怎样成为时间管理的高手

现实生活中，我们都会面对这样的生活：

• 每天睁开眼睛，有一大堆工作等着你，一个安排接一个安排，没有喘息的空间
• 有好几个任务在手，不知道要先处理哪件事情
• 一天结束的时候，已经心力交瘁，事情也还没有做完
• 自己工作很忙，几乎都形成了996，但是工作上不出成绩
• 工作之外制定的学习和锻炼计划，却总是没有时间去执行

就这样，一天天，一年年，应付工作已经疲惫不堪，忽略健康，也没有精力思考自己的长远发展，这样就显得学会时间管理就尤为重要。

1. 计划：规划和备忘

说到计划，很多时候，我会说未来有那么多不确定性，做个计划是不是太麻烦了，有那个时间我把事情都做了好几件了。为什么要做计划呢？主要是用来规划和备忘。

• 规划： 是制定出实现目标的有效路径
• 备忘： 可以帮助你执行时方向清晰，全情投入

《高效能人士的七个习惯》中有这么一个说法

“任何事情都是先在头脑中构思，也就是智力上的第一次创造，然后再付诸实践，也就是体力上的第二次创造”

对你未来要达成的目标，以及达成路径，进行头脑中的第一次创造的过程，也就是计划。在时间管理中，要把头脑中的计划，落实到纸面上，从而实现可视化，看一眼就知道你当天、当周、当月的工作重心是什么？

把计划可视化这一步非常重要，人的大脑相当于电脑的内存，是用来运算、处理信息、指挥身体的，如果你用它来记录储存太多信息，反而会降低你的工作效率。所以需要将计划可视化，帮助你释放内存。也就是

用你的头脑来制定计划，用可视化的计划表指挥你的行动

1.1 极简的项目管理表

对于生活中只需要被动响应、执行的工作；或者是简单重复，每天变化不大的工作；再或者是哪些很快就能完成的校工作，你不需要花时间去做计划。但是，对于我们软件开发过程中，需要完成的工作是比较复杂的、时间线都比较长，例如“你要完成三周的时间，进行公司年会的筹备”等，那么就需要一个实现计划。

通常我们会把这种工作为一个项目，以项目为单位做计划，有两个最基本的动作：分拆子项目和设定截止日期

目标	项目名称	项目描述	进度	责任方	截止日期
	子项目1
	子项目2
	子项目3

• 子项目的拆分是为了让一个复杂的项目，变得清晰，可行，完成拆分后的工作包，能给你带来阶段性的目标感、成就感。
• 拆分方法，你可以按照项目的工作内容进行分拆，比如说你是一个行政专员，你要进行年会筹备，这件事可以拆分为：选场地、排节目、买礼物等等；你也可以按照项目阶段属性进行分拆，比如：年会前、年会进行中、后续收尾工作等等。
• 拆分必现符合smart原则：必须是具体的(Specific)、可以衡量的(Measurable)、可以达到的(Attainable)、目标具有一定的相关性(Relevant)、明确的截止期限(Time-bound)

不管哪种拆分方法，需要注意：

• 在计划阶段，不宜把工作和时间节点拆分的过细，时间颗粒度一般到计划周期的下两级就行了。比如，长度是一年的计划，按月去安排；季度计划，按周去安排
• 项目拆分应该尽量做到“没有遗漏”和“各个子项目尽量是相互独立的”
• 如果你的项目是需要别人配合完成，分拆的颗粒度可以跟着人走，要责任到人，而且是一个人，并且需要跟踪责任人的进度和计划表
• 在你的计划中，需要别人协作的，请不要忘了在一开始，给对方也设置截止日期。截止日期，由对方承诺给出，只要对方给的时间不是太离谱，一般都会接受，通常情况下，人们不太愿意打破自己给出的承诺。
• 设置进度提醒，通常用execl作计划时候，通常会空出一栏，用颜色来提醒项目组。对于严重拖后腿的工作，标记位红色，正常进度的标记成绿色。这样可以非常直观的告诉你，你的计划是否需要调整。
• 可视化原则，可以分层看到每一项细化的工作。不宜太多层，以四至六层为宜，最低层次的工作包的单元成本不宜过大，工期不宜过长

1.2 日历表

项目管理表，是从事情本身触发，帮助你规划行动步骤；那么日历表，帮助你从时间维度，来锁定重要的事情。我们在时间上的"感觉"是靠不住你的，如果没有一个有效的工具去约束你的时间，很可能你并不会真的花时间去做那些对你来说重要的事情。

• 最重要的事情优先安排：就好比，我们生活中要往一个桶里装大石头、小石头和沙子。重要的事情先安排，就相当于往桶里放大石头，再王缝隙中装入小石头和沙子。如果工作和生活中，充斥着琐事，那就相当于先往桶里放沙子和小石头，那么很有可能，大石头就塞不下去了。

  如何确定重要的事情：

  • 短期需要完成，对工作结果又直接影响的
  • 短期可能对业绩提升、个人表现没有明显的帮助，但一旦长期投资，就会形成巨大红利的事情。例如花时间在顾客体验上，短时间是不可能有质的改善，对于销售额的提升也有限。但是长期来看，才能发挥真正的效果。
  • 不能错过的重要的时间节点

  你可以根据自己的具体情况，按周或者按月，甚至嫉妒，梳理和安排这些重要的事情，在放完了这些"大石头"后，再安排其他的事情

• 好的日历，并不是填满你的每个小时，恰恰相反，好的计划是有一定的余地，是有20%缓冲地带的。

  我们的大脑，处理信息的能力是很有限的，而如果你的时间过于紧张，过于忙碌，你的前瞻性、认知能力等就会出问题，人会变的短视，在遇到重要事情时，不能做出正确的决策。

• 日计划：也就是你这一天的任务清单，结合你的项目管理表和日历表，每天写下这一体坛必须完成的事情。每天工作结束后，把今天完成的工作在本子上划掉。

这一小节，我们主要是学习了计划的重要性和如何做计划，其主要的用途是

• 清空大脑，把大脑中从“要做什么”和“怎么做”的混乱当中拯救出
• 让自己随时都能明确找到，下一步应该是什么？

2. 行动：把时间变成产出

首先，我们可能会存在两类代办清单：

第一类：

• 下班前，给客户去个电话
• 马上给人事部发一封请假邮件
• 8点后去跑步20分钟

第二类：

• 完成仓库储存空间整理
• 设计出一份考勤制度
• 协调好老板的开会时间

第一类任务，很容易就去做；而对于第二类任务，脑子马上会出现迷惑，感觉要想一下，也未必知道马上做什么。那是因为第一类的任务，叫做动作，看到这些代办清单，你就知道应该怎么处理了。而第二类，就属于一个个大小不一样的任务，他们和一个个动作不一样，例如“完成仓库储存空间整理”这个任务来说，你的大脑，一看到这类任务，会出现迷茫，我该先做哪一步？我已经做到哪一步了？我还要做哪一步？如果我们接收到的信息是一些负责的任务，而不是一个个具体的动作，就会开始拖延，反正一时半会干不了，不如先放放。所以，对于复杂的任务，需要进一步的预处理，把他们拆分成一个个动作。

分拆任务，是提高执行力的一个有效放放。职场人的“拖延症”还有一个典型的特点，那就是跟干扰多，事情杂，因为要不断的处理新工作，新信息。每天收到不同仁的信息，需要你做不同的事情。

• 有的紧急，有的不紧急
• 有的重要，有的不那么重要
• 有的你还没来得及恢复上一条信息，马上就有另外一个事情等着你处理
• 有的你会给自己找理由，之所以没有及时处理A，是因为有事情BCD
• 有太多的悬而未决的事情，始终会占据你的注意力，导致最终你什么也没搞定

这里有一种快速做决定和快速行动的方法，每当我们遇到一件事情，需要在10秒钟内就可以做一个判断，下一步我该做什么？所有的情况，都无外乎四个选项

• 转：转给别人，是那些可以授权给别人替你完成的动作或任务。比如，你可以安排你的下属去出席一个重要的论坛，可以把更合适的参会人选推荐给对方。总之，不应该由你做的事情，坚决把他们转出去。

• 做：马上去做，要事优先，做计划的时候，也要规划“重要的事情”

  如果一个动作，只需要两三分钟可以完成，那么就马上做到，不要拖着占用你的大脑内存

  有些事情，反正都要做，在当时做，要比一天之后做效果好很多

• 存：放入待办清单，没有办法做，需要大块时间在未来做处理的，可以把他们记下来，放进你的“代办清单”，这个动作就叫“存”

• 扔：拒绝或者忽略掉，既转不出去，又没有办法立即完成，也没有必要存下来以后做的事情，果断“扔”掉。

3 敏捷工作法

3.1 不要把时间浪费在努力工作中

丰田汽车曾经总结出生产线的七大浪费，他们是

“过度生产、质量返工、库存过高、没用的搬运、多余的动作、不增值的工艺、以及没必要的等待”

其实，我们也在经历，工作中的时间浪费。

• 完美主义， 有些事情只需要做到80分，如果你要做到100分，那么你的时间、经历的投入就很多
• 范围蔓延，就是做出超出职责范围的事情，上下级，客户关系等，为了讨好对方，不断让步，增加原本工作范围内没有，也不必要的工作量
• 范工： 好不容易把一件事，从头到尾的完成了，结果却不符合对方的要求。可能是之前没有沟通好，也可能是对方的想法变了

以上这三种情况，我们都是我们工作中最常见的“把时间浪费在努力工作中”，其实工作中也可以采用现在互联网项目管理的“敏捷工作法”。

敏捷工作法，核心是不断迭代的工作方式。提倡不断调整、适应，逐步去达到目标

例如，有两家餐厅，客人点了10道菜，分别采用如下两种处理方式

方式	方法	弊端
传统型	一口气把10道菜全部做完，然后一起上	1. 客人会饿着肚子等待半天 2. 万一口味不对，太咸或太辣，没有任何的调整余地
敏捷性	先上一道菜，给客人垫垫肚子，然后问问客户的反馈，然后再上几道菜

敏捷工作法主要是采用“最小可交付”和持续迭代。当你面对一项任务的时候，“最小可交付”就是那第一道菜，通过反馈，再“持续迭代”，也就是不断把后面的菜陆续炒出来。其核心思想是：

• 建立最小可交付意识：当你接到一个任务或者项目的时候，第一步不是向对方承诺什么时候交出最终结果，而是承诺什么时候去完成第一次交付。

  比如：当你接到领导派活时候，更加敏捷的回答方式是“明天上午我就开始去准备，下班前给您一个初步反馈”，而不是两周后给你最终方案

• 持续迭代，完成了最小可交付，接下来就寻求对方的反馈，然后进行迭代，完成一次比一次更好的交付。关注的重心在于重要的重要的事情多迭代，紧急的事情优先迭代。

4. 管理合作者的时间

在职场中，离不开人与人的沟通和协作，所以，学会与人合作，可以大幅度提升你的时间使用效率。职场人的时间管理，有以下个特点

• 开发透明，养成透明的沟通习惯

  1. 在做计划的时候，就把别人拉进来，其有两方面的好处
     • 哪怕是你的团队领导，也有必要这么做，否则大家会觉得，自己被排除在决策范围之外，所有的都是你的个人意见，计划延期了，他也有理可说。在刚开始进行项目管理的时候，我总是将任务分解完，然后指定项目完成时间，在分配到对应的项目成员，当时项目组成员没有任何的异议。但是总是或多或少由于紧迫感不够等各方面的因素，导致任务延期，而给出的理由是，这个任务是你觉得这个时间点可以完成，我没有说这个时间点可以完成。
     • 同时可以让大家集思广益，既可以让大家觉得这是“我们的计划”，又可以充分同步信息，避免盲区。看似准备阶段多花点时间，其实在执行阶段会省很多事。
  2. 实时同步，可以每天或者固定时间，组织项目成员，把手头上的工作做一个同步。比如现在比较流行的站立会，看板模式
  3. 尽可能“当面沟通”，沟通，最强调的是及时反馈，书面沟通，不可避免的出现大量的误解和延时，而且传递信息的丰富程度也不如当面说。

• 管理上级的时间，在职场，时间管理这块，你的上司扮演一个非常重要的角色，一般而言，80%的活都是上司找给你的，所以管理上级的时间就显得尤为重要。上级的任务布置一般有如下特点：

  管理者特点	管理者心态	导致结果
  1.大家都是“向上负责”，所以布置出去的任务，往往不会盯得太紧， 2.在下属身上的注意力不足，特别团队越大，注意力越不足	1.这部分是下属对我负责的部分，应该他自己盯得紧 2.上级喜欢把任务布置任务，自己又更多精力处理自己上级布置过来的任务，同时使团队忙碌起来	1.老板对自己布置任务没有概念，同时又喜欢不断给下属加任务 2.如果下属不主动反馈进展，一旦上级想起来，就开始盯细节、催进度，最终上级就会觉得下属的执行力不够

  采用的方法

  1. 主动固定下来与老板一对一沟通的时间，并放到他的日历表
  2. 利用项目管理表，定期和他汇报你的项目、任务的进度，可以就工作重点
  3. 沟通：请上级进行一个优先级的重新排序，对项目和任务进行汇报，对有可能错过时间点的事情进行风险预警等等。沟通时间不需要太长，15分钟到半个小时。对于上级，他们对部门工作的进展能够很容易看清楚，不需要把精力花在催进度上。

• 学会授权：作为管理者，我们需要警惕两种思维模式

  • “这件事情教下属做太费力，还不与我自己做”或者“他能力还没有达到那个水平，做不啦”，要知道人的成长是需要具体的事情作为载体。人不是因为成长了才能完成某个任务，而是因为完成了某个任务才成长。
  • “老板，这个事情你决策一下吧”或者“老板，这个事我做不来，要不你安排其他人做吧”，如果这件事情的责任人是你的下属，可能因为能力和经验不够，你可以指导、给出建议等方式，但是千万别自己做。

  在生活中，我们时刻面对这授权，也指导授权的重要性，也愿意把事情交出去。可是，如果下属或者同事还没有完全成长起来，那么又该如何办呢？

  可以先尝试从最小的任务开始放手

  比如，你担心下属口才不好，没有办法独立完成一次给老板的工作汇报，于是，你每次都只让下属准备PPT，你亲自汇报，结果，他永远学不会汇报，那么你可以试着，这次交给他3分钟的时间，讲其中某个小模块。如果说的不错，那么下次交个他5分钟、10分钟，直到他能完全胜任位置。之后，就把这个模块的责任授权出去。

5. 如何与忙碌相处

现实生活中，工作很难与我们想象中的那么井然有序。我们很难有条不紊、轻松自如的处理一切，就这样过上忙忙碌碌的生活。你也许会觉得，“忙”是个贬义词，越忙，就越累，就越不想忙。忙碌，已经成为我的敌人。但是你有没有想过，你的问题，真的是“忙”吗?忙是不是真的不好？哥伦比亚大学做过研究，得出的结论是

忙碌的人完成任务的速度更快、效率更高；悠闲的人，反而更容易错过截止日期。

5.1 抛开内卷化

内卷化”，前段时间华为内部形成了一个讨论帖，指一种社会或文化模式在某一发展阶段达到一种确定的形式后，长期停留在一种简单的自我重复状态。就像一棵成熟了的卷心菜，始终在原地卷着，既不会再长高了，也不会再变大了。

工作和生活中，一些人也常陷入“内卷化”忙碌中。他们整天事务缠身、忙个不停，年终盘点却两手空空、乏善可陈。工作上，今天在赶昨天的进度，一个人在干两个人的活。忙到没有时间去学习，忙到没有时间去想怎么改进方法，提高效率，或者忙到连做个长期计划的时间都没有。

同时，又没有对时间的控制力，主要是靠加班，堆时间，好像也能搞定手头的事。下班以后，是在不想懂了，刷刷手机、打打游戏、或者大吃一顿，再不行就血拼，似乎也能恢复些精力和体力。

一天天，一周周，一年年，也就这么过去了，身心的“忙碌”和个人的“成长”这两件事，是分开的，他们之间几乎没有关系，日复一日，如此循环，无论是自己的能力还是工作状态，始终被锁死在这样自我重复的循环里。

但是，我们生活中也有不少人，他们忙而不累，总是精力满满，完成一件事，马上又能投入到下一件事中，他们不排斥“忙碌”，甚至主动拥抱“忙碌”的生活。

• 工作中，想各种办法学习新技能，提升自己的能力，提高业绩产出
• 工作之外，自己给自己增加学习、健身、社交的各种各样的任务

与内卷化的忙碌状态不同，它是自己驱动自己去做事，这种状态叫“自驱模式”。要想避免内卷化的忙碌，进入自驱模式的忙碌，建议去做三件事

• 首先，你得拥有一个“属于自己的好目标”。属于自己的目标是能够让你兴奋，发自内心想去完成的事情。兴奋的目标有两个特点：一个是挑战舒适区，一个是开创新领域
• 其次，有了目标以后，需要给成长留出足够的投入。类似健身、学习充电这种不紧急，但是很重要的事情，是非常容易被其他的事情挤掉的。尤其当你忙碌的时候，总能找到不做他们的借口，建议在年度计划中，至少留200个小时的时间，用于自己的能力提升和身体锻炼
• 抛出一个小循环，制造计划让自己尝到甜头，很多人把工作和成长分隔开，工作是工作，成长是成长。其实没有绝对，尤其是当你没有从现实中尝到甜头的时候，你的成长动力是不足的。一个给自己驱动力的办法是，把学到的某个技能，立即运用到工作中。

以上自驱的忙碌生活，并不代表要过苦行僧的生活。恰恰相反，正式由于你的忙碌是服务于你，而不是你服务于忙碌，才能在忙碌之外，拥有充沛的精力，尽情享受生活。