《Outlook时间整理术》一沟通前先思考

本节书摘来异步社区《Outlook时间整理术》一书中的第1章，作者： 【德】Lothar Seiwert , Holger Woeltje 译者： 欧阳宇，更多章节内容可以访问云栖社区“异步社区”公众号查看。

沟通前先思考

撰写邮件时应保持良好的习惯，这对他人很有帮助，因为您的邮件能够更快更好地得到处理。另一方面，如果您不假思索地闪电式撰写和发送邮件，很有可能最终会失去更多时间。花些时间来措辞很值得。最终您会发现自己撰写邮件越来越轻车熟路、简明扼要，因为这种邮件让人一目了然，从而为双方都赢得了宝贵时间。

文字通俗易懂：始终站在收件人的角度撰写邮件
当您撰写邮件时，尽量站在收件人的角度考虑。

• 此邮件与收件人相关吗？收件人是否需要回复，或者只是为他提供重要信息？您确信他需要添加到收件人列表中吗？保持收件人的数量尽可能地多，还是尽可能地少？没有人愿意每天收到30封额外的邮件，这种情况仅在某些特定时间、特定条件下，才有人感兴趣。
• 哪些内容对于您来说很清楚，但对于收件人来说不清楚？您需要解释哪些背景及周边情况？
• 您添加了所有必要信息吗？例如，如果您要求同事联系“Mr. Smith”，那么应确保添加了相应的联系人数据。
• 收件人喜欢哪种风格？如果邮件多于10行，您会收到不完整的回复吗？或者如果您发送的邮件不够详细，他会提出质疑么？
• 小心使用HTML格式：太多带颜色的文本、太多花里胡哨的背景只会干扰您，有害无益。如果字体样式和大小不一，会让人看起来怪怪的，尤其是在移动设备上。

保证措辞准确简短明了
尽可能保持文字简短明了，在段落之间使用空行。这将节省收件人的时间，确保他不会漏掉重要信息。注意：邮件越长，收件人全部阅读的可能性就越小，或者有可能会造成误解。如果您要解释复杂的、意料之外的情况，可以简短地声明下一部分将会讲什么（首先是标题，然后再是内容）。有些收件人会按段落回复邮件，因为越来越多的人喜欢在智能手机上阅读和回复1/3的邮件，因此对于您来说可能会觉得很
意外。

明确地表明您的意图。例如，在主题行包含FYI ，或者表明您是否希望得到回复以及何时回复。（一定要注意礼貌。） 不要说“这样做是否可以。也许我们能与众不同”，而应该说“我建议我们做以下事情……您认为如何呢？” 不要说“最后发现有啥新进展？”，而应明确地阐明您指的是什么。如果您需要结果，应确保收件人知道您确切地需要什么，采用何种形式；如有必要，给他一个例子。使用诸如“请每周五中午前将现状报告发送给我；参见附件模板（注意只有一页）”之类的句子不仅避免了毫无必要的20页和为他人带来的时间浪费，也为您自己节省了时间，省去了接收您需求之外的更多数据、答复和问题。

如果您正在处理两个完全不同的主题，最好撰写两封单独的电子邮件。这种方式让收件人能够回复一封，而将另一封保存为参考信息。

写好主题行，让收件人一目了然
让主题行保持简短明确。这有助于收件人在打开邮件前评估邮件的内容、重要性和紧急程度，也有助于后续查找时更轻松。对于您来说也更轻松，收件人会快速答复，更好地响应您的需求。

要写好主题行，应遵循：

1．首先是截止日期。

2．然后是项目/客户/主题。

3．添加一些对主题进行总结的关键词。

4．最后是收件人应该做什么（采取行动？只需发送简短回复？只需阅读或归档邮件，并在下次开会时与您讨论该主题？）。

根据您的工作情况，更改上述顺序可能会更有用。例如，考虑一下将结束日期放在前面或后面哪个更好一些。对于经常出差或参加数天会议的人，他们每天只能检查电子邮件两次，则将结束日期放在前面会更好一些。这种方式让他们立即知道哪些邮件需要当天响应，而其他邮件可以安排在下一周。不过，大多数邮件需要24小时内回复，这些邮件的紧急程度是相同的，则结束日期最好放在主题行的结尾。