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修正Word文档中太多不一致的格式

您是否收到过一篇包含成打的字体和字号的MicrosoftWord2003文档，然后不得不将其修正一致？或者需要将他人处理的小文档合并为一个长文档？或者只是偶然在一个文档中碰到太多不同的格式？

如果您的文档遭受了“雪花综合症”，即几乎所有的段落看起来格式都不一样，则以下策略可能会有所帮助。

控制从其他文档中粘贴文本的方式。

使用“样式和格式”任务窗格来查看和更改格式。

在“显示格式”任务窗格中查看格式的详细信息和更改格式。

比较类似的格式(其中两个单词或段落看起来几乎相同)，然后应用相同的格式。

控制文本的粘贴方式

第一个策略是预防。从其他不同格式的文档中复制和粘贴时，您可以防止引入不规矩的格式。如果您的文档已经包含不规矩的格式，则本文中的其他策略可以帮助进行修正。

如果从文档或其他来源粘贴的文本的格式设置不同，那么关键就是在粘贴时控制文本格式的设置。Word2003中的“粘贴选项”按钮可以将粘贴文本的格式设置为文档中已有文本的格式，这样就保持了文档格式的一致性。

确定格式选项

文本粘贴后，在粘贴文本的下面将出现“粘贴选项”按钮。单击该按钮，将显示一个列表，可供您决定如何将信息粘贴到文档中。

可用的选项取决于粘贴内容的类型、粘贴内容所处的程序和粘贴文本的格式。

例如，如果您在列表旁边粘贴列表项目，您可以决定粘贴的文本是包含在列表中还是作为新的列表粘贴。如果您要粘贴到一个段落中，您可以决定是保持文本的原始格式还是将其设置为与周围文本相同的格式。

如果您要粘贴来自MicrosoftExcel的数据，您可以指定是否要链接数据以及如何设置数据格式。

查看和更改格式及样式

下一个策略就是在“样式和格式”任务窗格中查看和调整文档格式。从任务窗格中，您可以查看整篇文档的格式，选择具有相同格式的文本，以及重新应用您在文档其他位置使用的格式以得到更一致的外观。

您可以单击“格式”工具栏上的“样式和格式”来打开任务窗格。单击文档中的文本时，其格式说明将出现在任务窗格中。

您可以在任务窗格中显示不同类型的格式。有两项设置对于整理您的文档最有帮助，而且您可以使用“显示”框来调整这些设置。“有效格式”设置允许您查看文档中有效的格式。它包括文档中应用的格式、创建的样式以及一些常用标题。“使用中的格式”设置只显示了当前文档中应用的格式。

假设您收到一篇文档，其中包含不匹配的段落格式。单击文档时，发现有8个段落的格式为11号Arial，5个段落的格式为10号TimesNewRoman，还有两个段落的格式为11号Verdana。

您想将文档中所有段落的格式设置为11号Arial，即默认或常规样式。不幸的是，段落是分散在文档中的，弄清哪些段落包含何种格式将非常耗费时间。

通过使用“样式和格式”任务窗格，您可以轻松的选择含有相同格式的文本。只需要单击一下，您就可以选中格式为10号TimesNewRoman的文本，再单击一下，便可对其应用默认的Arial字体样式。

找到不想保留的格式并对其应用默认的Arial样式后，您的文档看起来将更加一致，任务窗格中列出的格式说明也少了。

重新应用格式

此步骤将快速应用文档其他位置所使用的格式。

如果“样式和格式”任务窗格没有打开，请在“格式”工具栏上单击“样式和格式”。

选择要设置格式的文本。

在“样式和格式”任务窗格中，单击要应用的格式。

查看格式详细信息

当您对文档进行操作时，可能需要有关已应用格式的详细信息。虽然您可以指向“样式和格式”任务窗格中的格式说明来查看其内容，但使用“显示格式”任务窗格可以查看更加详细的信息。

该窗格显示了文本的很多详细信息，例如字体、段落和行距、样式及语言等。您可以根据需要展开或折叠这些详细信息来查看指定的内容。

查看详细信息时，双击带有蓝色下划线的信息以显示一个对话框，您可以从中更改格式。

显示格式

在“格式”菜单上，单击“显示格式”。

选择要查看格式的文本。

格式信息将显示在“显示格式”任务窗格中。

请执行下列操作：要更改格式属性，请单击带有蓝色下划线的文本，然后在出现的对话框中更改所需的选项。

要确定格式的来源，例如格式是否来自一个样式，请选择“区分样式源”复选框。

要显示格式标记，例如段落标记和标签，请选择“显示所有格式标记”复选框。

要将选定的文本设置为与周围的文本具有相同的格式，请选择该文本。在“所选文字”框中，单击箭头，然后单击“应用周围文本的格式”。

比较类似的格式

从“显示格式”任务窗格中，您也可以比较格式类似的段落。假设您正处理一份法律合同，其一个段落中的文本与另外一个段落中的文本看起来类似，但不完全相同。您可以快速比较两个段落的格式，而不用查找两个段落的详细信息以发现不同之处。

比较两个选定文本的格式

您可以比较两个选定文本以查看属性不同的格式。该功能在两个段落不完全一样而您不能确定哪些属性不同时很有帮助。

在“格式”菜单上，单击“显示格式”。

选择要比较的第一个文本。

在“显示格式”任务窗格中的“所选文字”下，将出现该文本格式的示例。

选择“与其他选定内容比较”复选框。

选择要比较的第二个文本。

在“所选文字”下的第二个框中将出现第二个文本格式的示例。

在“格式差异”下说明了两个选定范围的格式的所有差异。

当这两个选定范围完全一样时，则显示“无格式差别”。

要将第二个选定范围的格式设置为与第一个选定范围相同，单击“所选文字”下面第二个框旁边的箭头，然后单击“应用原来选定范围的格式”。

来源：互联网