虽然大多数人每天都会使用Word来处理文本,但是却很少有人会花时间研究如何提高工作效率。
今天介绍的几个Word小技巧都很简单,却能够让你的工作变得更轻松高效,让我们一起学起来。
上下标的录入
今天是周一,特别忙。
开完周例会后,老高根据会议内容,把本周的工作计划都做了调整。和部门同事碰了一下,把本周的具体工作做了安排,接着又通过微信语音和区域的外地分公司同事沟通了半天,挂断电话后发现窗外天色已经暗了下来,一看时间,已经过了下班的时间。
老高按照习惯,把桌面当天的文档按照项目和分类做了存储,正准备关掉电脑下班,一眼望见小雯还坐在电脑跟前,皱着眉头敲着键盘。
“还没忙完呢?”老高问道。
“本来已经收拾东西准备走了,结果群里又发了个作业,要把上周签约的商户资料整理好,今晚就要交。晚上我还事,所以准备这会做完了再走。”
老高点了点头,“那我先走了。”
小雯突然想到了什么,说道:“等等,你帮我看看这个怎么输入的,我弄了半天也没弄好。”
老高看了看小雯手上的文档,原来是要录入租用面积的单位平方米。
老高看着屏幕,笑着说,“这要用到上标输入,你光是把M后面的2缩小没用的。”
老高说着拉了把椅子坐了下来,从小雯手中接过鼠标和键盘。
“Word里面的上下标输入有很多种方法,最方便的当然是快捷键。先录入需要的文字,用鼠标选中它,然后按住Ctrl和shift键再加上‘=’号,就OK了。下标的 ‘Ctrl+=’,操作方法也一样。”
说完老高演示了一下。
“哦,原来是这样。不过感觉这个快捷键不好记啊!”
“记不住也没关系,选中内容,再点击【开始】-【字体】组,单击【上标】或【下标】按钮。”
“哦,原来用图标就可以搞定啊!我怎么从来就没注意过这两个按钮?”
小雯尴尬地笑了笑。
老高没有注意到,继续往下讲:“除了上面这两种方法,还可以通过右键菜单实现。选中内容,打开【字体】对话框,勾选【上标】或【下标】选项即可。”
老高讲得正开心,完全没有停下来的意思。
“如果你要输入数学和化学公式,可能还会遇到同时输入上下标的情况,这个时候就要用到【双行合一】了。”
“双行合一?”
“对!在【开始】菜单中点击【段落】,再选择【中文版式】中的【双行合一】,打开【双行合一】对话框,在【文字】文本框中的两个字符之间插入一个空格,单击【确定】就完成了。”
“哦,不过这个工作很少有机会用得上。”
“嗯,没事,只要记得【双行合一】这个概念,万一要用,到网上一搜就行了。”
“那这几个符号怎么输入呢?”小雯指着文档问道。
“这是商标和版权符号,也有几种方法。”
商标和版权符号
“最方便的当然还是快捷键录入,TM商标就是Ctrl+Alt+T,注册商标符号®的快捷键是Ctrl+Alt+R,©(版权符号)的快捷键是Ctrl+Alt+C。很好记,就是开头的字母。”
“字母好记,不过和这几个键合成一起就不好记了。”
“就知道你会这么说” 老高笑了笑,“不想记快捷键也没关系,菜单里面也有这功能。在【插入】里面找到【符号】-【其他符号】,”
“弹出窗口中切换到【特殊字符】,就可以找到这几个好朋友了。”
“我就喜欢这种不费脑子记的办法。”
大小写字母转换
老高指着屏幕说,“这个英文字母应该是大写,你输成小写了。这一个小写你给输成大小写了。”
“这种中英文输入的时候挺麻烦,来回切换,一不注意大小写就弄错了,又要删除了重新录入。”
“其实不用删除,Word有一个快捷键可以让英文字母在大小写之间切换的。”
老高用鼠标选中文中的单词,试给小雯看:“选中单词,按Shift+F3,就可以切换成首字母大写,全部大写或者全部小写。”
“这个挺方便的,不用关掉中文输入法,即使大小写不对,也可以调整。”
“其实平时花点时间了解一下这些录入的小技巧,可以把工作效率提高很多。遇到了问题,可以试着在网上搜一下相关的关键词。要记住,你绝对不是第一个遇到这种问题的人,肯定有更优的解决方法。”
老高说完,看了看时间:“时间不早了,赶快把剩下的这点东西弄完吧!我也该走了!”
小雯点了点头,“明天见!”
老高拿上包走出了办公室。
写在最后
其实很多时候并不需要很多大块的时候去钻研,只需要在工作的时候留点心。碰上能够提升自己工作效率的小技巧小方法,看一看学一学。
也不一定都要背下来,只要脑子有这么一个概念。真正要用的时候,还可以通过关键词搜索找到对应的教程,但如果你连“上下标、双行合一”的概念都没有,那就要浪费更多的时间了。
每天花上几分钟,学点办公小技巧,不知道你今天学到没有?