ppt讲解中的过渡_写给大家看的 PPT 设计书

这是《写给大家看的 PPT 设计书》的摘要笔记，能够解决 PPT 制作与演讲的设计问题。快速浏览整体结构即可，需要时查找相应解决方案。末尾有该电子书下载链接。

第一章 从何处着手

失败的演示分析

结构上的原因

❒　缺乏准备。

❒　结构杂乱。

❒　内容乏味。

❒　信息太多。

❒　针对性差。

演讲者的原因

❒　说话含糊不清、大喊大叫、口头语堆叠(嗯、啊、我的意思是、你知道，等等)，或者声调四平八稳，一点儿都不抑扬顿挫。

❒　单调地踱来踱去或急匆匆地走来走去。

❒　资料放得到处都是。

❒　不懂技术。

❒　在一片漆黑中演讲。

❒　挡在显示屏的正前方演讲。

❒　很少(或根本不)看观众，与观众的交流更是少之又少。

❒　照着稿子或者屏幕一字一句地念。

PPT 本身的原因

❒　文稿上放了大量令人厌烦的切换、傻傻的小玩意儿和不相干的动画。

❒　采用过时的剪贴画。

❒　屏幕上的字太小，观众根本看不清。

❒　屏幕上的文本信息密密麻麻，又小又挤。

❒　感观上不一致：每张幻灯片的字体及布局都不相同。

成功演示分析

❒　要有引人入胜的内容——这是必要因素；

❒　为特定的观众量身定做演讲的内容；

❒　要具备清晰且一目了然的组织结构；

❒　尽量少用项目符号；

❒　视觉资料要与内容及观众紧密相关；

❒　动画效果是为了强化内容，而不是分散观众的注意力；

❒　演讲者亲自讲解的信息量要远远多于电子屏幕上的信息量；

❒　与观众互动，创造一种对话的感觉；

❒　娴熟的舞台表演技巧(演示实际上就是一场表演)；

❒　如果可能，请采用诙谐幽默的演讲风格，因为幽默总能让人印象深刻，回味无穷。

第二章 合理安排演示文稿

先从整体上统筹规划、合理安排，然后再进入具体设计环节。

计划、组织与大纲

找到“大纲”模式(视图->大纲视图)，专注于合理安排演示文稿的内容

避免把所有演讲内容都写在幻灯片里，因为全部写在幻灯片上只能是“强迫”你照本宣科地读。

你最多只需要在幻灯片上写一个标题或者几行文字，让观众对你要讲的内容有个大概印象，注释可以写在“演讲者备注”处。

用便利贴记下笔记要点，这要求文字简洁明快。

可以用思维导图制作大纲然后再制作 PPT 大纲。

找到幻灯片所需要的的素材后，可以通过 “幻灯片浏览视图” 查看整体结构。

概念演示设计四原则

四个基本要点：对比、重复、对齐和亲密性。

清晰

避免杂乱，重点突出，言简意赅，具体明确，编辑到位。没必要把要讲的所有内容都放在幻灯片上。直抒胸臆，但不要将所有信息都堆叠在一起。

切题

不要在幻灯片上或者讲解过程中提到不相关的内容，那会混淆演示的内容。根据主题及特定的观众来确定需要讲解的观点及所引用的图表。不仅如此，你讲解的内容及方式要符合你的身份和演讲的目的。

动画

要懂得怎样合理利用相关的动画效果和过渡方式来阐明信息，不要使观众感到困惑。

情节

声情并茂地给大家讲故事。要定义故事的来龙去脉及事态发展的原因，按部就班地把故事叙述完整。如果确有需要，叙述过程中要有高潮(继而逐步趋于尾声并完成叙述)。在叙述过程中加入人性化的一面，像日常对话一样与观众进行交流。

第三章 清晰

本章的主要目的是让你确保演示文稿的内容清晰易懂，观众能够轻而易举地理解你所传达的信息。

表达清晰意味着要学会取舍，你讲的内容越少，你的听众能记住的就越多。

编辑文稿

• 压缩信息，在幻灯片上只显示必要的部分

• 把关键点压缩为几个简单的单词，容易抓住重点

• 也可以仅保留图片和标题

• 最好不用背景图片

避免使用过长的完整句

演讲中才需要讲完整句，观众记不住的可以放在讲义中。

不要展示笔记内容

不要把演讲的内容写在幻灯片上，给观众一个听你激情陈辞、娓娓道来的理由。你才是全场的权威和焦点。

尽量使用主动语态

主动语态中人对主句行为负责，也能减少字数。

文字减少可选择全屏展示图片，也可只放图片。

关键字+图片是最佳选择。

将文本分散放在多张幻灯片上

把文本信息分散放在多张幻灯片中去。

比如说，你可能想要在一张幻灯片上概述5条要着重讲述的内容，那么就再把这5点分别放在5张幻灯片上。

一次性把5点全部展示出来的一个结果就是，字号会非常非常小。

清晰的设计

视觉效果与内容清晰同样重要，后一部分讲解

第四章 切题

请记住：制作 PPT 的目的就是要把某件事情表达清楚。幻灯片上与主题无关的项目越多，你的注意力就越难以集中，观众也越难辨别出重点在哪里，在听你讲的时候就很难完整准确地理解你。

除此以外，还请谨记：符合一类观众要求的演示并不一定能讨另一类观众的欢心。

去掉冗余的材料

各种各样华而不实的材料堆砌在幻灯片上，只会使你要传达的信息看起来松散凌乱。

不要在幻灯片的四角上随意放一些没用的东西——角落上完全可以什么都不放的。显示页面上与演示无关的东西越多，重点就越不突出。如果视觉上不能聚焦，观众就难以抓住重点。

幻灯片张张有标识

公司的标识最好是印在对观众有所帮助的资料上，而不是出现在昙花一现的幻灯片上。

你可以通过幻灯片唯美的颜色、大气的字体、独特的风格，重要的信息及对观众有用的资料，来让大家对你及你的品牌记忆深刻，而不是在每页上都放一个标识。

背景

演示文稿给人留下的视觉印象大部分源于你所选择的背景，所以背景图片要精心选择哟。

(1)所选择的背景要对演示起到补充说明的作用，要与演示相关，而不是与之抵触或看上去让人迷惑。

(2)内容与背景材料是融为一体的，不要把材料随意堆砌在幻灯片上。

信息越复杂，背景越简单

有时候，在一张幻灯片上放置大量数据是不可避免的。请谨记：必须放置在幻灯片上的文本、图表或图像越多，背景就一定要越简单。

没必要每张幻灯片都使用完全相同的背景

切忌使用过时的剪贴画

文本才是幻灯片上最重要的元素。选择放在幻灯片上的图片时一定要留心，要确保它们能够强化且支持你的观点。

请使用与主题相关的背景图

演示文稿的一个设计趋势是，每张幻灯片上都使用全屏的背景图，而该图必须有感染力。

使用无关图片引发的一个问题就是，我们的注意力会被这些绚丽多彩、令人振奋的图片所吸引。

视频和动画效果

在演示中插入视频剪辑当然没问题，但请不要浪费我的时间！同时能够用语言文字说明为什么那段特别的视频剪辑与你的演示主题是相关的。如果能这样做，不妨使用吧！

第五章 动画

动画，顾名思义，指可以在幻灯片上动来动去的东东啦。

幻灯片切换是指一张幻灯片放映结束而下一张幻灯片开始放映时会显示的动画效果。

动画效果聚焦要点

动画效果突出要点。

在某些平凡无奇的事物(如蠢笨的剪贴画)没必要引起大家的关注时，不要轻易使用动画效果，不要把每句话都设置成“飞入”的效果；也不要把每个项目符号都设置成“打字机”的效果，让我们看着它们一个个慢慢地敲在屏幕上。

切换和动画效果是对主题的补充

主要议题切换要简明清晰

在主要议题切换时，作为视觉线索的幻灯片切换特别有用。一般情况下，在大部分幻灯片中，我会采用叠化效果进行切换，因为我喜欢那种非侵入性的感觉，但主要议题间转换时，我会使用一种能清晰地暗示观众接下来会发生什么的切换方式。

恰当应用切换，使观众正确理解演示内容

用动画效果阐明主旨

用动画效果清晰阐释表格

某些情况下，对一个图表或曲线图运用一点动画效果，能够使要强调的主要元素更加突出。

比如，你想指出某支股票在特定时间段内涨得飞快，可以用柱状图来表示，一根立柱代表一支股票。

当一支股票的涨速超过其他股票时，该股票所对应的立柱就会展现出动画效果。

谨记：在这里采用动画效果的目的就是阐明相关主题。请不要随随便便地让某一物体闪来闪去。

动画须知

(1)动作本身就会引起观众的注意，所以不要随便采用动画效果，只在提醒大家有一些特别的东西要向他们展示的时候，才采用动画效果。

(2)一不小心就容易采用过多的动画效果及各种各样疯狂的切换。通过限制动画效果和切换数量，不要让观众体验软件提供的所有精彩切换，这对观众来说并不是件坏事。

第六章 情节

PPT的情节就是指故事发展的主线。精彩难忘的故事情节应该包含故事的开端、发展和结局。

作为观众，我们希望能逐步了解演示的内容，并不希望直奔故事的发展阶段；我们希望知道下一步会介绍什么，有哪些内容让我们有所期待；我们希望一路充满乐趣和新奇，而不是乏味和枯燥；我们还希望整个介绍过程跌宕起伏，让我们享受其中；当笔锋一转，我们知道，哦，原来我们已到达尾声部分。

一部好的电影，前五分钟(通常比五分钟还短)的演绎就能抓住观众的胃口。

好的开端

电影在片头字幕显示前就已开始放映，或者片头字幕同电影一同展开，前几分钟都只是介绍性的情节，因为要有前期铺垫才会正式进入主线。制作PPT时，也请按照这样的思路来考虑。进入主题前最好有个过渡。

告诉我们你的演讲思路

介绍一般性概念之后，花一分钟时间来告诉我们你接下来要做什么。

告诉我接下来你演讲的思路是什么，以及大约耗时多久。

文本与图片

大多数情况下，我们需要将文本和图片结合起来。

PPT中的文本可以理解为数据和资料，而图片则可以理解为感官冲击力。

故事以人为本

你要研究在韩国有多少孩子上幼儿园。在干巴巴的数据旁边配上一张韩国儿童上学的照片，这样就将统计数据与活生生的人联系在了一起。

尽量加入能体现数据特点的相关联且具有情感冲击力的图片。

不要只是为了创造一些随意的激动人心的时刻而采用任意的、无关的或者看上去让人迷惑不解的图片。

观众以人为本

你讲话的方式、演讲的方式可使观众兴致勃勃，也可让他们昏昏欲睡。你必须学会与观众沟通，直视他们，从他们脸上搜集信号——无聊、混乱，还是启迪……并做出相应的回应。

讲述相关故事

很多演示文稿可以通过激起人的兴趣而赢得观众，但是故事并不是所有PPT的关键所在。

对于那些吸引风险投资家的企业家，盖伊·川崎给出了制作PPT的10-20-30原则，也就是10张幻灯片、20分钟、30个要点。他希望企业家们能够直话直说。

调整演示节奏

如果整场演讲都采用“整齐划一”的节奏，那么，不管节奏是迅速而激烈，还是缓慢而令人深思，只能说这场演讲是单调而枯燥的。

仔细想一想，怎样安排才能够做到在30秒钟内浏览6张幻灯片，然后用4分钟时间与观众一起深入探讨某张幻灯片的主题，在接下来的2分钟内向大家展示(并共同讨论)3张幻灯片的内容，又用5分钟详细讲解一张幻灯片，并与观众有一个简短的互动。

调整语调、适时变动位置、摇起你的双臂、权威且富含感情地向大家讲解。请记住：你是激情澎湃的人，是整场的明星，千万不要成为幻灯片的附属品。

结束演示

如果有一张幻灯片上写有“谢谢观赏”的字样，毫无疑问，观众也能一眼就看出演讲结束了，大家会不约而同地鼓掌。

给观众留下提问的时间

幻灯片设计

对比

如果两项不是一模一样，那就让它们彻底不同。对比之所以会吸引大家的注意，是因为它创造了兴趣点，通常这个兴趣点就是整个演讲的焦点所在。对比是戏剧中常常运用的手段，也是合理安排幻灯片上内容的一个工具。

重复

在整个演示中重复一些设计方面的要素。重复使用一些元素会使你的幻灯片文档看起来风格更加统一。这不是说所有的内容都要看起来一模一样，只是你的图形要素要贯穿始终，把所有内容维系在一起。

对齐

幻灯片中的所有内容都不应该随意排列。每张幻灯片中，至少有一个边要对齐。

亲密性

把所有相关项目整合在一起，物理距离的接近意味看一种关系。内容的一体化会使页面内容更加明晰。

第七章 对比

相应地改变字体大小，运用强烈的黑白对比，看起来是不是更加醒目？视觉冲击是不是更强烈？

对比不仅能使你的幻灯片看上去更有冲击力，对于那些坐在演讲大厅最后面的观众来说，这样的幻灯片也能更加清晰，更加方便阅读。

字体的对比

颜色对比

对比突出内容

利用对比组织内容

主标题字体放大并加粗强化对比。

将文本分散到多张幻灯片。

对比引发关注

第八章 重复

重复可以使整个 PPT 风格统一。

最简单的重复形式是一贯性，你应该设计一个页面风格一致的PPT。

你可以重复使用相同的字体、字号、特定的颜色、图形的样式，也可以在项目的设置、文本和图形的布局上重复。任何多次出现在幻灯片上的内容都可称之为重复元素。

重复创建一致性

在如上的幻灯片里，字体和白色背景就可以看做是重复的元素，只是它们看上去让人觉得没特色。其中也有一些无意中造成的不一致性，如字号、行间距、文本位置，还有一个采用的是阴沉的深灰色背景。

我们不使用默认的背景而是特意换成与内容相关的背景。通过编辑字体、间距和对齐方式来做一些重复设计。

重复使用一种风格

重复使用同一图片，但使用形式不同

在上述幻灯片中采用溶解切换方式，这样观众就不需要反复看各张幻灯片中显示出来的标题和图片了，唯一发生变化的就只是要点内容。

在变化中实现统一

找出重复元素并进行设计

把编号列表中的数字作为重复元素来处理

第九章 对齐

对齐是指对页面上的各种元素进行整理，从而使页面看起来结构清晰、内容连贯。它清理了页面，使信息传达得更清晰。

对齐的思路就是需要有意识地决定如何在页面上放置内容。

幻灯片中的每项都应该与单张幻灯片紧密联系在一起，所以一组课件的幻灯片的对齐方式也需要一致。不再是把某一项放在空白角落处，而是确保每一项都是对齐的。

让项与项对齐

对每张幻灯片进行对齐处理

对一组幻灯片进行对齐处理

所有标题下面都有一条无形的“对齐线”。小文本内容是左对齐，倚靠在图像的边缘。随着幻灯片的逐渐展开，图像本身都是相同大小且相互对齐。

对齐方式使整个 PPT 统一

在每组的每张幻灯片各项之间划对齐线，调整对齐方式后看起来更统一了。

对齐方式有效地组织 PPT

组织幻灯片材料是，遵循的最重要的原则就是对齐方式。

有意打破对齐方式

第十章 亲密性

幻灯片中的各项是否紧密排列在一起，通常就是在告诉观众它们是否紧密相关。各项之间的间距直观地说明了一切。

制造关系

亲密性创造了关系。我们不自觉地就会认为紧挨在一起的内容会有一些关联，在你的PPT中请注意这点。

副标题离图标近，离主标题远。

图片与图片注释距离远。

下面将相同类型元素放在一起，并试用了居中对齐。

有空白，没问题

不需要扩展文本来填补空白。

你不必担心空白该放在哪儿——只要遵循四项基本原则就可以恰当地组织这些空白。请留意下面例子中的空白。当我们应用亲密性原则的时候，你就会发现无需多想，就能自然而然很好地组织这些空白处。你需要做的就是让它们待在该待的地方。

亲密性是起点

所有这四项原则(对比、重复、对齐和亲密性)协同作用，而亲密性是很好的入手点。发现页面各项之间的关系并以此来组织这些项目。

当你希望观众很容易地区别某些项时，就在它们之间创造一些空间。在设计文稿时同时也要注意其他原则，以及它们在整组幻灯片中是怎样相互作用的。

第十一章 综合运用

对比不是一味求大，而是各要素间对比突出，重点是要标清立意。

重复不是一味求同，而是将各幻灯片联结起来，保持外观一致。

对齐不是一味求齐，而是幻灯片中的每一项和其他项在视觉上关联，全部幻灯片中的各要素风格一致(也可以称为知识性组织)。

亲密性不是一味求拢，而是相关联的系统各项聚合成组，当然目的依然是标清立意。

赏析优秀的幻灯片

作为看图练习，请详细描述幻灯片里运用了哪些元素。

• 清晰：是什么使得文本清晰明了？

• 关联：是什么使得图片相互关联？是什么让文字有针对性？

• 动画：是否在某些地方有效利用了动画或者特殊切换？

• 情节：注意它是如何开始和结尾的。是否在故事中加入了人文内容，是否条理清晰？

• 对比：哪些地方运用了字体、颜色、大小以及布局的对比？

• 重复：列出重复的元素，如颜色、对齐、影像、字体，以及字号大小等。

• 对齐：尽管很多对齐都在使用，但你不难找到贯穿整个PPT的清晰的对齐方法。画线连接吧。

• 亲密性：注意信息在哪里汇总成集。

第十二章 讲义文稿

讲义文稿是大多数PPT最重要的部分。

有时候没有必要提供讲义，例如，当你在做一个主题演讲，可能更像可视讲演，或者你在做一个讨论热烈的哲学问题评论会。

对于观众来讲，讲义文稿更容易研习、标注，或提前知道何时讲完。

如果幻灯片中有数据图表和表格，讲义文稿更是方便观众读取和标注。

如果你想作一个指导大家做具体事的演讲，讲义文稿更为重要(事实上，我们边听边记是无法准确记录的)。

如果你有联系信息、资源和网址，那也要准备讲义文稿了，千万不要期望人们会把复杂的网址一字不差地记录下来。

讲义的编写也要遵循四大原则。

第十二章 幻灯片制作步骤

信息准备清单

• 学会使用设计软件。　

• 制作幻灯片前，先要组织好文本内容，并设计好整体结构。　

• 编辑文本，使其内容清晰，关联紧密。　

• 判断哪些内容可以放在同一张幻灯片中，哪些可以分散到其他幻灯片中。　

• 如果你打算用图形来表达的话，那就搜集一些吧。在收集图形的过程中，你可能会想到其他需要用的资料。

• 考虑一下哪些地方要用到动画、视频或音频，既增加趣味性，又阐明了信息。　

• 选择相关的背景和模板，或者设计相关的样式。在这一过程中，你可能会不断完善优化，但至少基本结构要恰当就位。　

• 设计幻灯片开篇。　

• 必要的话创建一个幻灯片概要(在完成PPT的整个过程中，你可能要做好几个这样的概要页，因为需要不断地变换主题)。　

• 反复浏览你的幻灯片，在这一过程中逐步修改完善，无论是外观设计还是内容纲要。　

• 运用之前学到的对比、重复、对齐、亲密性基本原则进一步完善。

• 渐入尾声，一步步抵达你故事的结局。

幻灯片制作清单

• 谈话的重点是否写成了最重要的元素。　

• 所有幻灯片是否页面清晰简练(因为你做了足够多张幻灯页)？　是否避免了把所有的演讲内容编入幻灯片中？(否则你将不得不现场去读幻灯片。) 　

• 是否已经判断哪些项目符号是不必要的？若想要你的幻灯片看起来比较美观，也不要使用破折号来替代项目符号。　

• 幻灯片中所有构成要素都相互关联且有存在必要，是吗？　

• 使用的动画、音频和视频只是为了使文本内容更明确，使观众注意更集中吗？　

• 你的幻灯片是否有始有终有内容？讲完后，观众是否能够抓住主题？　

• 对比法的运用是否使你的幻灯片有效吸引了眼球，也更有助于阐明信息？　

• 重复的元素是否让你的幻灯片在视觉风格上更加一致？

• 幻灯片中各项要素看起来是否关联？是否使用了恰当的对齐使你的幻灯片更有整体感？　

• 项目符号离文本的距离是否合适，上下内容是否关联呢？　

• 幻灯片项目外观与内容是否彼此密切关联，所有的信息类群是否彼此关联？　

• 你准备了观众期望得到的有用讲义了吗？　

• 如果你在线发布了整个演示文稿，备注文稿是否也包含在内呢？

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