计算机基础中office软件的应用研究,OFFICE办公软件在计算机中的运用研究

杜涛

摘 要:为了提高OFFICE办公软件的操作熟练度,针对其在计算机中的运用,分别论述Word、Excel、Power Point的操作流程与技巧,了解不同办公软件的功能,在办公过程中能够充分发挥软件的作用提高工作效率,旨在加强办公便捷性与效率。

关键词:OFFICE办公软件;计算机;Word;Excel

OFFICE办公软件在现代化企业中是十分普及的软件,有利于提高企业工作效率,保证工作质量。但是因为OFFICE办公软件涉及到不同种类,加之操作比较复杂,所以在计算机中操作与运用有时会面临一些问题,因此企业工作效率的提升。鉴于此,人们操作OFFICE办公软件期间,必须要全面了解操作技巧,熟练掌握之后便可以有效提升软件的运用效率。

一、Word办公软件在计算机中的运用

Word是OFFICE办公软件的基础,是企业办公必不可少的软件之一,主要内容是负责文字处理,将人工记录、档案储存的传统形式加以创新,显著提高办公效率。当前我国进入信息化时代,Word更加成为人们必备的办公技能。Word软件的主要功能是编辑文字,操作者点击鼠标右键在计算机桌面创建 Word文档,并且将文件打开,即可进行文字编辑操作。Word 软件包括几个菜单,即开始、插入、页面布局、引用、邮件、审阅、视图等,操作者单机鼠标选择需要的功能,即可完成对应操作。完成文字编辑之后单击开始选项,调整文档字体的颜色与字号,最后保存即可[1]。“保存”功能可以直接点击页面左上角的保存按键,也可以通过快捷键“shift+S”保存。一些输入错误的文字,直接用鼠标选中,利用键盘上的删除键或者Delete键将其删除。

如果要在word文档中插入公式或者符号,选择插入菜单的“公式”“符号”进行选择与编辑即可。如果要在word文档中查找内容,可以在菜单中找到“查找替换”,将查找的关键词输入,或者操作快捷键“shift+F”快速查找文字段落。企业中的工作人员在操作Word软件,必须要掌握文档管理的有效方法,保证文档中内容安全性。建议将一些重要内容文档加密,以免文件内容外泄。首先将word文档打开,单击“密码设置”中的“修密码”选项,这时系统会弹出软件提示框,操作人员输入密码即可完成加密操作,后期如果需要查看文档中的内容,只需要操作人员输入密码将文档打开。已经加密的文档只能通过密码才能够查看,其他用户不具备修改的权利,也可以设置软件密码,将文档变更为只读文档,这样一来文档便不能够被任意修改。以免文件管理不慎出现丢失的问题,操作人员必须掌握文档恢复技能。如果因为操作失误,在没有保存的情况下退出文档,有可能会导致部分文档内容丢失,这是可以在“文件”菜单中选择“另存为”,将文档的保存格式设置为“RTF格式”,随后保存即可。将已经保存的RTF格式文档打开之后,再次单击“另存为”选项,设置为“Word文档模式”之后再次保存,将已经丢失的文件快速恢复。如果是计算机在非人为操作的情况下关机,也会导致文档数据丢失,这种情况要想恢复数据比较繁琐。为了规避这一问题,建议启用Word自动备份,在菜单中的“工具”“选项”中单击“文件备份”并且保存,从而完成文档自动备份操作。

二、Excel办公软件在计算机中的运用

Excel软件的功能是制作表格,是办公基础软件,通过Excel软件能够实现大量数据分析、统计、计算,保证数据操作的精准性。创建Excel表格与word文档的方式相同,有开始、插入、页面布局、公式、数据、审阅、视图等菜单选项,将表格打开之后按照需求调整表格的大小,输入数据之后,利用表格工具栏中求和、排序等功能,由计算机自动计算数据,保证数据计算结果的准确性与效率[2]。另外,记录大量数据筛选过程也比较繁琐,如果采用传统的人工筛选方式,可能无法按时完成,还会导致数据出错。这时通过Excel软件中的数据筛选功能便可以自动筛选出需要的数据,同时保证了操作的质量与效率。除此之外,为了能够更加清晰、直观的了解数据变化,Excel软件具有插入图表的功能,操作者按照需求选择插入折线图、饼图或者柱形图等,这是Excel办公软件的优势之一。

三、Power Point办公软件在计算机中的运用

Power Point软件和Word文档的相似度较高,操作者在桌面新建文档之后可以编辑文字,但是区别在于Power Point除了编辑文字以外,还可以插入图片、声音、视频等元素,使文本内容更加丰富。Power Point软件菜单包括开始、插入、设计、动画、幻灯片放映、审阅、视图等,插入声音、视频操作有一定难度,将需要插入的素材与演示文稿保存在相同文件夹,期间演示文稿内的声音、文字务必要保持同步[3]。插入视频时,选择插入菜单的 Flash 文档,找到视频储存的文件夹,单击鼠标右键选中动作设计,单击超级连接,之前选中的视频插入到演示文档。Power Point 软件的操作有时需要标记重点,操作者在工具栏中找到“指针”,单击右键选中,随后使用划线笔功能将文本中的重点标记出来。实际操作过程中创建三维模型难度较大,在 “三维绘图”中单击快捷键选择需要的图形,在绘图栏中选择模型,通过描边、填充等基础功能完成三维模型的创建。

结束语:

综上所述,计算机中的OFFICE办公软件是最为基础的操作项目,操作者掌握Word、Excel、Power Point软件的操作方法,可以熟练应对办公过程中的问题。但是办公软件在计算机中的应用,还涉及到一些难度较大的操作,具体需要在实践中总结经验,利用OFFICE办公软件解决工作中数据、文本等方面的问题,以此提高办公效率。

參考文献:

[1]张海燕.以提高中职生计算机办公软件应用能力为导向的教学对策[J].科技经济导刊,2019,27(19):159.

[2]胡娜.计算机办公软件课程中行动导向教学的应用分析[J].课程教育研究,2018(23):19.

[3]邱阳.基于案例教学的计算机基础课实践探究——以Office办公软件为例[J].教育现代化,2018,5(19):277-279.

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