卷进行转发。

缺点:生成分享链接时,无法体现问卷主题。有些时候,用户也需要进行线下的问卷调查,而问卷无法进行打印。

优化建议:共享问卷时,直接生成一个文本类的超链接,便于用户收到链接后就知道是什么链接。另外,添加打印功能键,使用户同时可以获取纸质的问卷。

六、如果我是PM

1、模板表单定向推送

根据用户的历史行为,结合大数据和人工智能算法预先判断用户可能需要的表单类型,在用户打开Microsoft Forms应用时,将相关表单模板定向推送给用户。这样一来,用户参考模板表单更好更快的完成自己所需的表单制作,从而会增加用户使用好感,提高用户的粘合度。

2、增强表单之间的可移植性

拷贝部分信息是我们在办公时最常见的操作流程,在表单制作中也不可避免这个问题。对任意一个表单而言,我们可能都需要用户填写一些基本信息,在不同表单中往往会出现相同的测试题,表单之间的题目如果可以任意复制、粘贴无疑会大大提高人们的工作效率,用户也不会因为每创建一次表单就要做大量重复性的工作而感到烦恼。

3、提供打印接口

当用户发放问卷调查时,往往需要面向陌生人。在线发布问卷调查,可能会存在无法找到目标对象发放问卷;用户不信任网络链接等等一些问题,所以纸质版的问卷调查对普世调查来说还是非常有用的。当我们创建好在线表单后,若还需要在word上另外设置问卷及其格式就会非常麻烦,目前的在线问卷都没有提供打印接口,所以笔者认为这在未来是一个非常好的发展方向。

4、增强试卷类型问卷的功能

对于试卷类问卷,是需要被测者在一个无监督环境下进行测试的。对这类表单的创建者来说有一个很关键的痛点就是如何保证测试者是在独立情况进行作答的。为解决这个痛点,用户在设置表单时,可以通过规定每题的作答时间来控制被测者的做题时限,使他们在做题时无法有交流的时间。另外一个方面就是可以岁试卷问题设置成题库,使每个测试者所拿到的试卷都是不一样的。目前,Microsoft Forms允许用户对收到的表单进行多次回复提交,为了减少试卷类表单创建者收到回复后的大量筛选工作,可以在表单设置时规定每个用户ID都只有单次登录机会。

七、总结

总的来说,Microsoft Forms是一款非常优秀的表单类办公软件,它给人总体感觉更商务化、正规化,非常适合青年人的办公需求。表单创建最重要的意义就在于,可以迅速针对我们想要了解的问题收集到信息反馈,现阶段,计算机无论是硬件还是软件都有了里程碑式的发展。得数据者得天下,数据的意义对人们而言是永久性的,Microsoft Forms能将数据自动导入excel表中,帮助用户又快又准的保留了数据,这有非常大的商业价值。Microsoft Forms强大的数据分析功能和office系列产品间的兼容性极大的满足了用户可以用数据做出精准判断、科学决策的需求。但,同时Microsoft Forms也有可以继续优化的地方,希望这款软件越做越好。

 

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