《Outlook时间整理术》一不是电子邮件的问题，而是我们应如何处理它

本节书摘来异步社区《Outlook时间整理术》一书中的第1章，作者： 【德】Lothar Seiwert , Holger Woeltje 译者： 欧阳宇，更多章节内容可以访问云栖社区“异步社区”公众号查看。

不是电子邮件的问题，而是我们应如何处理它

现在，已经找到了阻碍我们高效工作的问题，接下来就来寻找导致这些问题的原因。这些问题中哪些是因为我们自己的原因？是我们导致这些问题并使之更糟糕吗？如果我们无法阻止或消除这些问题，就应接受它们并更改处理这些问题的方法。

别让自己受干扰
先谈谈干扰：您真的需要不断地检查电子邮件并停止其他任务而立即回复吗？或者说这只是一个让人疲惫的坏习惯？抑或可能是对手头任务的潜意识逃避？如果您在接下来的两小时不看收件箱，难道会发生什么糟糕的事情？通常情况下，答案都是“否”。相反，您可能正好能够彻底完成这个每月报告，而不再承受那种令人反胃之苦。

但是如果您的经理需要立即回复，她希望两小时后看到每月报告怎么办呢？没关系，如果您无法在3分钟内回复邮件（试想想又有谁能连续不断地查看邮件？），您的经理应该能够认识到这个问题，她要么等待，要么就必须通过给你打电话来获得答复。

“教育”固执的发件人
在紧急情况下，电话无疑是最佳选择：即时对话让双方都可以直接答复，而不像电子邮件一样双方都会有等待时间。通过网上聊天或电子邮件快速回复客户疑问是技术支持团队或客户服务团队工作的一部分，如果不从事此类工作，则期待别人立即回复电子邮件显然不太现实。因此，如果有人固执地抱怨，可以礼貌地提醒他，让他下次碰到紧急事情时务必给您打电话。您也可以委婉地提及电话沟通便于知道您是否当时有空。

注意
您的公司可能有自己的特殊政策，限定多长时间内必须回复电子邮件，或者您可以设定自己的时间范围，让电子邮件联系人知道它，比如最多48小时内回复。但是应确保遵守该时间范围。特别注意以下两点。

• 如果您要离开几天或在承诺的时间范围内无法回复邮件，应打开外出（out-of-office）通知。
• 考虑所有意外情况。最好授权其他人（如同事或助理）访问您的收件箱，以防止您发生不测。如果您预期会收到一封机密邮件，应确保让某人知道此事。

禁用新电子邮件通知
关闭最新收到电子邮件的通知。这只会干扰您的工作，最糟糕的情况下，它可能会一再让您被迫中断并延迟重要但艰巨的任务。即便您只需在其间花费2至4分钟的时间来回复邮件，但它会显著减缓您完成任务的速度，尤其是那种需要全身心投入一段时间的工作。对于每次几秒钟时间的打断，您需要数分钟甚至更多时间来再次恢复精力回到原来的工作上。

如果您正在等待一封紧急且重要的邮件，它具有最高优先级，因为您需要它来继续后面的工作，那么，在时效性要求高的邮件发出后，您可能会通过其他方式要求发件人继续跟进，如通过电话或短信。相比而言，这是一种最佳方法。在接下来的5个小时内，您不会被时事通讯或垃圾邮件所打断，或者每两分钟需要检查一下是否收到邮件，因为您经常会在收件箱中发现干扰您的其他主题。您也可以与发件人商定何时会收到邮件。这种方法让您无须在此之前检查收件箱。

如何禁用新电子邮件通知小窗口或声音
1．对于Microsoft Outlook 2010：单击“文件”选项卡中的“选项”，显示 “Outlook选项”对话框，如图1-1所示。

对于Microsoft Office Outlook 2007/Microsoft Office Outlook 2003：在“工具”菜单中，选择“选项”。

2．对于Outlook 2010：在“Outlook选项”对话框中，单击“邮件”。

对于Outlook 2007/Outlook 2003：在“设置”选项卡中，单击“电子邮件选项”。

3．对于Outlook 2010：取消选中“邮件到达”窗格中的所有复选框。

对于Outlook 2007/Outlook 2003：在“电子邮件选项”对话框中，单击“高级电子邮件选项”。取消选中“新邮件到达我的收件箱时”窗格中的所有复选框（或者至少取消选中“显示新邮件桌面通知”和“播放声音”复选框）。

4．单击“确定”按钮，关闭所有对话框。

如何禁用自动下载新邮件

如果您想处理完成所有现有邮件，而不接收新邮件，则只要不明确调用“发送/接收所有文件夹” 或“发送/接收”，就可避免整体接收新邮件。

• 在Outlook 2010中，单击“发送/接收”选项卡上的“发送和接收”组中的“发送/接收组”，然后选择“禁用定期发送/接收”。
  在Outlook 2007/Outlook 2003中，执行以下操作。

1．在“工具”菜单中，单击“选项”。

2．在“邮件设置”或“电子邮件设置”选项卡上，单击 “发送/接收” 按钮，打开“发送/接收组”对话框，在“组‘所有账户’的设置”下的“当Outlook脱机时”下，取消选中“安排自动发送/接收的时间间隔为”复选框。如果已经设置了几个组，则需要针对每个组执行步骤。

3．单击“取消”或“确定”按钮，关闭所有对话框。

按时间段处理电子邮件
考虑到您确实需要经常检查收件箱中的新邮件。很多人凭直觉频繁地检查它。每天两次，每次1小时；每天3次，每次40分钟；或者每天4次，每次30分钟？（有关组织用于处理的任务时间段的好处，可以在第4章“如何制作实际的日计划”中找到更多信息）。

什么是时间段？

在时间管理环境中，时间段（block）是您设置的一段时间，可用于将很多小任务捆绑在一起一次性处理。例如，可以计划在下午1点至2点间处理所有电子邮件和回电。这样做的话，在处理较多任务时就不会被不时打断，避免不停地抽出间隙时间来处理邮件和打电话。更重要的是，您将能够关注大型重要任务，而不是总在思考“哎，我又因为接了9个电话耽误了。”——您将有整整1小时（下午1点至2点）来处理这个事情。

时间段的创建对于处理电子邮件尤其有用。不重要的邮件可以快速答复或立即删除。“在这封邮件后还有10多封未处理。哎，我还有其他重要事情，但这封不是很重要。于是我就在短时间内快速处理完成它”。（在本章后面的“保持收件箱整洁”一节中将会学习如何使用DANF系统来处理电子邮件）。

有时，在开始下一次处理邮件前，让发件人等待一段正常响应时间，会导致更少地接收邮件，因为您的同事可能会发现自己去处理某事可能会更快一些，而不一定要发邮件给您。

改变邮件答复模式
接下来的一条小技巧最初可能会花一点时间，但在后面您会发现投入这点时间非常值得。在答复一封电子邮件之前，先停上3秒钟，让自己思考一下。评估您的情绪状态，以确定当前是否能够平静地答复它。如果您处于愤怒、生气、害怕、非常紧张或有点混乱等状态，可能的话，在答复之前先等一会儿。询问自己：“为什么这封信会发给我，谁发的，如果我现在简短回复一下会发生什么呢，电子邮件是最佳回复方式么？”

大多数情况下，您会像平常一样答复，仅需多一点谨慎。不过，有时您会发现，这些问题会导致重大的改进。有时甚至是马拉松式的邮件，它会牵系到数小时的时间浪费和越来越多的邮件，这实际上可以通过2分钟的电话解决。如果您想呼叫电子邮件的发件人（或者是某个收件人），但他未添加带有电话号码的签名，这时您无需切换到联系人以检索必要的信息。只需在预览窗口（或打开的邮件）中右键单击“发件人”、“收件人”、“抄送”、“密送”字段中的联系人地址。如果“联系人”文件夹包含此人的电话号码，则将会在快捷菜单中显示，如图1-2所示。（根据Outlook版本及系统设置的不同，可能需要首先单击“联系人卡片”或“查找Outlook联系人”。）

通过鼠标单击查看当前发件人信息：Outlook 2010 Social Connector
Outlook 2010 在所谓的Social Connector（见图1-3）中，会直接显示活动邮件中发件人和收件人的当前信息，因此无需进行搜索。在Outlook 2003和Outlook 2007中，默认情况下此联系人区域不可用，但Microsoft提供了Outlook Social Connector程序的免费下载，用于升级早期版本的Outlook。

如果在阅读窗格中或（通过双击电子邮件）在其自身窗口中查看电子邮件消息，Outlook会在阅读窗格的左下角显示发件人的缩略图，如果在联系人数据中没有图片，则会显示一个空的轮廓图，发件人姓名紧挨着它（见图1-2）。

在右侧，会显示所有其他邮件收件人的图片/轮廓图，其右侧可以看到一个小的向上箭头。如果指向这些图片而没有单击它，Outlook会显示联系人的姓名，如果这人已经存在于您的联系人中，则还会显示他的头衔和公司名称。可以单击箭头或图片，以放大查看Social Connector。

单击联系人的图片或姓名之后，可以选择该联系人的所有可用数据。例如，Outlook 可以找到该联系人即将到来的会议、该联系人发送给您的电子邮件消息，或者仅找到该联系人的电子邮件附件。可以直接单击各个条目以打开它。

还可以从此联系人的社交网络查看RSS源和状态更新，并将此联系人添加到您的个人社交网络，方法是使用联系人图片下方的“添加”命令。例如，可以通过其在LinkedIn的电子邮件地址找到新客户，将他添加到您的LinkedIn联系人，并从这里将他的公司、邮寄地址和电话号码导入Outlook中。如果您的业务合作伙伴正在社交网络上使用状态条目，则还可以看到谁已经变成了新的父级，或者谁正在不同时区的地方度假或出差，因而只能在晚上才能联系上。当然，这只有在相关各方都公开了这些个人信息并且持续更新其个人社交网页时才可用。确保将信息访问限制为您感兴趣的内容。您想要知道该联系人的什么？否则由于您接收到所有Facebook和Twitter更新，内容太多，根本就没法做任何工作，您无法离开计算机，时间就这么全部耗掉了……

避免收到与OutLook和SharePoint团队职能无关的消息

不能通过电子邮件处理所有交流，电子邮件适用于在预定时间在集中地点保存确定的报告（如项目状态报告、会议日程和会议记录）。您可以使用公司内部网上的Microsoft SharePoint 站点完成这项工作。

在第5章“如何安排方便、有效、有趣的会议”中，可以找到更多有关Outlook和SharePoint团队职能的信息。

当某个同事向您发送电子邮件询问某个联系人的电话号码时，最简单、最快捷的方式看起来应该是立即通过所请求的电话号码回复他。不过，这不一定是最佳解决方案。

如果您发现自己频繁地遇到这种情况，应该扪心自问。也许是因为没有集中的地址管理。如果使用您的联系人信息在SharePoint站点上为团队创建并维护着一个公共联系人文件夹或地址列表，将会大大节省时间，不会被经常打扰，因为向您发送电子邮件的人只需自己看一下答复即可快速找到。