企业采购模式的科学性和先进性是市场竞争力的重要表现。面对新的经营条件,不仅要求企业转变采购管理的导向和目标,而且要探索新的采购方式——集中采购。集中采购是指企业设立高度集中的物资采购中心(或叫采购部),这个中心按照生产需要将众多采购方的采购计划进行集中、整合,形成一个统一的采购计划,或者叫搭建一个为企业生产服务的采购平台。
  通过采购量的集中来提高议价能力,降低单位采购成本,这是一种基本的战略采购方式。企业的采购中心要对公司的生产性原料或大宗非生产性物品进行集中采购规划和管理,一定程度上减少了采购物品的差异性,提高了采购服务的标准化,减少了后期管理的工作量。在采购中如果任其分散,重复订购物资现象存在,势必增大公司物资供应管理的费用,若把二级物资供应部门的购物权收上来,实行集中统一采购供应,经过综合平衡,用“ABC管理法”分列出用量多少和轻重缓急之后,将重要物资集中到公司一级供应部门,统一订购,统一运输物资,分级设库管理使用;或统一采购物资,从生产厂家直接分配(运输)到二级物资供应部门(施工现场)投入使用。如果二级物资供应部门由于计划变更等原因临时急需某种材料供应,可进行破格追加订购以防不测。
  为实现企业采购业务集中管控的业务需求,集中采购包括以下几种典型模式的应用:集中定价、分开采购;集中订货、分开收货付款;集中订货、分开收货、集中付款;集中采购后调拨等运作模式。采用哪种模式,取决于企业对分子公司或部门的股权控制、税收、物料特性、进出口业绩统计等因素,一个企业内可能同时存在几种集中采购模式。
  1、集中订货、分开收货、集中付款模式
  企业总部或采购平台负责管理供应商及制定采购价格等采购政策,并且负责采购订货工作。分子公司或部门提出采购申请,前者进行汇总、调整,并根据调整结果下达采购订单,发收货通知单给分子公司或部门;分子公司/部门根据收货通知单或采购订单进行收货及入库;前者汇集后者的入库单进行与外部供应商货款结算,并根据各分子公司或部门的入库单与分子公司或部门分别进行内部结算。
  2、集中采购后调拨模式
  企业总部或采购平台负责管理供应商及制定采购价格等采购政策,并且负责采购订货工作。分子公司或部门提出采购申请,前者进行汇总、调整,并根据调整结果下达采购订单,前者完成后续的收货、入库、外部货款结算处理。之后,根据各分子公司或部门的采购申请,前者启动内部调拨流程,制订调拨订单并作调拨出库,后者根据调拨订单作入库处理,两者最后作内部结算处理。