档案管理办法

 

档案管理办法

1 目的

    为了规范安全标准化管理体系文件的归档管理，防止其损坏、变质和丢失，特制定本办法。

2 适用范围

    本办法适用于安全标准化管理体系文件的归档管理。

3 引用文件

3.1  文件控制管理程序

4 定义

     安全标准化管理体系档案是指在管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

5 职责

5.1 档案室负责体系形成的文件和记录的档案管理,内容包括收集、整理、立卷、保管及借阅等。

5.2 安全科负责对各科室、车间的体系档案管理进行监督、检查和指导。

5.3 各科室、车间负责本科室、车间的体系档案的管理,内容包括收集、整理、立卷、保管及借阅利用等。

6 管理内容

6.1   体系文件的归档要求

6.1.1 体系文件应符合档案管理的要求,达到准确、完整、规范。

6.1.2 体系文件应及时归档。

6.1.3 体系档案应做到立卷规范、保管安全、便于检索和利用。

6.2 档案库房的要求

6.2.1 档案室根据需要配备符合标准要求的档案库房来保管体系档案。

6.3 档案人员的配备

6.3.1档案室需配备专职档案人员，各科室、车间需配备兼职档案人员负责体系档案的管理,内容包括:

A)收集管理体系文件

B)按标准对其整理立卷

C)编制必要的检索工具

D)负责档案的保管工作

E)负责档案的提供利用工作

F)会同有关部门对超过保管期限的档案进行鉴定销毁

6.4 体系档案的归档见《文件控制管理程序》。

6.5 档案的立卷

    专、兼职档案人员应按立卷标准对体系档案进行立卷,立卷标准见附录A。

6.6 档案的保管

6.6.1 档案员负责保管档案,定期检查库房条件。

6.6.2 档案员定期检查档案情况, 发现问题及时采取补救措施并做好记录。

6.7 档案的借阅

6.7.1 档案员负责档案的借阅,体系档案的借阅应按规定办理借阅手续,并做好借阅记录，对过期不归还者予以催还。

6.7.2 归还档案时,档案人员清点张数,检查是否有损坏和丢失的情况,如有损坏和丢失的情况及时采取补救措施。

6.7.3 超期档案的处理

      体系档案应按规定的保管期限进行保管,对超过保管期限的档案由档案人员会同有关部门对其鉴定、销毁，同时做好销毁记录。

6.8 记录

    本办法所需的记录见附表1
附录A:

立 卷 标 准

1) 立卷原则

A) 按问题进行立卷

B) 同一卷的文件材料应当符合文件材料的形成规律

C) 文件之间应具有有机联系

D) 立卷后便于检索和利用

2) 立卷程序

A) 按年度将文件材料分开

B) 按问题将文件材料分开

C) 按保管期限将文件材料分开

D) 案卷内文件材料按重要程度排列

3) 立卷要求

A) 卷内文件材料排列有序,编目清楚,填写卷内文件目录及备考表。

B) 案卷采用三孔一线装订法,装订前应去掉金属物,裱糊好残破页;装订应牢固,不得脱页、破损;卷内文件材料应与卷皮取齐,不得超出卷皮。

4) 案卷封面的填写

A) 案卷封面的填写应字迹工整,用毛笔或钢笔书写,不得使用元珠笔及纯蓝墨水。

B) 按要求对案卷进行编号,并填写档号,档号的编写执行《公司档案分类编号规则》。

C) 案卷题名的拟写应简明并准确反映卷内文件材料的内容,一般应包括作者、问题、文种三部分。

 

附表1

                         记  录  清  单

序号	编      码	记录名称	保管场所	保管期限
1		企业档案案卷分类目录(管理档案用)	档案室	10年
2		企业档案案卷分类目录(科技档案用)	档案室	10年
3		档案检查记录	档案室	3年
4		档案借阅记录（科技、管理档案用）	档案室	3年
5		档案销毁记录	档案室	15年

 

 

附表2:

档 案 检 查记 录

 编号:                                          NO:    

档案类别				档    号
案卷名称
检 查 人			检查日期
检 查 情况
整改措 施
备注

 

 

附表3:

档 案 销 毁记 录

 编号:                                           NO:       

序号	档号	案卷名称	页数	销毁原因	销毁		监销		销毁日期	备注
					单位	经办	单位	经办

 

 

 

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