接触GTD已四年有余,从纸笔系统进化到电子系统,我也总结了一些小小心得,鉴于“分享是最好的学习”,决定把自己的心得写下来。
关于个人管理
个人管理和时间管理不同,事实上在实践了两年时间管理之后,我发觉其局限性太大了,仅仅是一个处理任务的方法。我个人理解的“个人管理”包括了时间管理、知识管理、精力管理、压力管理balabala,而他们会互相影响,想要做好个人管理、任何一环都很重要。
举个例子,设好了番茄钟准备看书,偏偏很想睡觉一个字也看不进去;想要提高工作效率列好了事物优先级,结果打开邮箱发现自己根本找不到相关的邮件,只能一封一封翻。
想要提升效率,你必须清楚的知道自己要做什么,而且精力充足,注意力集中,相关的资料也很容易找到,甚至你需要一个环境良好的工作区。如何创造并持续这样的条件,我觉得这就是个人管理。
阅读了不少国内外的效率成长博客,看了各种理论工具的推荐,青蛙番茄等等多少也有些了解,经过两年的实践,PDCA循环和Ritual仪式是我觉得最有用的两个理论。
PDCA循环
P(Plan)计划。包括方针和目标的确定以及活动计划的制定;
Step1.1 最初我会运用思维导图或者头脑风暴将自己的生活分为“心智、个人发展、健康、工作、社交、财富”六块计划年计划、月计划和周计划。当然,计划目标必须符合SMART原则。
Step1.2 将他们打印下来签字,贴在墙上,作为承诺完成计划的仪式。
Step1.3 运用Omnifocus管理每天的to do list。
Tips:刚开始,不要排太难的太久的计划,让自己能轻松达成,会比较有利于后续的执行。
D(DO)执行。执行就是具体运作,实现计划中的内容;
Step2.1 这里我通常会运用番茄工作法,主要是为了两个作用 1)集中自己的注意力 2)强迫自己休息
Tips:坚持
C(Check)检查。就是要总结执行计划的结果,分清哪些对了,哪些错了,明确效果,找出问题;
Step3.1 每做完一件事情,我会在excel表格中记录它的启示和截止时间,并计算出所花费的时间,看看当中有没有拖延。
Tips:这其实是一个简化的柳比歇夫时间记录法,去掉了琐碎的生活作息时间,只将重点关注在学习工作的产能时间上。
A(Act)改进
Step4.1 根据Step3.1统计的结果,总结执行过程中好的方面,找到缺点,通过修改流程等方法加以改进。我通常会把工作流程画下来,看看有什么可以改进的地方。也会尝试写SOP,把优化过的方法制成模板,从而提升效率。还有就是撰写日记,记录工作心得。这是非常重要的一点。也是这个PDCA理论中我认为最有价值的一步,没有这一步,一切都只是重复劳动。
Rituals仪式化
这个方法取自Asian efficiency,即制定生活的仪式(可参考 http://www.asianefficiency.com/habits/morning-rituals-revisited/),实践了一段时间之后发觉,除了Asian efficiency建议的Morning和Evening Ritual,也可以根据自己的实际情况制定Rituals。比如我现在的工作日一共有四个Rituals。分别是
* Morning Ritual:列出了早上需要做的事情,比如喝水,5分钟的深蹲运动,吃保健品,阅读新闻等等
* Before the work Ritual:工作开始前的准备工作,比如倒茶,去洗手间等等
* Work-end Ritual:一天工作结束时的工作,比如清空电脑桌面,归档纸质文件,检查一天的工作
* Evening Ritual:每天晚上睡觉前的最后一步,包括了一天的回顾,清空邮箱等等inbox,列出明天要做的事情等等。
我会在Omnifocus中特别开一个文件夹存放这些Ritual,设定他们启动的时间和重复时间,这样就将一天中最零碎的事情统一管理,防止小事被忘记。
结语
要事优先、番茄工作法等等都是很有用的方法,但是它们本身都很分散,PDCA作为一个把它们串联起来的方法,我觉得它最符合大多数人的期盼,即在日常沉淀中成长,看起来每天都在做同样的事情,但其实真是在平淡的过程中逐渐前进。一个好的个人管理系统应该可以起到这样的作用,不仅是把事情做完,更是做好,最重要的是,用心去做。
仅个人有限经验,愿大家都有所得。
关于个人管理
个人管理和时间管理不同,事实上在实践了两年时间管理之后,我发觉其局限性太大了,仅仅是一个处理任务的方法。我个人理解的“个人管理”包括了时间管理、知识管理、精力管理、压力管理balabala,而他们会互相影响,想要做好个人管理、任何一环都很重要。
举个例子,设好了番茄钟准备看书,偏偏很想睡觉一个字也看不进去;想要提高工作效率列好了事物优先级,结果打开邮箱发现自己根本找不到相关的邮件,只能一封一封翻。
想要提升效率,你必须清楚的知道自己要做什么,而且精力充足,注意力集中,相关的资料也很容易找到,甚至你需要一个环境良好的工作区。如何创造并持续这样的条件,我觉得这就是个人管理。
阅读了不少国内外的效率成长博客,看了各种理论工具的推荐,青蛙番茄等等多少也有些了解,经过两年的实践,PDCA循环和Ritual仪式是我觉得最有用的两个理论。
PDCA循环
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PDCA是美国戴明博士提出来的。它还有个后缀叫做“循环”。意
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P(Plan)计划。包括方针和目标的确定以及活动计划的制定;
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Step1.1 最初我会运用思维导图或者头脑风暴将自己的生活分为“心智、个人发展、健康、工作、社交、财富”六块计划年计划、月计划和周计划。当然,计划目标必须符合SMART原则。
Step1.2 将他们打印下来签字,贴在墙上,作为承诺完成计划的仪式。
Step1.3 运用Omnifocus管理每天的to do list。
Tips:刚开始,不要排太难的太久的计划,让自己能轻松达成,会比较有利于后续的执行。
D(DO)执行。执行就是具体运作,实现计划中的内容;
Step2.1 这里我通常会运用番茄工作法,主要是为了两个作用 1)集中自己的注意力 2)强迫自己休息
Tips:坚持
C(Check)检查。就是要总结执行计划的结果,分清哪些对了,哪些错了,明确效果,找出问题;
Step3.1 每做完一件事情,我会在excel表格中记录它的启示和截止时间,并计算出所花费的时间,看看当中有没有拖延。
Tips:这其实是一个简化的柳比歇夫时间记录法,去掉了琐碎的生活作息时间,只将重点关注在学习工作的产能时间上。
A(Act)改进
Step4.1 根据Step3.1统计的结果,总结执行过程中好的方面,找到缺点,通过修改流程等方法加以改进。我通常会把工作流程画下来,看看有什么可以改进的地方。也会尝试写SOP,把优化过的方法制成模板,从而提升效率。还有就是撰写日记,记录工作心得。这是非常重要的一点。也是这个PDCA理论中我认为最有价值的一步,没有这一步,一切都只是重复劳动。
Rituals仪式化
这个方法取自Asian efficiency,即制定生活的仪式(可参考 http://www.asianefficiency.com/habits/morning-rituals-revisited/),实践了一段时间之后发觉,除了Asian efficiency建议的Morning和Evening Ritual,也可以根据自己的实际情况制定Rituals。比如我现在的工作日一共有四个Rituals。分别是
* Morning Ritual:列出了早上需要做的事情,比如喝水,5分钟的深蹲运动,吃保健品,阅读新闻等等
* Before the work Ritual:工作开始前的准备工作,比如倒茶,去洗手间等等
* Work-end Ritual:一天工作结束时的工作,比如清空电脑桌面,归档纸质文件,检查一天的工作
* Evening Ritual:每天晚上睡觉前的最后一步,包括了一天的回顾,清空邮箱等等inbox,列出明天要做的事情等等。
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我会在Omnifocus中特别开一个文件夹存放这些Ritual,设定他们启动的时间和重复时间,这样就将一天中最零碎的事情统一管理,防止小事被忘记。
结语
要事优先、番茄工作法等等都是很有用的方法,但是它们本身都很分散,PDCA作为一个把它们串联起来的方法,我觉得它最符合大多数人的期盼,即在日常沉淀中成长,看起来每天都在做同样的事情,但其实真是在平淡的过程中逐渐前进。一个好的个人管理系统应该可以起到这样的作用,不仅是把事情做完,更是做好,最重要的是,用心去做。
仅个人有限经验,愿大家都有所得。