流程要简化，标准要量化（读后感--第一章）_流程要简化标准要量化-CSDN博客

本文链接：https://blog.csdn.net/wan_zaiyunduan/article/details/120372360

一、设计流程抓重点，让流程事半功倍

设计流程时，要准确抓取流程设计的重点，从工作目标、运营环节、部门职责、流程构成要素等多个方面进行分析，精简设计，消除冗余

1.明确流程设计的目的与目标

1.1认识流程设计

做任何事情都要有目的，只有明确了目的，之后的工作才能更加有针对性，才能不断朝着正确的目标前进。流程设计也是一样，没有明确设计目的与工作目标，就开始设计流程，导致设计的流程不符合实际情况，看似非常完善，但却无法实行，只能成为“纸上蓝图”。不仅使所设计的流程不能应用在工作中，还会造成工作时间的浪费。因此在设计工作流程时，需要明确设计的目的与工作目标，只有从设计目的出发，才能设计出符合当前实际工作需求的流程

开始流程设计之前，先对当前的工作情况做全面的分析，再确定当前最重要的工作。对工作情况的充分了解与分析，能帮助我们在设计流程时，尽量避免一些无效的环节，保证所设计的流程精简、高效，能够有效提升工作效率

流程要以流程图的方式设计，降低阅读成本

1.2了解分析工作环节

针对一项具体的工作，了解其中存在的各个环节，为设计流程提供依据。为了最大限度的简化工作流程，还需要对工作环节进行梳理，对其中不必要的环节进行删减，对功能相同或者相近的环节进行合并

1.3梳理业务主次

任何一项业务，都有主次之分，在设计流程时，要分清团队的主要任务与分支任务。其中主要任务就是设计流程的重点，而分支任务需要排在主要任务之后。不同的角色，正式、外包，核心、非核心所关注的任务也应该有所不同。设计流程的过程中，需要对一项具体工作的主要任务和分支任务做出明确的界定和分析，并将其准确地体现在工作流程中

1.4寻找业务中的关键问题

工作流程的一个重要作用就是解决工作中出现的问题，所以在设计流程的过程中，就要寻找业务中的关键问题，并予以解决。关键问题会使得我们设计出的工作流程更加符合实际工作需要，进而解决了实际工作中存在的问题，让工作流程真正发挥作用。

2.在工作方式中找流程环节

在一定意义上，工作流程就是完成一项工作的标准方式。通过明确工作流程，可以明确分工方式，提升工作效率。所以，在设计工作流程时，最重要、也是最基本的，就是从工作方式中寻找流程环节，工作方式中的一个步骤就是工作流程中的一个工作环节，从工作方式中提炼出必要的工作步骤，组合起来，就是一套精简的工作流程

2.1分析工作方式，确定工作步骤

要想在工作方式中寻找流程环节，首先就是针对一项具体的工作，分析工作方式，找出完成这项工作的工作步骤。确定工作步骤之后，才能确定工作流程重点额各个环节。在针对一项工作分析其工作方式的时候，也要同时分析需要做的工作内容与做事的先后顺序。

做一件事情，需要确定做完之后的效果，由谁来评定结果的好坏，需要达到什么样的标准，并且考虑通过什么样的方式来保证达到要求。通过分析工作方式、确定工作步骤，理清我们日常做的各项工作的工作顺序，抓住每一项工作过程的主要环节，明确好责任和权限，并使各个环节衔接和流动起来。在确定工作步骤之后，就可以根据工作工作步骤来确定各个工作流程环节。

通常，我们在分析工作方式、确定工作步骤时，需要确定以下几个方面的内容

（工作目的、工作地点、工作顺序、工作人员、工作方法）---工作步骤所包含的内容

其中，工作目的主要是为了减少工作中不必要的不止。通过分析实际做了什么、为什么要做、该环节是否必要以及应该做什么几个方面来分析工作目的；分析工作地点是为了尽可能将相关工作进行合并，以保证流程精简，为此，需要具体考虑现在在什么地方做、为什么在该处做、能否在别处做以及应当在什么地方做等几个问题；分析工作顺序是为了保证工作流程中各个环节顺序的合理性、具体应该分析现在什么时候做，为什么在这个时候做，能否在其他同样的时间做，以及应当在什么时候做等问题。分析人员是为了保证流程环节与人员的匹配性，具体应该考虑工作由谁做、为什么要指定这个人做、能否让其他人来做以及应当由谁做、为什么指定这个人做，是否可以让其他人来做，以及应当由谁来做等问题。而分析工作方法是为了简化操作方式，具体应该分析现在怎么做、为什么这样做、能否用其他方法做以及应当用什么方法做等问题

2.2将工作步骤变成流程环节

在确定完成一项工作的具体工作步骤后，要将工作步骤转变成流程环节。用工作流程将复杂的事情简单化，把简单的事情规范化。通过将工作步骤变成流程中的各个环节，规范一项工作的具体方式，形成工作流程。将工作步骤变成流程环节，设计工作流程的过程中，应该考虑以下几个方面的内容

设计流程时需要遵循一定的原则：

（1）以客户为中心。设计工作流程时，要充分考虑对客户可能产生的影响，保证流程能最大限度的满足客户的需求

（2）以价值为导向。设计工作流程的目的就是要提高工作效率，在将工作步骤变为流程环节的过程中，要以价值为导向，尽量精简工作步骤，提升工作效率

（3）以人为本。工作流程要想发挥作用，需要其中每个人员的精诚合作，认识工作流程中的一个重要元素，所以在确定流程环节时，要考虑人的因素，才能最大限度的保证工作流程的实用性

示例

第一项，准备工作

第二项，工作环节一

步骤1

步骤2

步骤3

第三项，工作环节二

第四项，工作环节三

第五项，其他情况，如流程之外的特殊情况要有对应的措施，catch情况

除了流程之外，可以提供checklist，确保在某个阶段，了解所要做的工作内容之后，所做的每一项都有对应的check项，保证是完全按照流程执行的，而不是人的主观判断

2.3确定各角色的职责

1）明确工作范围，确定人员与职责

找出该项工作中所涉及的角色和职责，针对性的划分职责。如某项工作，涉及到产品线多个子业务线，需要对各参与方的工作范围和职责进行明确。当各自的工作内容得到明确后，员工的工作内容就会更加具有针对性。

在这里职责有两层含义：一是应该完成的工作，二是应该承担完成工作的后果。通过明确每个版本/项目中各自的具体职责，能够保证每项工作都有相应的责任人，并且每个同学都能在工作流程中迅速找到自己的定位，明确各自的工作内容，由一个项目主R统一去跟进各配合方的进度和风险。

2）分工明确，提前清晰的划分号各自职责的界限

很多时候，尤其多个子业务线共同参与的大项目中，各业务方的工作职责往往会存在界限不清的问题。各个业务方的工作职责可能存在重叠的情况，或者由于分工不合理，导致一些工作无人负责，出了问题无法找到直接负责人。工作流程中存在这样的问题会严重影响效率及工作质量。

实际工作中，职责界限不清晰所带来的的管理问题是多样的：

各环节工作拖拉，工作人员相互推诿，效率低下；

工作难以落实、跟踪及管理；

问题发生时责任人难以界定，这会挫伤员工的积极性

因此，在设计工作流程时，要把职责划分清楚，要把职责界限明确清楚。职责划分时，要避免一项职责无人负责，也要避免多人负责没有主次的现象，保证一项工作职责只有一个主要负责人。明确工作职责时，要把重心放在主要职责人身上，做好合理分工，避免分工不当及职责不清，最后完不成任务或者任务完成质量不高。为了保证工作执行效率及工作质量，还需要有其他的人，一般是主R进行阶段性的check

2.4从实际工作中确认流程构成要素

工作流程是实际工作方式的反映，为了保证流程的可操作性与实用性，需要从实际中寻找、确认各流程要素

1)从工作步骤中寻找确定流程环节

环节，指的是流程中的每个阶段或者步骤。在事件进行过程中，依据某种特征和方式，可分解为若干个小过程。同时，环节又包含若干个可以分解的、更具体的事项。环节是工作的具体实施动作，每一个工作流程都离不开环节。因此在确定流程要素时，需要先确定流程中的各个环节，再确定出大体框架。

2）从工作的先后次序中寻找确定环节时序

时序是流程的又一构成要素。在实际工作中，我们所做工作的每一步之间都存在一定的时间顺序，通过将工作步骤按照先后进行排列，才能最终促成工作结果。

时序，指的是各环节按照一定的时间顺序先后出现、完成。这种时间顺序的关系，就称为时序。时序代表流程环节随着时间的变化，依次完成的进程。即为了一定的目的索索事情的顺序，确定流程时序是非常关键的一步

3）根据分工，确定工作具体实施人

任何一项工作都需要人来完成，人是工作流程中必不可少的一个构成要素。流程构成要素中的人，需要细化到每一项工作的具体实施人。通过确定工作的具体实施人，工作流程在实际的实施过程中，才能保证工作有人做，责任有人担，从而保证工作流程的落地实施。如果没人做，或者执行的不充分，即使流程设计的再完美，都无法落地实施。

确定实施人员时，主要依据为具体的工作内容，先根据各个环节的工作需要确定该环节所设置的角色，根据角色划分工作内容，最后根据细化的工作内容找出负责人，通过这种方式，将工作流程从“纸上蓝图”变为在工作中发挥实际作用的SOP（工作标准程序）。

总的来讲，在确定流程构成要素时，依次确定环节、时序、人，才可以完成工作流程的设计