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概述
如果需要制作成百上千张邀请函、成绩通知单等单页,而且每张邀请函或通知单上都是针对不同的人物、录入不同的内容,然后打印出来,再发送给不同的对象,看起来工作量挺大,但是如果使用Word的邮件合并功能,也是分分钟的事情。一起来操作看看。
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![57efdb2503f20c2835fd12cc02f62ca2.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/753af9051064ced779b676c3e6af097a.jpeg)
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第一步:建立Excel源数据表格
例如,需要制作学生的成绩通知单,每张通知单对应不同的学生,而且通知单上录入该学生不同科目的成绩和总分。第一步要做的是建立一个Excel表格(可以命名为"成绩单"),在Excel表格中把学生的姓名、科目成绩和总成绩录入清楚。
![6682641e56bb091127ac6cabd2e3d5fa.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/f8b0bbc6d25003b51ebc8841f3adbcc1.jpeg)
第二步:设计Word文档“通知单”
建立一个Word文档,可以命名为"通知单",设计出成绩通知单,空出学生姓名、各科成绩和总分。
![1ef2d385d33f83a046b7d8bb2e71c146.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/23eb20016579bfcaf54a265db164682a.jpeg)
第三步:开始批量制作
成绩单设计好后,点击邮件选项卡—开始邮件合并组—开始邮件合并—邮件合并分布向导,跟着向导一步一步制作。
![85ce1eed1d9dee3b52077581f523e2c2.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/c2427590a267cc81e3af6b14c03afe56.jpeg)
第1步
在右侧将打开邮件合并设置窗口,第1步:点选默认的"信函",再点击"下一步:开始文档"。
![238b0a53a13f9d046ad9517bc9040d3b.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/88f339a7757e4ff8c335d16c4524f9dd.jpeg)
第2步
点选默认的"使用当前文档",再点击"下一步:选择收件人"。
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第3步
点选默认的"使用现有列表",再点击下方的"浏览"。
![25dd72f28d5b439016364c7535c40733.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/242f94043298eddbefd83b8712c1df6d.jpeg)
接着,将打开"选取数据源"窗口,找到之前建立的"成绩单"Excel表格,再点击"打开"。
![5f83c24587b7e15a1374f4306f43d035.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/5d552f11bd6e866f7c723a525cfc3299.jpeg)
接着,将弹开"成绩单"Excel表格中有的各个工作表,选择成绩数据所在的工作表,"数据首行包含列标题"这一项保持默认勾选,再点击"确定"。
![839da530bc42ba07b75202962c041703.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/9028db29c9dd4e5667e1631a5d4ce7a9.jpeg)
接下来还会弹出一个窗口,保持全部数据勾选,点击"确定"。
![bac8965c875aaf76abe19bfb45cb269a.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/cc5d356db577fa1f5367dfcd2c4c6858.jpeg)
这一步就完成了,点击"下一步:撰写信函"。
![6c1be0d01e12db91f0d696e5ae49cbe2.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/4a8dff7fa465c1e69592735845e97b8e.jpeg)
第4步
先把光标置于预留的学生姓名空白处,点击右侧的"其他项目"。
![b7d80ad75c48bf5b792db71835b2dacd.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/b82b6187ebaf77a503915b60aa3bf04a.jpeg)
则将打开一个"插入合并域"窗口,保持默认选择"数据库域",因为插入点是需要输入学生姓名,所以在"域"列表中选择"姓名",再点击"插入"。
![378edb89d4f7bee0197002b0b32ef0f7.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/4391cf37fdfc4a8956e4e626cbc47ba0.jpeg)
可以看到,在光标所在的位置多了一个《姓名》域。
![5a4fe857c5f63f4bcac4cd20b1b5afb3.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/49aa89e289ff67b45d1079ed6e12874a.jpeg)
同样的操作,把光标放在语文成绩下方的空白单元格中,也是点击"其他项目",在打开的"插入合并域"窗口中选择"语文",再点"插入"。
![fc68711422df5f607e5fecb50d80d965.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/3d6a74df6f756363bd9a23a446b5ad05.jpeg)
同样,得到一个《语文》域。
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无需多言,使用同样的操作,得到《数学》、《英语》、《总分》各个域。
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各个域设置完成后,点击"下一步:预览信函"。
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则在之前插入域的地方可以看到某个学生的各科成绩和总分。
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可以点击"收件人"前后的左右箭头,预览一下其他学生的信息是否正确。
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确认无误后,点击"下一步:完成合并"。
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第6步
点击"编辑单个信函"。
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则将弹出一个"合并到新文档"窗口,保持默认选择"全部",点击"确定"。
![f58f2e73ec4b94212e8ec45c1b50a72d.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/62fcdaf16ff2b22e6e63a8a95cb22c52.jpeg)
接着,将自动生成另一个名为"信函1"的Word文档,其中就是每一名学生单独的成绩单了。例如,有50名学生,则新生成的文档就将有50份不同的成绩单。把这个新的Word文档执行保存,也就得到了最终结果。
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总结
整个操作到此结束,这也许是邮件合并最简单的用法,不过相当的实用。下次需要制作批量的文档时,不妨考虑一下Word的这一功能。
本文纯属工作经验原创,不当之处,敬请包涵。如果喜欢,请点赞鼓励一下吧。谢谢阅读。
![f2289233032e000b1e3edf279117b811.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/ba942350dae6d83dccbffc268d8087e0.jpeg)