可以称得上办公神器的通用软件,应该不多。每个人都有自己喜欢的,我说几个对我帮助大的,让我每天工作变轻松的:OneNote,清单软件,计时工具,微信群。
微软的OneNote作为信息管理神器
谈到办公软件,肯定离不开文档处理,大部分人喜欢用Word来编写和保存文档。我比较习惯用OneNote来撰写文档,相比Word,它有几个重要的好处:
1)随时同步,不会丢失文档。常年做文字处理工作,哪能不湿几次鞋呢?花一下午时间写了一篇文章,刚要保存,断电了。即便你有随时保存的习惯,一开机,发现硬盘坏了。是不是要吐血三升呢?
用OneNote写作,就不存在这种担忧了。你写作的时候,它会自动把你的改动同步到云端。即便一台设备出问题了,其他设备也可以拿到最新的内容。这相当于拥有了一个秒级的文档备份系统。
2)避免冗余,始终有一个权威的文档原始版本。用Word之类的字处理软件写东西,有一个很讨厌的版本管理问题。稍微复杂的情况下,文档来来回回要修改很多遍,每一遍都需要用不同的文件名来区分版本。过段时间再找文档的时候,这些版本就成了负担,一点也不轻松。
文档的写作可以放在一个单独的地方,比如OneNote。写好了,修改好了,再形成Word或Pdf等形式分发出去。有了反馈,也可以在OneNote中修改好,再次输出单独的文档。这样做最大的好处,是始终有一个权威的原始文本。OneNote在写作方面的作用,相当于程序猿写代码用的Git版本管理软件。
3)多平台处理,很适合碎片化工作。OneNote支持云同步。在电脑、笔记本、Pad、手机上,可以共享同一个内容,而且各个平台都可以查看,编辑,都是自动同步。
比如你刚写了一篇文章的开头,突然被别的事情打断,你就可以在回家的地铁上,继续用手机写。到家后,还可以用家里的笔记本继续完成工作。碎片化工作,越来越成为工作的常态。那么,可以多平台同步内容的OneNote,就成了碎片化场景下的办公神器。
4)方便分类,不用被文件名和电脑目录困扰。在OneNote上工作,不仅可以写文档,还可以记录任何文字、图片、语音、链接、表格信息。Word最常用的功能,OneNote大致都有。
你可能会说,这些印象笔记也可以呀,有道云笔记也可以。
没错,这些笔记软件和OneNote类似。我喜欢OneNote,是因为它支持的分类层级比较多,可以作为个人知识库来用。其他笔记软件,更偏重信息的收集和搜索,对信息的精炼、整理、归类支持的有限,因为分类层级不足。OneNote支持笔记本、分区组、分区、页面、子页面五个层级,每个页面里还可以继续做个性化编辑,对我来说分类层级刚刚好,用起来很舒服。
有了清晰的归类后,一个文档可以没有名字,但你仍然可以快速定位到它。这就少了Word文件管理相关的一大堆麻烦。这是OneNote一个隐蔽的,但是很重要的好处。总之,OneNote可以作为信息和内容的处理中心。内容处理好了,可以方便地输出成Word等别的形式,不耽误分享。
对了,OneNote还是免费的,不然软件免费,还提供25G的云存储空间,还有微软出品的品质保证。
清单软件作为行动神器
好了,内容有了集中的处理地方,也安全了。那行动方面,有什么办公神器呢?
有一个我认为最重要的神器,那就是清单/待办事项列表/Todolist.
每天花点时间,列出当天要做的事情,然后一项一项划勾,是一个简单粗暴的生产力提升工具。它把策划和执行工作分开了,降低了大脑的工作负担,更加符合人的天性。
有关清单的重要性,怎么强调都不过分。如果你并没有这个习惯,建议你一定要试试。可以读一下《清单革命》、《搞定》之类的书做个起步。具体用那个清单软件不重要,我用的就是OneNote自带的清单功能:按Ctrl-1本行前面自动出现一个小框,再按一下框里打了个勾,再按一下小框消失。用起来非常方便,别忘了,它还是多平台同步的。
计时工具作为聚焦神器
很少人知道,我们每天工作8小时以上,其中有多少是有效工作时间?前苏联的科学家柳比歇夫,就亲自去做测试。他发明了一种记录时间的方法:一项工作开始时记录下时间,结束时再记录下时间。一天下来,统计各项工作消耗的时间。
柳比歇夫自己在效率最高的几年里,能维持五六个小时的有效工作时间。我自己也做了几年的时间记录,你猜我最开始有效时间是多少?只有2-3个小时。后来经过不断地反思调整,引导自己始终聚焦在当前工作上,我也可以把有效工作时间稳定在5-6个小时左右了。理解到自己的实际工作状况,就可以更好地调整工作方式,最终让工作轻松下来。柳比歇夫自己就是一个例子,在《奇特的一生》这本书的作者格拉宁看来,柳比歇夫的业余生活非常丰富多彩,比一般人更轻松自在。这才是很多人追求的“工作生活两不误”吧。
微信群作为沟通神器
还有一个我自己喜欢用的小工具,就是微信群。因为工作上的某个事情,临时建一个群,可以打造一个统一的沟通场所,也是多平台同步的,也支持各种内容形式,特别是各种文件。所以,微信群完全可以称得上工作上的一个神器 。
我还经常用“面对面建群”的功能,建一个只有我自己的群。这个群只做单一的一件事,记录。比如“细读文章”、“灵感记录”、“重要信息”之类的。假如我明天要去接机,那我就把航班信息(经常是截图)发到“重要信息”群里,这样接机的时候,就可以很方便找出航班信息来确认,因为最近的联系人(这个群)在前面,群里内容也不会太杂乱。
小结
不知不觉写了这么长,如果你感觉有点用,顺手点个赞吧。我写完了才感觉到,其实工具本身不是最重要的,重要的是这个工具背后的思想是什么,这个思想是怎么帮助我们高效办公,轻松工作的。
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