使用Outlook管理个人知识库<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" />

 

随着办公自动化的发展，如今Outlook的应用越来越广泛，大家的电脑里大多都有“她”的身影，在帮助我们完成工作的同时，她还有很多用处等待我们去发掘。

 

在工作当中，我们比较喜欢Outlook的查找功能，有时需要用到一封关键的邮件，我们一时想不起来存放在具体位置，那么我们可以在搜索项里输入关键字等我们所能想到的，很容易就可以找到我们想要的，她的索引功能越来越强大，利用她的索引功能我们可以实现管理个人知识库。

 

首先谈谈构建个人知识库的好处，我们每天都会接触到许多信息，有些是我们当时工作所需要的，有些是暂时用不上的，我们需要将这些信息先保存起来，然后慢慢去整理，很可能我们一直都很忙，忽略这些信息，突然有一天想起来，却无从找起，也许可以通过网络“摆渡”一下，但效率低了许多。我们平常将点滴有用资源储存起来，日积越累我们也能成为专家，充分利用手头先有资源，为将来的成功打基础。

 

其次有针对性。我们立足本行业，通过架构知识类型，分类去创建文件夹，选择树状目录去建立个人知识库，比如我们可以分为系统、网络、安全、项目等根文件夹，然后在按不同厂商去进一步细化，甚至到不同产品。

 

这是一个长期的过程，我们要有耐心，先要慢慢整理我们的硬盘，将大量的文件分类，逐个导入到Outlook里，需要我们花费不少时间和精力去完善，并结合行业发展进行修订。

 

所谓：前人栽树，后人乘凉。分享一下我在制作个人知识库的心得。最初我采取文件夹的方式，然后再压缩保存，再到嵌入到WORD文档的方式，都不是很理想，查找起来很麻烦，经常会丢一些东西。后来从网上看到一些好文章，想保存下来，可是格式全变，不得不采用单网页文件的形式，费时费力还不方便。如何才能有一种方便有效的方式保存我们的文档？

 

我发现Outlook不错，可以实现我的要求，我可以保存图片、附件等内容，而且查找很方便，这些主要用于工作当中，没有完全实现分类归档的用途。为了解决这个问题，我试着用RTF文本的方式，可以保持嵌入文件，查找同类文件非常方便。

 

通过不断改进，我使用Outlook的方式来保存信息，好的文章可以粘到里面，同类的文件可以嵌入到里面，加上主题，保存到草稿箱，最后拖到相应的归类文件夹中。

 

需要注意的是，我们先建一个新的PST文件，专门用于个人知识库，作为邮件一样管理，对我们的工作大有帮助。如果你还在为整理文件发愁，不妨试一试我的个人知识库方法。