不止一个朋友问我企业内部如何构建OA相关的问题,其实很简单,SharePoint,但一个非IT专业人士如何认识SharePoint呢?他有哪些对普通用户可以关注的功能呢?现总结如下:
与世界级的公司不同的是,中国做什么东西都喜欢做大做强,上软件系统也喜欢一口一个ERP,不大的公司上个ERP动不动就是几十万上百万,反而正版的Office都不愿意出钱购买。也许是随手就可得到大量的盗版,装的人多,但是会用的人更是不多。
花了大量金钱购买办公自动化系统的公司,不知道本身Office就是一种办公自动化的生产力工具,不过这也不怪客户,个人觉得本身微软中国的Marketing这个部门,营销策略就有问题。他们非常喜欢Demo一些Features,但是没有像一些国内的软件厂商们详细向客户吹棒这个“系统”怎么怎么强大,看过一个厂商化了半个小时演示他的“数据钻取”功能,一看就知道和Excel的“数据透视图”功能差不多。
对于Office来说,某些功能,单个功能可能不起眼,几个功能叠加就可以产生巨大的功效。也许它平时,只是躺在你的菜单或是图标中,也许点了它,你会发现真的不一样。
如今的Office已经是集成了强大网络功能的平台,Word,Excel已经成为了一种信息收集的客户端界面。现在办公自动化唯一的选择应该是SharePoint。
在网络上你可以找到很多免费源代码的OA,但是SharePoint也是免费的,你可以在微软的网站上下载Windows SharePoint Service 3,如果你想要更高级的功能,也可以花钱购买MOSS 2007这个产品。
看过某个城市的“网上办公系统”,那个操作叫辛苦,自己在WORD里面打好字后,然后在WORD里“复制、粘贴”到网上的一块RTF文本框里,如果文字当中有表格,那就不是辛苦,而是痛苦地调整格式了。
如果采用的是SharePoint后台,只要有权限就可以直接在网上打开名称为 http://www.xxx.com/word.doc 的WORD文档,按一下保存,又写回去了。
还可以想象,如果那个OA发文的格式改了,某城市政府办公室还得请OA开发公司来重新设计一下网页,而如果采用SharePoint,网管完全可以使用WORD的模板,或是FrontPage,自己更改模板。
Excel、Word与IE已经没有界限了,SharePoint可以直接显示Excel文件的图表、数据等内容。SharePoint提供给普通工作人员更加灵活的功能,一个普通财务工作人员,甚至可以不费力,通过IE打开网站上一个Excel文件,填好报表数据,保存后,这个Excel中以前设定好的图表就会立即反应新的数据,并且立既反应在网页上让老总观看。在后台的系统里,这个文件被谁修改了多少次,每次的内容是什么,都会被完整记录下来。
一个理由,如果你使用的是WORD来办公,那么你不使用SharePoint,只能说使用了它功能的1/2。
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