OA，我们到底用来做什么？

                          OA，我们到底用来做什么？

 

                                     旗帜，在山峰上飘扬。走过了多少，走向胜利的路，艰险又漫长。

                                                                                                                                         ——汪国真

       在开始正式讨论标题中提出的问题之前，请允许我回顾一下我之前工作过的一家公司在引入协同软件这件事情上所走过的路。

大约在2006年初，那时这家公司刚刚引入IBM旗下的Lotus Notes 5.0不久，这款软件在当时主要是起到内部邮件沟通，工作流和文档存储的作用。与当时那些还停留在完全使用纸质审批单的公司相比，这种工作方式已经使我们在工作中体会出一种优越感。

过了5年之后，即2011年，我们引入了一款基于浏览器进行人机交互的协同办公软件。与更早的Lotus Notes 相比，两者主要的区别是后者在不同类型应用之间的区别更加明确，工作流的展现方式更加直观、合理，流程的图形化展现方式让使用者对流程的状态更加明了。同时，也使开发人员进行定制开发的方式更加高效。在业务、人员发生变化，需要人为对某条流程进行干预的时候，其操作方法也更加方便了。用户无需再因为人员交替，使工作资料、流程变更记录由于时间久远而难以寻找等原因影响电子流修改的进程而担忧。

另外，OA中的一些小功能虽然不起眼，但是对于认识线上办公的好处却很有代表性——比如通讯录，以前我们会在自己工位的隔板上贴一张A4纸，那是当时全公司的通讯录，有了系统之后，除了方便查询，也降低了通讯信息批量泄漏的风险。再比如我们可以很容易地修改我们的登录密码——当然可能有很多人都没有修改过，但是在Notes中修改密码还是要有很好的记忆力去记住操作的过程的。还有很重要的一点，就是我们不用再安装客户端软件，不用再看着Word版的操作指导去配置服务器地址。这对于用户的使用来说，已经与使用一个门户网站的方式十分接近。

不过，事物是不断向前发展的，基于2010年软件行业水平所开发出的OA产品，在2015年时，已经暴露出了一些问题，由这些问题所产生的，和在我们进行开发和维护过程中了解和预测到的公司对OA平台的新需求，以及我们所掌握的当时市场上OA产品能够提供的新功能上看，我们的OA协同办公平台即将面临着跨入下一个阶段。

在2016年4月，通过公司的决策，由信息部根据新需求，对新OA系统进行选型，7月份决定供应商，开始进行采购和项目实施，2017年2月，新系统正式上线，直至2019年6月，内部实施3家分公司的OA建设项目，共上线工作流程及各类应用200余项。

那么，现在的我们对这种变化是否做好了准备呢？如何回答标题所问的问题就可以检验这一点。

我们先来说说“工作流”，这是OA平台的核心。让我们先正确的理解我们为什么要在OA中实现工作流，又为什么需要图形化的界面去展现流程等等问题。

流程是一个抽象的事物，在没有软件之前，当一个岗位上的人员发生变化之后，这个岗位在业务流程中的工作内容也可能会发生变化，而这种变化可能带有某种不确定性，并且往往不公开，这会让与这个岗位对接的人员感觉有些猝不及防。而在软件中搭建工作流的过程，实际上就是把这种抽象的事物转化为具象的可以用肉眼看到的事物，但请大家注意，这个具象的事物已经不是流程本身了，而只是流程的投影。这种方式，在有效的固化了业务流程之外，还使业务流更易于被我们捕捉和理解，从而使我们更容易对流程加以控制，控制则是为了掌握业务的状态，从而应对各种可能发生的情况。软件还对流程中的信息做了结构化的处理，业务流程经历每一次闭环都会留下结构化的数据，而结构化的数据才能支持我们对其进行统计和分析，从而能够对业务的优化起到数据支持的作用。当然，这些分析的结果，在不同的业务场景中则会发挥不同的作用，而究竟能够发挥怎样的作用，作用有多大，除了数据本身的性质之外，更多的还在于我们发挥自身的经验和智慧，借助软件工具，发挥数据的价值。

如果我们能够正确的理解前一段的内容，那么我们已经接近问题的答案了，不过这还不是答案的全部。如今，软件已经涵盖了我们生活的方方面面，我们能够想到的事情，软件几乎都能做到（如果你在App平台中见过一些奇葩应用的话，你会感受更深）。还以我在之前的这家公司使用的OA软件为例，公司当时要求员工在考勤机上进行指纹打卡，通过OA定制开发与考勤数据库打通，员工在在第二天就可以在OA上看到前一天的打卡记录，如果发现忘记打卡可以及时进行补卡，也可以对某段时间的打卡记录进行查询，每个月员工都会收到自己的考勤汇总确认单和工资单，这些功能都是在当时OA系统的基础上开发的，它们已经超出了工作流的范围，是更加复杂的应用，而普通用户需要做的并没有太大的变化，仍然是每天上下班打卡和正确地填写电子流。

自从2015年接触新型的OA系统，我们发现OA（Office Automation）的概念已经发生了很大的变化，即：OA将真正的作为企业级协同平台，与之前的平台相比，它将提供更加便捷的使用体验（比如：移动办公，业务数据建模），更快速的应用开发方式，更多流程间的联动，更高的系统开放性。这使大家无论在办公室，在户外，在路上，只要在有网络的地方，都可以进行办公、查阅资料和实时沟通，各种工作提醒一定会找到你，帮助你记住要处理的工作。各种需求的实现可以通过更简单的方式完成，这主要得益于新型OA使用了新型的软件架构。更重要的是，OA可以与其他异构系统（如ERP、CRM、EHR等）进行集成，在各系统中的资源将通过OA与各系统间实现数据交互而成为一个整体，同时还能减少信息重复录入的工作量，提高效率，保证信息的一致性。OA软件产生的效益，可能无法以经济数字的方式直观体现，但在对其合理运用的条件下，一定能在业务的整体运营效果上有所体现。

       这些新的特性不是凭空出现的，而是随着诸多企业在和OA软件供应商不断合作的过程中积累而来的。他们看起来很诱人，而且确有实际的案例可供参考。不过，拥有这些特质的软件就是一定我们想要的吗？或者说就能够满足我们的需求吗？实际上，这个问题应该首先问我们自己，即我们想要什么样的软件？软件的灵活性在于它给予了我们想象的空间和把想法变为现实的可能性。对于企业，我们是否就应当选择一款能够将企业的管理思想、管理方式、制度、业务流程等通过软件体现并能够随着其变化而进行调整并且便于调整的产品呢？如果确实如此，那么以上所说的OA平台的新特性，应当能够作为满足我们需求的软件的基础。

       古语有云：“公欲善其事，必先利其器”，软件能够创造的价值，除了其自身具备的可能性之外，如何利用这个平台让我们更高效的工作，如何为业务的优化提供支持，如何获取更加优越的使用体验，其中必然融入了所有参与软件平台建设人员的智慧与汗水，这其中不仅包括软件供应商和企业内部的信息技术人员，还包包括了所有参与建设的业务专家和热心同事。

我们对软件平台的建设，将加强我们自身，也将反映我们自身。这是一种期待，也是一种考验，我们应脚踏实地地去探索，去创造。